Declaraciones Internacionales de Auditoría

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RESUMEN

La revisoría fiscal y la auditoría financiera en las pequeñas y medianas empresas. 1. Características de las empresas pequeñas. 2. Evaluación del control interno. 3. Planeación. 4. Documentación en la auditoría de las PYMES. 5. Conclusiones de la auditoría y presentación de informes. 6. Consideraciones especiales en la auditoría de empresas pequeñas. Declaración Internacional de Auditoría 1005.... (ver resumen completo)

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Las Declaraciones Internacionales Profesionales de Auditoría - International Auditing Practice Statements- (IAPSs) son emitidas para proveer guías de interpretaciones y de asistencia práctica a los contadores profesionales en la implementación de las Normas Internacionales de Auditoría y para promover la buena práctica profesional.

En el presente capítulo se incluirán los textos completos de las declaraciones internacionales de auditoría más importantes para la práctica general y se resumirán los textos de las declaraciones sobre asuntos más específicos.

La revisoría fiscal y la auditoría financiera en las pequeñas y medianas empresas

Los contadores públicos colombianos en una inmensa mayoría de casos deben desarrollar sus auditorías financieras y revisorías fiscales en pequeñas y medianas empresas (PYMES) principalmente porque la ley le impone este trabajo a esas empresas y no por voluntad de los dueños. Sin embargo, el marco legal y reglamentario de Colombia están pensados y diseñados desde la óptica de las grandes empresas, lo mismo puede decirse de las normas y procedimientos tradicionales de auditoría.

La tendencia de las auditorías y revisorías fiscales de acuerdo con el proyecto de ley en estudio es tener revisoría fiscal obligatoria en las medianas empresas: entes económicos con activos iguales o superiores a 10.000 salarios mínimos legales mensuales; y auditorías financieras independientes para las pequeñas empresas definidas como tales los entes económicos que alcancen o superen niveles equivalentes a la tercera parte de las cantidades previstas para las revisorías fiscales y no alcancen el monto previsto para éstas.

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Las características de las pequeñas y medianas empresas, y su especial problemática, hacen que el enfoque que el auditor debe imprimir a su trabajo y los problemas que, durante el mismo se le puedan presentar, difieran en gran medida de los que corresponden a empresas de gran tamaño.

1. Características de las empresas pequeñas

Algunas de las características de las empresas pequeñas son las siguientes:

* Controles internos y segregación de funciones limitados.

* Intervención directa y habitual de los propietarios en la gestión.

* Ausencia de una organización administrativa totalmente desarrollada.

* Participación poco importante en el mercado.

* Decisiones gerenciales que se adoptan con independencia, al no formar parte de grupos.

* Tamaño reducido en activos, cifra de negocios, número de empleados, etc.

* Utilización frecuente de asesores externos aunque, en muchos casos, no se aprovechan bien sus consejos.

Las normas de auditoría parten del supuesto que aplican a la auditoría de cualquier empresa independiente de su tamaño, forma legal y naturaleza de sus actividades; pero reconocen que las empresas pequeñas originan consideraciones y enfoques especiales que se deben tener en cuenta en el desarrollo de la auditoría.

Con el propósito de adoptar un enfoque adecuado del trabajo de auditoría, en primer lugar se debe tener en cuenta las motivaciones de las PYMES para contratar auditores, motivaciones que podríamos diferenciar entre:

Positivas:

Información a accionistas o socios minoritarios.

* Valoración de la empresa para un posible partícipe y/o inversionista.

* Garantía de la información contable para terceros (proveedores, bancos, etc.).

* Confirmación a la gerencia de que se aplican sus directrices.

* Es un requerimiento legal.

Negativas:

* Los propietarios creen estar completamente informados de la situación económico - financiera y de los resultados, por su participación permanente en la gestión de la empresa y en consecuencia, no ven la necesidad de una auditoría.

* La posible valoración de la empresa en un caso excepcional no justifica el trabajo anual recurrente de la auditoría.

* Los usuarios externos de la información financiera se interesan más por las garantías y solvencia de los propietarios (avales, propiedades, etc.).

* El costo de la auditoría es, proporcionalmente, elevado en relación con el tamaño de la empresa.

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* En general los propietarios no creen en los beneficios que les puede proporcionar una auditoría y en muchos casos se limitan a hacerla "por imperativo legal".

Las características especiales de las PYMES también nos permiten diferenciar los aspectos positivos y negativos en el control interno de las mismas.

Aspectos positivos:

* Los propietarios - gerentes controlan personalmente muchas operaciones y ejercen una supervisión constante sobre las mismas.

* Puesto que la confianza en el sistema se sustituye por confianza en las personas, si éstas son válidas y funcionan pueden suplir los restantes aspectos negativos.

* El tamaño reducido de la empresa simplifica los flujos administrativos y facilita el control de las operaciones.

Aspectos negativos:

* Autoridad absoluta del propietario - gerente.

* Escasa división de responsabilidades y nula rotación de personas.

* Deficiencias en los sistemas administrativos.

* Fácil acceso a los archivos de la empresa para modificarlos.

* Pocos conocimientos y formación contable del personal.

* Prioridad a las ventas y producción, y olvido de administración formal o estratégicas.

* La confianza en el sistema se sustituye por la confianza en las personas.

* Ausencia de estructura organizacional adecuada (organigramas, manuales de procedimientos, normas contables, etc.).

2. Evaluación del control interno

En la evaluación del control interno en las PYMES, nos concentramos en el control interno contable que podríamos definir como el plan de organización, métodos y procedimientos para salvaguardar los activos y la confiabilidad de los registros contables; los objetivos de los controles sobre las transacciones se refieren a su autorización, ejecución, registro y custodia sobre los activos.

Si se va a confiar en el control interno, se procederá a realizar pruebas de control sobre la propia existencia del control interno, su efectividad y su continuidad.

Si, por el contrario, no se confiará en el control interno, no se efectuarán pruebas de control siempre que existan otros medios más eficientes de obtención de pruebas o evidencia. Cuando el control interno no es satisfactorio se podrá omitir su comprobación cuando ese trabajo no fuese efectivo en costo - eficacia.

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Las pruebas sustantivas deben permitir satisfacerse razonablemente de las afirmaciones de la administración (existencia, derechos y obligaciones, realización, integridad, valoración, medición, presentación, revelación) contenidas en los estados financieros.

De lo anterior se deduce que no se debería dar, por parte de los auditores y revisores fiscales de las PYMES, la simplificación de considerar que en las mismas no existe un control interno adecuado y, en consecuencia, pasar a efectuar las pruebas sustantivas directamente presidiendo del análisis y evaluación de dicho control interno. Esta actitud, bastante frecuente, se debe a que se considera dicha evaluación como superflua y una pérdida de tiempo y a la seguridad de que con las pruebas sustantivas a realizar se va a obtener la evidencia suficiente. Con ello se pierde la posibilidad de adaptar el nivel de las pruebas sustantivas a las verdaderas necesidades de cada caso, con base en el grado de control interno que tengan y del cumplimiento del mismo. Sin embargo, en muchos casos, dicho nivel de control interno es tan manifiestamente malo o inexistente que no haya otro remedio que olvidarse de él, al no poder apoyarse en el mismo.

3. Planeación

Al enfocar y planificar la auditoría de PYMES son varios los aspectos importantes que deben tenerse en cuenta y que se relacionan a continuación:

* Antes de aceptar el trabajo deberá comprobarse que la empresa sea auditable, es decir, si la empresa está o no en condiciones de ser auditada, verificando lo siguiente:

* Moralidad y reputación de los administradores.

* Formación de los mismos y visión que tienen de la empresa.

* El grado de preocupación que se tiene por la gestión administrativa.

* Continuidad de la actividad en la empresa:

- obtener información sobre si debe o no cuestionarse la misma.

* Confusión entre operaciones de la empresa y operaciones de los propietarios o de terceros.

* Existencia, o no, de "interlocutor válido". (Gerencia - Junta Directiva - Junta de Socios).

* Existencia de información suficiente, periódica y oportuna.

* Integridad de los registros administrativos y contables: posibles operaciones no declaradas.

Antes de efectuar el trabajo conviene aclarar los siguientes aspectos:

* Ignorancia del cliente sobre "lo que es" una auditoría o revisoría fiscal. Debe quedar claro en la carta convenio.

* Decepción del cliente cuando ve a qué se reducirá el informe de auditoría....

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