Ciclos transaccionales

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RESUMEN

Auditoría financiera con base en los ciclos - Introducción - Ciclos de transacciones y saldos de los estados financieros - Preguntas y cuestionamientos

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Se define como ciclo de trasnsacciones o empresarial, aquellas áreas en donde se pueden agrupar aspectos que se relacionan e identifican entre sí, como hechos económicos, red de transacciones producidas por esos hechos económicos, sistemas y procedimientos, enlaces, bases de datos, etc. En una empresa o entidad de cierta importancia se suela contar con cinco ciclos fundamentales1 a saber:

  1. Ciclo de tesorería

  2. Ciclo de transformación o producción

  3. Ciclo de ingresos o ventas

  4. Ciclo de adquisición y pagos de compras o nómina

  5. Ciclo de informe financiero.

En la aplicación y desarrollo de las pruebas sustantivas, el auditor puede hacer enfoques de auditoría en consideración a los ciclos típicos empresariales, lo cual le facilitará una ordenación y eficiencia en su trabajo.

A manera de ejemplo, una prueba del flujo de transacciones de ordinario debe incluir los siguientes pasos procedimentales:

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Gráfico No. 5

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Un programa mínimo para un ciclo empresarial o grupo de cuentas conexas, donde se tiene que los aspectos de riesgos no revelan campos significativos, que se cumplen los objetivos de control interno y las pruebas de cumplimiento indican que se cumplen y son adecuados los sistemas de control interno, debe estructurarse y fundamentarse en la siguiente forma:

  1. Efectuar procedimientos de revisión análitica.

  2. Circularización a terceros, observación de activos, pruebas de conciliación y pruebas de cortes

  3. Pruebas en los posible en fechas intermedias y aquella fecha en que se ejecuta la auditoría, encaminadas a desarrollar procedimientos de revisión analítica, comparación de saldo en las fechas intermedias e investigación de fluctuaciones significativas.

  4. Procurar obtener soporte en la funcional de auditoría interna según el caso.

Cuadro No.31

Programa para efectuar pruebas de doble propósito


Procedimientos a realizar – Pasos a realizar en una prueba de transacciones general Ref. P/T Hecho por
1-Inspeccionar los asientos contables en los libros.
2-Observar si los asientos contables están preparados y autorizados apropiadamente.
3-Inspeccionar el libro mayor general y conocer si los registros son correctos.
4-Efectuar cálculos aritméticos de los totales de los registros y cotejarlos con el libro mayor general.
5-Probar sumas de registros diarios selectivamente.
6-Inspeccionar formas y documentos fundamentales.
7-Inspeccionar la información en cuanto sea adecuada y de su correcta clasificación
8-Seleccionar asientos o registros de los diarios y cotejarlos contra los libros mayores.

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Cuadro No. 32

Programa para efectuar pruebas de doble propósito


Procedimientos a realizar – Evaluación de cartera de clientes Ref. P/T Hecho por
1-Efectuar procedimientos de revisión analítica
2-Circularización a terceros, observación de activos,
pruebas de conciliaciones y pruebas de cortes.
3-Pruebas para aquellos saldos significativos del
ciclo.
4-Pruebas en lo posible en fechas intermedias y
aquella fecha en que se ejecuta la auditoría, encaminadas
a desarrollar procedimientos de revisión
analítica, comparación de saldo en las fechas
intermedias e investigación de fluctuaciones
significativas.
5-Procurar obtener soporte en la funcional de
auditoría interna, según el caso.

Los procedimientos expuestos para este programa, mínimo en un ciclo transaccional o empresarial, debe corresponder a objetivos específicos de auditoría para el ciclo que se examina. En razón, como ya se expuso, a que los ciclos no son mutuamente excluyentes sino que se interrelacionan, se tiene que de las pruebas sustantivas o por medio de las pruebas de cumplimiento desarrolladas en otros ciclos, se puede llegar a prescindir de procedimientos sustantivos para el ciclo que se está examinando.

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Gráfico No. 6

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Auditoría financiera con base en los ciclos transaccionales
Introducción

Un enfoque de auditoría efectivo en las revisiones de las operaciones y del control interno en 105 trabajos donde se requiera informar u opinar sobre el control interno, como sería el caso de la auditoría integral es el de los ciclos de auditoría:

Este enfoque se relaciona con la auditoría de 105 controles de las transacciones económicas que originan 105 estados financieros, con énfasis en el control interno. El enfoque para efectuar la auditoría mediante una revisión mas analítica y profunda del control interno, requiere que se agrupen en forma ordenada las transacciones características de cada negocio. El estudio de este concepto requiere como base fundamental, que se definan dichas transacciones y la forma como pueden agruparse.

Cuadro No. 33

Naturaleza de los ciclos transaccionales


Ciclo de tesorería o Administración Financiera Ciclo Adquisición y Pago- Nomina y Compras Ciclo producción o transformación o Inventarios Ciclo de ingresos Ciclo de información financiera
Comprende el manejo de los fondos de la empresa; comienza con el reconocimiento de los ingresos, incluye la distribución del efectivo en las operaciones corrientes y otros usos y termina con el retorno de este a los inversionistas y acreedores. De Nomina.- Se relaciona con las erogaciones y transacciones de los recursos humanos. De compras.- Se refiere a la adquisición de activos de capital, mane de obra. servicios y materiales a cambio de efectivo. Consiste en la transformación de los activos adquiridos en bienes y servicios para la venta; se utiliza 10 relacionado con la técnica contable de la asignación de alícuotas correspondientes con afectación a Resultados, demerito, agotamiento y ajustes por inflación de los activos. como son las depreciaciones. ajustes por inflación y las amortizaciones Se refiere a la venta de bienes y servicios a terceros a cambio de dinero. Afectando funciones básicas operacionales como el análisis del crédito. autorizaciones de despacho, los despachos o prestación de servicios, las cobranzas, cobros prejurídicos 0 jurídicos, provisión de cartera y castigos de la misma. Comprende preparación de los estados financieros que resumen el resultado de las actividades del negocio a una fecha o por un período determinado, como son los estados del Balance General. el de Resultados, el de Cambios en el patrimonio. de Cambios en la Situación Financiera y el de Flujos de Efectivo. Así como Informes Especiales Analíticos-

Aunque las empresas tienen diferentes clases de transacciones según sus características, para efectos prácticos pueden organizarse de acuerdo con el desarrollo normal de las mismas y presentarse en los siguientes ciclos típicos aplicables en general a la mayoría de los negocios:

Hay un alto grado de interdependencia entre estos cielos, aunque la incidencia de uno en otro dependa del tipo de compañía o industria. Cada ciclo comprende una o más funciones, las cuales son tareas o segmentos de un sistema que procesa de manera lógica las transacciones. En cada ciclo se utilizan ciertos asientos contables, documentos y archivos.

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Funciones, asientos y documentos. Se describen por ciclos las funciones típicas, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., de cada ciclo.

Cuadro No.34

Ciclo de tesorería


Funciones
típicas del ciclo
Asientos contables
comunes
Documentos importantes
• Relaciones con
sociedades
financieras y de crédito
• Relaciones con
accionistas
• Administración del
efectivo y las inversiones
• Acumulación, cobro y
pago de intereses y
dividendos
• Custodia física del
efectivo y los valores
• Administración de
monedas extranjeras
incluyendo riesgos
cambiarios.
• Administración y
vigilancia de la
deuda (principal e
intereses)
• Operaciones de inversión
y financiamiento
• Administración financiera
de planes de beneficio a
empleados
• Administración de
seguros
• Obtención y pago de
financiamiento
• Emisión y retiro de
acciones
• Compra y venta de
inversiones en valores
• Acumulaciones, cobros y
pagos de intereses y
dividendos
• Amortización de
descuentos, gastos y
primas diferidos, en
relación con deudas e
inversiones
• Cambios en los valores
según libros de
inversiones y deuda
• Compra y venta de
moneda extranjera.
• Certificados
provisionales de
acciones
• Acciones emitidas
• Obligaciones, bonos,
papel comercial
• Acciones, bonos y otros
instrumentos adquiridos
como inversiones
• Títulos de crédito como
cheques, pagarés, cartas
de crédito, etc.
• Contratos de cambio de
moneda extranjera para
entrega futura
• Fideicomiso o
Convenios para el plan
de beneficios a
empleados
• Pólizas de seguro.

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Cuadro No. 35

Ciclo de adquisición y pagos de nómina

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Cuadro No. 36

Ciclo de adquisición y pagos – compras

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Cuadro No. 37

Ciclo de transformación o producción

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Cuadro No. 38

Ciclo de ingresos

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Cuadro No. 39

Ciclo de la información

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Pruebas de cumplimiento y pruebas sustantivas

La diferencia entre las pruebas de cumplimiento y las sustantivas no siempre es obvia. Todas las pruebas que se efectúan en una auditoría financiera recogen evidencia de que se cumplen los procedimientos de control contable interno, en grado suficiente para producir estados o registros financieros de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados o con otra base de información. En cambio los auditores,...

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