Manual para la administración de archivos - Prácticas empresariales - Libros y Revistas - VLEX 460938378

Manual para la administración de archivos

AutorWillian Darío Gómez Cardona
Cargo del AutorEconomista de la Universidad Autónoma Latinoamericana de Medellín (Antioquia), con posgrado en Mercadeo de la Universidad EAFIT, también de Medellín
Páginas53-93
Capítulo 4
Manual para la
administración de archivos
4.1 Objetivo
Por la importancia que tiene como memoria empresarial, toda empresa
o institución sin importar el tamaño o su carácter público o privado,
debe disponer de una herramienta que le permita adquirir y mantener la
capacidad de organizar administrativa y técnicamente una dependencia
para la administración de documentos de todo tipo, aplicando principios
claros de selección, conservación y descarte documental, de acuerdo
con las políticas internas, los documentos propios de cada empresa y la
legislación que regula este proceso.
En el desarrollo de este capítulo, brindamos al archivista y demás empleados
responsables de su implementación y/o mantenimiento, los elementos,
conceptos y normatividad general para que estén en capacidad de aplicar
modernas técnicas de almacenamiento, destrucción y recuperación
de información, de acuerdo con el volumen documental, frecuencia de
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documentos internos y externos y la búsqueda de información, sean
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PRÁCTICAS EMPRESARIALES William Darío Gómez Cardona
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Además de este objetivo general, planteamos a continuación otros
tres objetivos puntuales que deben lograrse con la construcción e
implementación de un Manual para la Administración de Archivos, así:
4.1.1 Proporcionar un lugar seguro, ágil para consulta permanente,
donde se conserve la información histórica mediante los medios
establecidos por la empresa.
4.1.2 Reunir y conservar en un solo bloque los documentos relacionados
con un determinado asunto. Por ejemplo, no tendría sentido
archivar un plano que hace parte de un proyecto de construcción,
en una planoteca, aislado de los otros documentos e información
relacionada con el proyecto, tales como contratos, garantías,
autorizaciones y demás componentes del conjunto.
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satisfacer las necesidades de los usuarios, bien sea que se trate
de clientes internos o externos.
4.2 Metodología – construcción
Considerando que la administración de archivos es de por sí un gran
proceso que se correlaciona con y agrupa otros importantes sub-procesos,
entramos a desarrollar los conceptos y principios básicos sobre archivo,
los sub-procesos con que se correlaciona y aplican, políticas y tipos de
documentos, técnicas archivísticas, medios de almacenamiento y demás
componentes que permiten la construcción y aplicación de un buen
Manual para la administración de archivos. En consecuencia, tenemos:
4.2.1 Generalidades sobre archivo
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A. El archivo es el cerebro mediante el cual operan, funcionan y se proyectan
las empresas, ya que con base en la información precisa, pertinente
y oportuna que suministra, se toman decisiones administrativas y
operativas trascendentales.
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4. Manual para la administración de archivos
B. El archivo es el eje central o cerebro de la empresa, en el que se
conserva sistemática y organizadamente la información contenida en
los documentos, como memoria viva de la evolución empresarial.
C. El archivo es la unidad de información donde se conserva la
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y operativa de la empresa, de acuerdo con las normas legales y políticas
internas establecidas para su permanencia.
4.2.1.2 Importancia de los archivos
La llamada era de la informática y la telemática ha cobrado gran relevancia
con respecto al manejo de la información, entendida ésta como el registro
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de gestión.
Las siguientes son algunas de las razones fundamentales que deben llevar
a la empresa a establecer un sólido sistema de archivo o a consolidar el
existente:
A. La proliferación de documentos que hace más difícil su organización y
conservación.
B. La necesidad de obtener información útil, ágil, precisa y oportuna para
garantizar el éxito en la toma de decisiones, puesto que una buena
decisión requiere igualmente de un buen soporte documental.
C. El mismo desarrollo tecnológico de los medios electrónicos para el
manejo, conservación y recuperación de información, conlleva a
que las empresas establezcan políticas y procesos innovadores para
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4.2.1.3 Principios para la construcción de archivos
A. Organizar el archivo de la empresa de acuerdo con la estructura
organizacional.
B. Mantener un programa activo de conservación y descarte, con el
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representa la conservación de documentos.
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conservación, localización, descarte y recuperación, en medios
electrónicos, físicos y/o combinados, de los documentos, en forma tal
que se facilite el almacenamiento y la consulta.

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