Informes, dictamen, instrucciones y comunicaciones

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RESUMEN

1. De irregularidades y debilidades del Control Interno - 2. De Instrucciones - 3. Atestaciones y certificaciones - 4. Dictamen o informe sobre los Estados Financieros - 5. Informe a la Asamblea - 6. Los informes en los Proyectos de Ley - 7. Informes en las Cajas de Compensación Familiar - 8. Modificación del dictamen

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Varios son los informes que se derivan de las actuaciones y de las funciones del Revisor Fiscal, siendo éstos elemental consecuencia como conclusión de su fiscalización, examen e intervención permanente. Se caracterizan por su oportunidad y relevancia en defensa del ente económico respectivo, bien para atestar sobre actos de los administradores, o para dictaminar sobre los estados financieros; bien para denunciar irregularidades y debilidades que se detectare; bien para aportar instrucciones y recomendaciones que den valor agregado a las decisiones sobre manejo y conservación tanto de la sociedad previendo su continuidad, como de los bienes que le son propios o que tiene a cualquier título. Deben estar enmarcados dentro de la objetividad, imparcialidad e independencia que tranquiliza no solo a los propietarios, sino a los acreedores y a todos quienes de alguna forma interactúan con dicho ente económico.

En el proyecto de Ley sobre la Revisoría Fiscal preparado por el Comité que sesionó durante cuatro (4) años en la Superintendencia de Sociedades (del cual se hizo parte) y que fuera presentado nuevamente a consideración del Congreso en el mes de agosto de 2002 por el Senador y Contador Público Luis Elmer Arenas Parra, radicado bajo el número 051, proyecto que en el 2005 fue nuevamente presentado bajo el número 017 y luego en el 2006 radicado con el número 140, se concluyeron los informes que debe preparar un Revisor Fiscal desde el punto de Page 146vista de su contenido como de su oportunidad, los cuales en la práctica son los mismos que le corresponde presentar hoy, a la luz de la normatividad vigente:

"ARTÍCULO 19. CLASES DE INFORMES SEGÚN SU CONTENIDO. Los informes de la Revisoría Fiscal, según su contenido, son de cinco clases: Dictámenes, mediante los cuales expresa un juicio profesional, derivado de la evaluación de los asuntos sometidos a su fiscalización.

Atestaciones, mediante las cuales reconoce la autenticidad o veracidad de declaraciones realizadas por funcionarios o empleados de la entidad fiscalizada, incluidas las declaraciones y certificaciones tributarias. Únicamente se pueden atestar declaraciones emitidas por personas identificadas que sean responsables de éstas y que puedan ser comprobadas mediante su confrontación con documentos registrados por los sistemas de información del ente económico. Instrucciones, mediante las cuales se orienta o proponen las formas y actos tendientes a corregir irregularidades, errores y deficiencias significativas, especialmente las pertinentes al establecimiento del control integral de los valores organizacionales.

Denuncias, mediante las cuales pone en conocimiento errores, irregularidades, fraudes, actos ilegales y deficiencias significativas del control interno u organizacional.

Reportes, mediante los cuales informa sobre las actividades que la Revisoría Fiscal hubiere realizado.

ARTÍCULO 20 CLASES DE INFORMES SEGÚN SU OPORTUNIDAD

Los informes, según su oportunidad, son de tres clases: 1.Informes finales que se emitirán al cierre del período contable y con relación a éste, sobre todos los asuntos sometidos a fiscalización.

  1. Informes parciales o interinos que se presentarán al menos cada tres meses y al culminar las gestiones del Revisor Fiscal. Al cierre del período contable sólo habrá lugar a informe final.

  2. Informes eventuales, que serán los que se emitan en oportunidades distintas de las indicadas en los numerales anteriores".

Iniciemos el detalle de tales obligaciones informativas por el Código de Comercio . Del artículo 207 se concluyen los siguientes informes:

1. De irregularidades y debilidades del Control Interno

Son consecuencia de concluir la violación a una norma legal, a los Estatutos, a las decisiones de la Asamblea o de la Junta Directiva; también son consecuencias de debilidades encontradas al control interno el cual debe comprobar en forma permanente para instruir mediante recomendaciones las mejoras que deban incorporarse, para prevenir actos y errores intencionales o no intencionales.

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Tales informes son de emisión obligatoria para el Revisor Fiscal cuando son localizados dentro de su fiscalización y dirigidos a quien tiene la capacidad de solucionarlos pero en el orden en que la norma se lo ha impuesto para que no se le pueda acusar de violación de la reserva que le es debida como tal y como Contador Público. Van dirigidos por tanto al Representante Legal, a la Junta Directiva y a la Asamblea según criterio del Revisor.

Tiene completa libertad para la redacción, la cual debe caracterizarse por la simplicidad, claridad, ortografía, uso adecuado de las palabras y concisión, buscando que sea entendido de manera fácil; deben ser motivantes hacia su aceptación y acatamiento resaltando los beneficios que se derivan del mismo para el ente económico y aún para los administradores, procurando generar siempre valor agregado. Su justificación debe procurarla siempre en el mandato normativo y el deseo de apoyar el mejor hacer administrativo, para que su acción se vea siempre de manera proactiva.

De ahí que sea conveniente al iniciar su ejercicio promover una reunión con los Administradores y Directivos para explicarles su programa en general, el porqué de sus actuaciones, solicitar la colaboración, recordar las funciones de aquellos y el ánimo que le asiste de coadyuvar al mejor desarrollo del objeto social. Igualmente es conveniente hacer entender a la Administración que sus informes se caracterizarán por la oportunidad y a quiénes van dirigidos, recordando que tanto el Representante Legal como la Junta o Consejo Directivo, son responsables solidaria e ilimitadamente por lo que hagan o deje de hacer y que además en casos de violación de las leyes o los estatutos se presume la negligencia de aquellos.

2. De Instrucciones

Como ya se explicó en qué consisten, baste recordar que éstas son obligatorias emitirlas, también a juicio del Revisor Fiscal, para lograr que tanto la contabilidad, como los libros de actas, la correspondencia, los comprobantes y los bienes se lleven, mantengan y conserven debidamente conforme a las normas vigentes o a la sana lógica según el caso.

El control interno debe ser adecuado y previsivo para asegurar un buen proceso operacional, una salvaguarda de los bienes propios y de terceros. Por tanto estos informes tendrán que ver con la contabilidad, la comunicación vertical y horizontal interna en la empresa, oportunidad en atención a los requerimientos de las autoridades, radicación y constancias del manejo dado a la correspondencia, cumplimiento oportuno de las decisiones que se reflejan en las actas de los órganos respectivos, existencia y vigencia de pólizas de cubrimiento y prevención de riesgos tanto para las personas como para los bienes, que además no estén sobreestimadas Page 148o subvaluadas; buen trato a los elementos de uso o para enajenación, con un buen mantenimiento que favorezca su duración o su debida destrucción cuando son de consumo inmediato por el uso (jeringas, alimentos, drogas, etc).

3. Atestaciones y certificaciones

Corresponden a los testimonios que le son solicitados sobre los actos y registros administrativos o consecuencias que se derivan de ellos. Solamente pueden serles ordenadas o solicitadas por la Ley, los Estatutos, las autoridades u organismos de inspección, vigilancia y control y por la Asamblea general. Toda certificación que expida debe entenderse como un testimonio en relación con las certificaciones administrativas o aspectos relacionados con las mismas. Pueden incluir atestaciones sobre registros contables, acatamiento de instrucciones, operaciones realizadas, manejo de los bienes, desarrollo del objeto social, incrementos de capital, etc.

Entre las más relievantes establecidas de manera expresa por norma legal, citamos:

  1. Aumentos de capital. La establece el Decreto 1154 de 1984, en el artículo 1º: "Para los efectos del artículo 376 del Código de Comercio , las sociedades por acciones deberán inscribir en el Registro Mercantil los aumentos del capital suscrito, dentro del mes siguiente al vencimiento de la oferta para suscribir. Así mismo, deberá registrarse el monto del capital pagado, dentro del mes siguiente al vencimiento del plazo para el pago de las acciones suscritas o al término de la oferta de suscripción, según se trate. Para tal fin se inscribirá en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar del domicilio principal de la sociedad, una certificación suscrita por el revisor fiscal". (Resalto fuera de texto) b) Crisis del ente económico. Según el artículo 118 de la Ley 222 de 1995, el Revisor Fiscal tiene el deber de comunicar OPORTUNAMENTE sobre la situación de crisis de la empresa que la lleva a una cesación de pagos o incumplimiento de sus acreencias, so pena de la remoción del mismo. Tal ocurrencia, debe solicitar sea incluida y revelada por los Administradores en los Estados Financieros. c) Declaraciones tributarias. Existiendo la obligación legal de tener Revisor Fiscal, éste debe firmarlas (Artículo 580 del Estatuto Tributario), si se le presentan en debida forma. El Artículo 581 de la misma norma define qué debe entenderse por la certificación de las declaraciones tributarias, la cual como hecho excepcional, se da con la SOLA FIRMA de éste en ellas: Decreto 624 de 1989. Artículo 581. "Efectos de la firma del Contador. . . . la firma del revisor fiscal en las declaraciones tributarias certifica los siguientes hechos: Que los libros de contabilidad se encuentran...

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