Auditoría a Cuentas de Orden
| Autor | Hernán Cardozo Cuenca |
| Páginas | 301-314 |
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Son cuentas de registro utilizadas para cuantificar y revelar los hechos o circunstancias de los cuales se pueden generar derechos (deudoras) u obligaciones (acreedoras) que en algún momento afectaría la estructura financiera de una empresa, y sirven de control interno para el buen manejo de la información gerencial o de futuras situaciones financieras.
Las Cuentas de Orden se contabilizan con el ánimo de llevar un registro de cuentas informativas que en un momento dado son de mucha importancia y permite conocer toda una información objetiva y concreta. Es necesario llevar libros auxiliares para el completo entendimiento de los registros mayores por exigencias básicas de la contabilidad, conservando todos los soportes que deben estar adheridos a los comprobantes de contabilidad, o en su defecto debe quedar constancia en esos de tal circunstancia, conservándose archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.
Para el registro de las Cuentas de Orden, se debe tener en cuenta las siguientes normas:
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- Se deben registrar bajo "CUENTAS DE ORDEN", los compromisos o contratos de los cuales se pueden derivar derechos (deudoras).
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- Se deben registrar bajo "CUENTAS DE ORDEN", los compromisos o contratos que se realicen con posibles obligaciones (Acreedoras).
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- Los diferentes conceptos deben agruparse en cuentas específicas según la naturaleza de la transacción o evento y, utilizar como contrapartida la cuenta deudora o acreedora por contra, respectiva.
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- Las cuentas de orden no pueden emplearse como sustituto para omitir el registro de pérdidas contingentes, que de acuerdo con normas técnicas pertinentes, exigen la creación de provisiones.
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- A medida que vayan ocurriendo los hechos se deben registrar; de igual manera sucede cuando un evento deje de existir o se extingue, de inmediato debe revertirse la cuenta de orden.
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- Las cuentas de orden deben ser justificadas, cuantificables y verificables permitiendo que se registren por el monto eventual del derecho o de la obligación.
Estas cuentas tienen importancia toda vez que sirven para revelar hechos y de control interno a las cuentas del balance, de soporte y evidencias para algunas notas a los estados financieros cuando así lo ameriten.
Verificar el adecuado manejo y control de los eventos de balance a través de las cuentas de orden.
Verificar que la Entidad cumpla con todos y cada uno de las normas que exige el manejo de cuentas de orden.
Verificar la exención del control de las cuentas de balance por aplicación de las cuentas de orden.
Establecer una adecuada actualización de los hechos registrados en cuentas de orden.
Cuentas contingentes: Deudoras Contingentes.Acreedoras Contingentes
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Cuentas de control: Deudoras de Control. Acreedoras de Control
Este grupo comprende las cuentas que representan los bienes y derechos de la Entidad que por su naturaleza pueden afectar su situación financiera, estructura de la Entidad.
Las cuentas de orden contingentes son aquellas cuya ocurrencia sea probable y puedan estimarse razonablemente, que reflejan hechos o circunstancias que puedan afectar la estructura de la Entidad.
Una contingencia es una condición, situación o conjunto de circunstancias existentes, que implican duda respecto a una posible ganancia o pérdida por parte de la Entidad, duda que se resolverá en último término cuando uno o más eventos futuros ocurran o dejen ocurrir Las contingencias pueden ser probables, eventuales o remotas.
Las cuentas que conforman este grupo se debitarán sin necesidad de que cada una tenga su contrapartida, acreditándose a una cuenta genérica 8605 - Deudoras Contingentes por Contra- (CR)
Representa los bienes y valores mobiliarios de propiedad de la Entidad que han sido entregados a terceros para su custodia y que por consiguiente siguen siendo parte de sus activos
Representa el valor de los bienes inmuebles, valores inmobiliarios y otros bienes muebles entregados por la Entidad a terceros en calidad de garantía
Cuando se realicen operaciones Repos pasivos, los títulos o la cartera como garantía colateral no sería necesario registrarlo en estas cuentas de orden, toda vez que existe una forma de restringir dichos valores por cuentas de balance en los códigos 1226 o 1488
Representa el valor de los bienes inmuebles, valores inmobiliarios y otros bienes muebles de propiedad de la Entidad diferente a inventarios, entregados a terceros en calidad de arrendamiento, préstamo, comodato, depósito o consignación.
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Estas situaciones no implican que dichos bienes dejen de ser considerados como activos de la Entidad.
Se registran como derechos contingentes en razón de que estos bienes siguen haciendo parte de los activos de la Entidad y de sus derechos por ser de su propiedad, de tal suerte que estos registros, nos permiten conocer el activo restringido.
Para el caso de los inventarios en poder de terceros ya sea en condición de depósito, garantía o en consignación, es importante destacar que dicho registro se efectúa en cuentas de balance en el código 1380, toda vez que en la realidad y bajo un esquema sistematizado, dichos inventarios no existen en las bodegas de la Entidad, de tal forma no pueden estar registradas como mercancías disponible para la venta.
Representa el valor de las pretensiones en litigios o demandas civiles, penales, laborales, comerciales y administrativas, entablados por el ente económico contra terceros.
Registra los intereses provenientes de operaciones de crédito que de acuerdo con las instrucciones indicadas en el capítulo II de la Circular Básica Contable y Financiera (Circ. Ext. No. 013 de 2003) y el grupo 14 para la cartera comercial, microcrédito, de consumo y vivienda, no deben contabilizarse en el estado de resultados.
Representa el valor de los bienes y valores de propiedad de la Entidad, dados en calidad de administración, en depósito o consignación. Estas situaciones implican que dichos bienes dejen de ser considerados...
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