Auditoría a Otros Activos
| Autor | Hernán Cardozo Cuenca |
| Páginas | 195-204 |
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Agrupa aquellas cuentas que reflejan movimientos internos entre las diferentes sucursales, intangibles, activos de operación, bienes recibidos en pago, especies valoradas, depósitos, bienes de arte y cultura, bienes entregados en comodato, y otros activos.
En este grupo de cuentas, la entidad debe contabilizar las valorizaciones, de propiedades y equipo y de semovientes. Igualmente se registrará la valorización de las inversiones de renta variable o en títulos participativos.
Las operaciones de naturaleza transitoria, deben ser objeto de permanente estudio a fin de trasladarse a las cuentas definitivas.
Para una adecuada presentación de los estados financieros, el saldo de este rubro se mostrará deducido por el saldo de la cuenta 1999 -Provisión Otros Activos-.
Por su importancia y complejidad en los registros de estas cuentas, merece ser explicada independientemente cada una de ellas.
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Registra el movimiento de las operaciones realizadas entre agencias, sucursales y oficina principal, exclusivamente por operaciones que tienen que ver con traslado de conceptos activos y de gastos. Su saldo es de naturaleza débito cuando existan notas débito pendiente por corresponder o de naturaleza crédito cuando, en contrario, representa notas crédito pendiente por corresponder.
La oficina que origine la operación deberá efectuar el registro contable mediante cargos o abonos a las diversas subcuentas. La sucursal que corresponda contabilizará la operación mediante abonos o cargos en la misma subcuenta.
Con el anterior procedimiento, al revelar la existencia de un saldo consolidado de naturaleza débito o crédito, se indica que tales saldos al corresponderse finalmente, suman o restan un rubro de activo determinado y mientras tanto pueden "valuar" un concepto activo, dado que si el valor consolidado es de naturaleza contraria a la de los activos, los disminuye y viceversa
La utilización del código 190405 -Traslado de Fondos- admite exclusivamente traslado de valores que integran el rubro de efectivo. Ejemplo: Traslado de valores entre cuentas de ahorro, cuyo titular es la misma Entidad, con ocasión de manejos propios de tesorería.
El saldo del código 190430 -Traslado de Gastos- al cierre del mes debe ser cero (0), por cuanto su utilización, solo admite el registro de partidas que al corresponderse afectarán el estado de resultados. Ejemplo: Activos diferidos cuya amortización debe considerar la distribución de la alícuota correspondiente en las sucursales existentes.
Los saldos de las subcuentas deberán conciliarse mensualmente y, las partidas que resulten pendientes deberán regularizarse en un plazo no mayor de treinta (30) días calendario. Para balances de cierre de ejercicio anual-, así como para efectos de la publicación de estados financieros, no deberán existir partidas pendientes por corresponder.
Las notas débito o crédito deberán corresponderse el mismo día de su recepción. De igual forma, deberán registrarse las operaciones concertadas a través de medios de comunicación inmediata -fax, telex-, las cuales se contabilizarán el mismo día que se producen, debiendo ser confirmadas posteriormente con la documentación pertinente.
Cuando el saldo de la subcuenta 190495 -Otros Traslados- represente el diez por ciento (10%) o más del valor registrado en la cuenta 1904, deberá remitirse a la Superintendencia de la Economía Solidaria una relación en la que se indique el número de partidas que la conforman y la antigüedad hasta un (1) mes, másPage 197de un (1) mes y menor o igual a tres (3) meses, más de tres (3) meses y menor o igual a seis (6) meses y más de seis (6) meses, dentro del plazo legal para remisión de estados financieros – mensual, trimestral o anual -.
Con el propósito de superar problemas de carácter técnico, por la acumulación de valores correspondidos en las diferentes sucursales donde ellos se presenten, se deberán producir notas débito o crédito, según corresponda, denominadas "Notas de Gerencia de Sucursales y Agencias", que por su importancia requieren de un estricto control por parte de la administración y de su visto bueno mediante autorización especial, siguiendo el procedimiento que a continuación se indica:
Se identificará el menor valor acumulado de las subcuentas de los códigos 1904 y 2705, que bien podría ser...
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