La administración y el control de proyectos
| Autor | Francisco J. Toro López |
| Páginas | 107-213 |
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Capítulo 3
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La administración y el control de proyectos
Introducción
En este capítulo se estudian los mecanismos y las guías para la etapa de administrar y controlar el desarrollo de un proyecto; esta etapa viene a continuación de la de planeación y comienza con la definición del plan base, o sea el plan acordado para su desarrollo. El contenido general de este capítulo es el siguiente:
• Evaluar y ajustar la programación de tareas y recursos
• El Plan Base
• El seguimiento y el control del proyecto
• Reportes de avance
• Análisis de los rendimientos de un proyecto
• Vistas, informes, filtros y campos o variables nuevos
• Otras formas de manejo de Project
• La organización y el manejo de múltiples proyectos.
Los objetivos fundamentales que se persiguen con la lectura de los contenidos de este capítulo son:
• Establecer la programación base de un proyecto que servirá para comparar su desarrollo posterior identificando los conceptos claves de su programación y la esquematización de un proyecto
• Ajustar las fases de un proyecto a partir de la identificación de las tareas de resumen y las subordinadas
• Manejar procedimientos para ajustar la programación de las tareas de acuerdo con los objetivos y el alcance establecido al proyecto
• Utilizar distintos mecanismos para crear y modificar reportes, vistas y filtros de un proyecto
• Solucionar problemas de sobre e infra asignación de recursos y su efecto en la programación de tareas
• Identificar las partes componentes de un diagrama PERT e interpretar sus funciones
• Distinguir y usar indicadores de avance y de meta, y otros mecanismos para el seguimiento y control
• Cómo aplicar técnicas de manejo de uno o de varios proyectos, y su administración general.
Capítulo 3
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Gestión de proyectos con enfoque PMI Francisco J. Toro López
Evaluar y ajustar la programación de tareas y recursos
Con la versión 2010 se incorporan dos mecanismos de programación de las tareas, el primero de los cuales consiste en hacer la programación en forma manual y el segundo, en forma automática que es exactamente el equivalente al que existía en versiones anteriores. Con la opción manual, el usuario tiene muchas libertades para establecer en forma directa la fecha y hora en que comienza cada tarea, aun cuando Project use el calendario que intencionalmente o por defecto se aplique, y para reportar las duraciones y las relaciones entre tareas; este mecanismo que se puede preconfigurar con la opción Archivo del menú principal, ofrece libertades enfocadas más que todo a establecer la lista de tareas como uno de los principios que propugna el PMI.
El autor recomienda verificar los datos del cronograma con mucha regularidad cuando este se produce con la opción manual. Encualquier momento, este mecanismo puede reversarse usando la opción Autoprogramar del menú principal que se muestra con este icono:
Es también posible en estos casos usar el formulario de las tareas, seleccionando previamente un grupo o la totalidad de las tareas y luego invocarlo con este icono:
Luego hay que dar clic en la carpeta General y activar la opción Programada automáticamente. Project acepta que en un mismo proyecto se puedan programar algunas tareas manualmente y otras automáticamente. Es frecuente que en la fase de planeación de un proyecto se necesiten hacer cambios a la programación de las tareas e incluir nuevas. El siguiente ejemplo ilustra sobre un caso típico de estos caso s.
Hitos
Un hito es el logro de un objetivo parcial que amerita darle un relace especial en un proyecto. Este concepto se explicará apelando a un ejercicio que se explica a continuación:
Ejercicio 3.1
1. Se va a reportar una nueva tarea para señalar el logro de una meta intermedia en este proyecto —comúnmente llamada hito— que se llame Pruebas preparadas con una duración de medio día —cuatro horas— y que va justo después de la tarea Preparar Auditoría/Control. Esta tarea hito requiere de solo medio tiempo —unidades = 50 %— del recurso Analista DP y también, medio tiempo del recurso Auditor.
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2. Ubique el cursor del mouse en cualquier campo de la tarea Documentación y enseguida seleccione del menú principal la siguiente opción:
Note que se abre un espacio para una nueva tarea con nombre, por defecto, Nueva tarea, que debe cambiarse por Pruebas preparadas. Observe también que la tecla Ins desempeña el mismo papel de la acción explicada antes.
3. Active en la barra de herramientas el ícono de Información de la tarea a continuación haga clic en la casilla General y allí, reporte el nombre de esta tarea nueva, su duración de cuatro horas y su prioridad1media = 500. Usando la carpeta Predecesora (Predecessors en inglés) señale como predecesora la tarea anterior a la nueva. Luego seleccione la carpeta Avanzado (Advanced) de este mismo formulario y marque ahí la casilla Marcar la tarea como hito (en inglés, Mark task as milestone) y seleccione en Tipo de tarea la opción Duración fija y, por último, haga clic en el botón Aceptar. La ventana de Información de la tarea se muestra en forma similar a la Figura 3.1.
Figura 3.1 Información general de una tarea.
1 El concepto prioridad tiene que ver con el conflicto potencial entre tareas por recursos insuficientes; mayor prioridad significa mayor poder para que le sean adjudicados los recursos que necesita.
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4. En seguida, enlace como predecesora de esta tarea hito la tarea Preparar Auditoría/ Control y déjela a su vez como predecesora de la última tarea, Entrega final. Observe el ícono con el que se identifica en el diagrama de barras de Gantt una tarea hito.
5. Asigne a la tarea hito los recursos indicados usando el mismo formulario o el ícono de asignación de recursos, previa designación de la opción del menú Recurso:
NOTAS:
• Existe una práctica usual en proyectos, que consiste en hacer que las tareas hito sean las primeras en ser colocadas en el cronograma de unproyecto, a fin de facilitar la ubicación de lasfechas de una serie de entregables expresados en los contratos respectivos.
• Si a una tarea se le da una duración de 0 días u horas, Project automáticamente la considera un Hito tal y como efectivamente así lo considera el PMI. Pero Project permite igualmente que cualquier tarea se le considere un hito puesto que esta característica es asignable a cualquier tarea y para hacerlo, basta con que examine la carpeta Avanzado del formulario de información de una Tarea
Acceso a los recursos dispuestos para ejecutar una Tarea
Es posible que en ciertos tipos de proyectos (la construcción en Colombia frecuentemente tiene más problemas con la adquisición de ciertos materiales que con la adquisición delrecursohumano), no existan problemas de recursos insuficientes. Los problemas de insuficiente disponibilidad de recursos se producen porque éstos entran a ser competidos en unmismo intervalo de tiempo común por varias tareas en las cualesestos recursos insuficientes fueron asignados.
Una solucióna la mano es establecer prioridades distintas a las tareas de forma tal que determinadas tareas obtengan los recursos competidos cuando se enfrentan con otras por estos problemas, pero deja de lado algunas prácticas mas recomendadas. Solo es recomendable usar esta opción cuando existe
un consenso en el equipo de trabajo y en tal caso,el usuario puede
emplear la opción Información de la tarea para que Project reconozca
qué tareastienen prioridad en el acceso a los recursos de un proyecto,
que se activa pulsando este ícono:
Luego se debe seleccionar la carpeta General, que contiene diversa información entre la cual aparecerá el campo Prioridad que puede tener diferentes números entre 0 a 1.000, de los cuales se escoge el que más convenga de acuerdo a la importancia que ésta tenga cuando los recursos son competidos por las tareas; por defecto, Project asigna a las tareas la prioridad = 500, pero se puede cambiar a voluntad del usuario como se puede ver en la Figura3.2.
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Figura 3.2 Prioridad de una tarea
Este formulario también se puede activar colocando el cursor del mouse sobre cualquier campo de una tarea o de varias previamente seleccionadas y enseguida hacerdoble clic. Observe que los nombres de las carpetas señalan el tipo de datos que van a ser reportados o modificados. La carpeta Avanzado sirve para informar sobre restricciones y algunas otras variables como Tipo de tarea, si está o no condicionada por el esfuerzo2o el calendario específico de trabajo que se le asigne. Si no se le asigna alguno, Project asume el mismo del asignado al proyecto.
Agrupando las Tareas
Durante la fase de planeación es posible también introducir cambios al ordenamiento de las tareas y a la forma como éstas se agrupan en varios niveles; esto se llama el esquema de un proyecto, el cual es posible crear y/o modificar. Para ello basta con definir las tareas subordinadas a una tarea que pasará entonces a ser la tarea promovida.
Es conveniente en este caso, ordenar primero la lista de tareas de forma tal que las tareas superiores estén seguidas a continuación de sus subordinadas. Esta forma de agrupar tareas no tiene nada que ver con los vínculos de las tareas, pues éstos últimos son producto de las relaciones de precedencia entre ellas y no de las formas de ver agrupadas a las tareas por otro tipo de circunstancias. Una tarea incluida en un grupo puede ser predecesora o sucesora de una o varias tareas incluidas en otro grupo e igualmente una tarea de grupo puede ser predecesora de una tarea individual perteneciente a otro grupo aunque este caso no es muy habitual.
2 Se le recuerda al lector que este campo fue...
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