Ejecución y control - Administración de proyectos de informática - Libros y Revistas - VLEX 460939846

Ejecución y control

AutorFrancisco J. Toro López
Cargo del AutorIngeniero Químico de la Universidad Nacional de Colombia
Páginas165-205
Capítulo 4 • Ejecución y control
165
FRANCISCO J. TORO LÓPEZ
La ejecución y el control de un proyecto comienza una vez se ha aprobado
el plan general del mismo y se ha creado la así llamada Línea de base (en
inglés baseline). En este momento se han completado los requisitos y los
pasos de la fase de planeación y se esta listo para comenzar la fase de
ejecución del proyecto que casi en forma simultánea abre el proceso de
su control, que en términos algo simplicados se reduce a comparar el
desempeño tangible y medible con el plan con la idea de identicar las
desviaciones, evaluar los cursos de acción alternativos existentes y tomar
las acciones correctivas que sean encontradas como viables y efectivas.
Los ejemplos y casos citados en esta fase se van a mostrar contando con el
respaldo de la herramienta de Microsoft Project de la cual se van a explicar
los procedimientos empleados exclusivamente en la fase de seguimiento.
Todas las explicaciones dadas en los numerales 1.6 y 1.8 relativas a la
variable Tarifa y la herramienta Project en este momento son aplicables,
pero no sobra de nuevo su lectura y la revisión de algunos conceptos.
Después de lograr la aprobación del proyecto y antes de empezar a
ejecutarlo, se usa la opción Proyecto de Project y luego clic en el ícono
CAPÍTULO 4
Ejecución y control
166
Administración de proyectos informáticos
Establecer línea base del menú principal (Set baseline en inglés) para
guardar el plan base del proyecto. La gura que aparece al aplicar esta
opción es esta:
Project copia toda la información guardada hasta este momento en los
campos respectivos que se distinguen de los originales por el calicativo
adicional previsto, por ejemplo el campo Duración prevista corresponde al
de Duración, el costo previsto guardará el valor de la variable Costo total, etc.
La ventana Establecer línea de base que se activa, se muestra en la Figura 4.1.
Figura 4.1. Guardar Plan base con Project
Capítulo 4 • Ejecución y control
167
FRANCISCO J. TORO LÓPEZ
Un plan base puede ser cambiado e inclusive ser borrado del todo en
Project, pero en la práctica se recomienda que esto solo se haga a través
de un mecanismo formal de aprobación de cambios, tal como lo aconsejan
las directrices del PMI en la parte del Control Integrado de Cambios. Un
número elevado de cambios a un plan base daría lugar a preguntarse si la
fase de planeación se hizo en buena parte en forma descuidada.
Los pasos del seguimiento y control de un proyecto para medir y evaluar
su desempeño, son los siguientes:
1. Establecer o raticar los mecanismos y los períodos de evaluación del
trabajo realizado
2. Medir el progreso de las tareas que de acuerdo al cronograma fueron
ya comenzadas
3. Comparar el plan contra lo que realmente fue ejecutado en términos
tangibles y
4. Tomar acciones correctivas o no de acuerdo a las variaciones del plan
contra lo tangible.
4.1 Ejecutar y controlar el plan del proyecto
Este grupo de procesos es fundamental para el desarrollo de estrategias y
de planes para el manejo de los siguientes procesos de ajustes por parte de
los integrantes del equipo de trabajo:
1. Manejo de procedimientos para ajustar la programación de las tareas
de acuerdo con los objetivos y el alcance establecido al proyecto
2. Utilizar mecanismos para crear y enviar reportes de avance del proyecto
así como el reporte debido al comité de Control de Cambios
3. Solucionar problemas de remplazo o sustitución de los recursos y su
efecto en la programación de tareas
4. Distinguir y usar indicadores de avance y de meta, y otros mecanismos
para el seguimiento y control.
Procedimientos de reporte y ajustes de la programación
El programa de red del proyecto o cronograma es generalmente empleado
como el punto de partida para el estudio de esta fase, el cual se compara
con el desempeño real. En estos casos es muy utilizado el diagrama de
Gantt que se complementa con otro llamado Gantt de seguimiento para
rastrear y registrar el desempeño del proyecto.

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