Control estratégico integral de la empresa «CEIE.» - Aplicación General de las Etapas del Proceso Administrativo en el Mundo Empresarial - Creación y consolidación de empresas - Libros y Revistas - VLEX 59116912

Control estratégico integral de la empresa «CEIE.»

AutorRamiro A. Zuluaga Giraldo
Páginas655-668

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Importancia del control en la empresa

Resulta de gran importancia para la empresa medir el cumplimiento de las etapas establecidas para cada una sus actividades, con el fin de proponer las correcciones necesarias al presentarse cualquier tipo de desviación, que afecte el logro de sus objetivos.

Cuando se revisan las actividades llevadas a cabo en la empresa con el objetivo de analizar si estas correcciones corresponden a lo establecido en cada una de las etapas que hacen parte del proceso administrativo, se está controlando.

La planeación que se constituye como la principal y más importante etapa del proceso administrativo en la empresa, porque marca el camino a seguir, debe ser analizados sus resultados a través de la revisión detallada de sus acciones y resultados alcanzados. Si el proceso de planeación establecido cumplió los objetivos trazados, la empresa debe continuar aplicando el mejoramiento continuo (kaizen para los japoneses), porque si se queda allí, la dinámica cambiante del mundo empresarial y por ende de los negocios lo puede dejar atrás. Por elPage 656contrario, cuando los resultados no son satisfactorios, el indispensable a través del control buscar en donde se falló para establecer las acciones a seguir. Finalmente, si gran parte del proceso de planeación trazado por la empresa no se cumplió, es recomendable entonces iniciar nuevamente con estrategias nuevas que por lo menos ayuden a mejorar el desempeño para el cumplimiento de los objetivos trazados.

Lo mismo ocurre con la organización, que aunque depende del proceso de planeación establecido, muchas veces sus desviaciones no son generadas por una mala planificación, sino que son causas de la ineficiencia y falta de compromiso con la gestión de las personas que ejercen sus funciones. Al igual que el proceso de planeación, en la organización se hace necesario revisar si la estructura administrativa de la empresa está acorde con los planes y programas establecidos y es adecuada a las necesidades del momento. Sino es así, se deben tomar los correctivos necesarios que permitan orientar sus acciones de forma eficaz y eficiente.

En la integración, el control se ejerce mediante el análisis en el cumplimiento de las funciones, tareas y responsabilidades de las personas que ocupan y ejercen los diferentes cargos, su grado de adaptación y compromiso con la gestión que se está llevando acabo y la manera como las personas interactuan y se ayudan entre sí.

Cuando se utiliza en forma adecuada y oportuna los recursos físicos y materiales y estos se encuentran ubicados en los lugares convenientes, dándosele un uso racional y adecuado, por lo general los resultados al revisar si están ayudando a cumplir los objetivos establecidos son positivos y alentadores. La revisión en la etapa de integración, ayuda a la empresa a analizar si cada uno de estos recursos están apoyando de forma oportuna las acciones que ella estableció y emprendió desde el momento en que se fijaron las directrices a seguir, en el momento de desplegar y llevar acabo todo lo planeado. Si es necesario aplicar los correctivos del caso, se debe tomar la decisión de forma inmediata y oportuna para beneficio de la empresa.

En la etapa de dirección, el control se lleva a cabo cuando se analiza la efectividad en la delegación y exigencia en el cumplimiento de las diferentes funciones, medida a través de sus resultados en el día a día. Esta etapa por ser una de las más exigentes para el logro de los objetivos, debe estar en continua observación de los ejecutivos de la empresa, e ir trazando estrategias que ayuden a dirigir el camino de los empleados para el cumplimiento de sus funciones.

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En general el control sobre las estructuras de las funciones para el cumplimiento del trabajo a realizar, así como sobre el adecuado uso de los recursos que posee la empresa sean abundantes o escasos, la programación y distribución del trabajo y la ejecución y realización de las diferentes labores, son convenientes aplicarlas para mejorar todo el proceso administrativo que se propuso la empresa a través de sus ejecutivos y con la participación de toda su fuerza laboral.

Cada una de las áreas que hacen parte de la empresa debe ser objeto de control, con el ánimo de medir si están generando acciones claras y concretas para el logro de todos los planes, programas y proyectos establecidos desde el principio.

El área de mercadeo que está encargada de velar por la plena satisfacción de lo más valioso que son los clientes, puede ser controlada a través del registro de los resultados en ventas tanto en calidad como en cantidad, así como registrando si el producto le gusto o no al comprador y si este estuvo bien atendido o no.

Para el área de producción el control se ejerce más hacia el cumplimiento en la entrega del producto al área de mercados, justo a tiempo para el cliente y de acuerdo a como este lo solicite, en donde la calidad esperada guarda un papel fundamental, así como el uso de materias primas e insumos acorde a las cantidades exigidas por el comprador.

Para evaluar el control en el cumplimiento de las tareas por parte de la fuerza de trabajo, se debe tener en cuenta si hubo el número suficiente de personas para cumplir con lo previsto, adicionado al entusiasmo, compromiso y entrega a las labores desarrolladas.

En el área financiera, el control va mas enfocado hacia el cumplimiento con las obligaciones contraídas con entidades financieras, proveedores, socios o inversionistas u otro tipo de personas, mediante su registro contable. Aquí vale la pena tener en cuenta analizar si el dinero conseguido por la empresa fue suficiente y si se obtuvieron ganancias.

Una de las acciones que la empresa debe revisar y evaluar continuamente es lo relacionado con el manejo y uso adecuado del tiempo por parte de las personas. Por lo general su mal uso se debe a factores como:

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• Falta de previsión en la provisión de los materiales y equipos necesarios para el cumplimiento de las funciones de los trabajadores.

• Equipos y maquinarias en mal estado por falta de mantenimiento adecuado y oportuno.

• Ubicación de bodegas y depósitos de materiales lejos del lugar de trabajo.

• Incorrecta programación de las tareas asignadas.

• Inadecuada distribución de las instalaciones y equipos para su uso.

Cuando se revisa si lo planeado, organizado, integrado y dirigido se realizó bien, regular o mal, se le está permitiendo a la empresa evaluar todo su desempeño desde el punto de vista administrativo; esto va a permitir orientar y corregir el camino de la empresa hacia el logro de sus objetivos. Ver gráfica 29.

Gráfica No. 29: El proceso de control en las etapas de la administración.

[VER GRAFICO EN PDF ADJUNTO]

Una de las mejores maneras de llevar el control en cualquier actividad que desarrolle la empresa, es mediante el uso de registros. Es decir, diseñar formatos, gráficas, cuadros sinópticos u otro tipo de herramientas que permitan visualizar el cumplimiento de lo planeado.

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El mapa conceptual No. 28, presenta la relación que guardan los diferentes tipos de registros que puede utilizar la empresa para llevar el control en cada una de las áreas o dependencias a su cargo.

El número de registros a utilizar, el diseño de los formatos y su detalle deben estar en relación con la actividad que desarrolla la empresa, sea del sector agropecuario, manufacturero, agroindustrial, u otro. La clave está en que el formato tenga en cuenta las siguientes características:

• Guardar relación con los objetivos establecidos por la empresa.

• Incluir únicamente la información necesaria para su posterior análisis.

• Ser sencillos y estar estructurados de manera que no permitan malas interpretaciones en sus anotaciones.

• Deben proporcionar con facilidad datos sobre ciertas transacciones en particular.

• Deben ayudar a determinar en algunos casos y hasta donde sea posible si se presentan errores de anotación, para efectos de realizar ajustes y correcciones.

Cronograma de actividades

Tal como se estableció para cada una de los capítulos que conforman la tercera parte de este documento, en donde se penetra al fascinante mundo de las empresas en forma práctica, es importante que se organice a través del cronograma de actividades, cada una de las acciones que se van a emprender para alcanzar un buen control estratégico integral a que aspira la organización. Para ello, a continuación se presenta el...

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