Apéndices
| Autor | Francisco J. Toro López |
| Páginas | 319-324 |
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Apendice
Acerca de la configuración de las herramientas MS-Project/Office
La configuración de estas herramientas informáticas se aconseja efectuarlas antes de iniciar el proceso formal de crear proyectos en una empresa. Debe realizarse por cada uno de los siguientes aspectos y en lo posible siguiendo el orden mostrado:
1. Configuración de las tablas y vistas con información de tareas y recursos. Incluye la estandarización y organización de éstas tanto a nivel usuario como empresarial.
2. Configuración de la barra de herramientas y definición y ajuste de parámetros de seguridad, unidades monetarias y de trabajo, tarifas, campos nuevos y mecanismos de distribución de la información, predeterminados y opcionales.
3. Definición y estandarización de los informes y vistas de tareas, recursos y asignaciones y de sus escalas temporales.
4. Revisión y estandarización de las plantillas que se consideren apropiadas para futuros proyectos.
5. Creación y definición de los datos generales y particulares de recursos tanto internos como externos disponibles para el (los) proyecto(s).
6. Configuración y organización de los calendarios laborables de los proyectos, de las tareas en los que se requieran y de los recursos del fondo común.
7. Definición de las opciones de programación (a partir de una fecha de inicio o terminando en fecha determinada) y de las fechas de inicio de los proyectos y sus respectivas prioridades.
Para cada uno de estos conceptos se han dado explicaciones y sugerencias en los capítulos 1 y 2, que el lector debe esforzarse en comprender y tener siempre muy presentes. Se recalca la importancia de estos pasos, pues es muy usual que el usuario encuentre algo difícil hallar explicaciones a ciertos cálculos si ignora el efecto de los valores que por defecto Project aplica en determinados casos.
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Gestión de proyectos con enfoque PMI Francisco J. Toro López
B. Archivos de recursos compartidos entre proyectos
La Dirección Integrada de Proyectos incluye dentro de sus principales objetivos la optimización de los recursos a partir de la integración del trabajo por proyectos en una empresa, lo que constituye una necesidad y un reto que exige el entorno competitivo actual para garantizar los requisitos del cliente y de las partes interesadas.
Los objetivos de los proyectos responden a planes estratégicos de la empresa, y aunque éstos sean diferentes, los recursos son comunes a los mismos, por lo que si se comparten, se facilita la integración mediante un fondo de recursos compartidos (FCR) que optimiza su uso a partir de tener definidas las prioridades de los proyectos.
Los recursos humanos, equipos, materiales y de financiamiento constituyen la base para la formación del fondo de recursos compartidos, sobre el que actúan comercial, planificación, compras, contabilidad, economía, los talleres y los departamentos especializados de la estructura funcional. Si se dispone de un sistema informático capaz de facilitar la planificación y control de los recursos sobre un fondo compartido se garantiza la integración de la empresa en función de su perfeccionamiento.
El fondo de recursos compartidos es la base de la logística y el control de la ejecución de proyectos. Microsoft Project...
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