Microsoft Project en ambientes corporativos
| Autor | Francisco J. Toro López |
| Páginas | 269-318 |
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Capítulo 5
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En este capítulo se verán los mecanismos y recomendaciones para manejar proyectos en ambiente corporativo, en los que, generalmente, se cuenta al menos con un equipo que sirve como servidor de la información obtenida de varios proyectos, y en los que diversas unidades y departamentos de la corporación trabajan integrados, así como también con proveedores externos de recursos y ejecutores de actividades.
Generalmente, este tipo de proyectos se trabajan con computadoras conectadas en red. La anterior versión 2007 de Project tiene muchas facilidades para conectar en red la información de proyectos, pero son mucho más notorias las facilidades en este sentido en la versión 2010.
Así mismo, es aceptable suponer que muchas empresas en el ámbito corporativo cuentan ya con una buena experiencia en el manejo de proyectos, y ello hace conveniente aprovechar esta valiosa experiencia, sobre todo durante las fases de planeación y asignación de recursos corporativos de nuevos proyectos. Microsoft Project cuenta con un conjunto de herramientas útiles en estos casos, conocidas como la solución de Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM por sus siglas en inglés).
Ya que esta herramienta a partir de la versión 2007 está estrechamente basada en la Web, se puede tener acceso a la información desde cualquier computadora con conexión a Internet. Los usuarios de Project Web Access no tienen que ejecutar la instalación inicial ni instalar Project Professional. Cada usuario necesita un Project Server CAL y un navegador Web. Los siguientes son los aspectos generales que se estudiarán en este capítulo, derivados del producto EPM:
• La integración de información de proyectos corporativos
• Creación y definición de proyectos corporativos
• Plantillas de proyectos: proveídas por Project y creadas por el usuario
• El manejo de grupos de recursos de la empresa o también llamados corporativos
• La administración de proyectos corporativos
• La integración de recursos corporativos.
Es recomendable que el lector posea como mínimo la versión 2007 de Project. Para los que posean la versión 2010 de Project es conveniente que revisen los requisitos de instalación mencionados en el manual de Microsoft, pues ello asegura al menos el entendimiento completo de los ejercicios de este capítulo.
Muchos ejercicios de este capítulo se han simulado en aras de simplificarle al lector el proceso de elaboración y entendimiento de algunos conceptos; ello se hace con la introducción de escenarios de empresas ficticias. Se encarece
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de todas formas la lectura de los ejercicios, aun de aquellos que necesitan el concurso de requisitos con los que no se cuenten. Los ejercicios que requieren requisitos de software específicos para el manejo de algunas facilidades de Project 2010 requeridas por ellos, son señalados en forma clara al comienzo, y obviamente no pueden ser ejecutados si el lector tiene limitaciones para cumplir con los requisitos lógicos y físicos que demandan.
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La integración de proyectos corporativos
Son tres los aspectos fundamentales que se pueden aprovechar de la experiencia acumulada de trabajar con proyectos en una organización, usando herramientas como Excel y Project. Estos aspectos son:
1. Plantillas de modelos de la forma como se integran y se estructuran las múltiples tareas de un proyecto, las cuales una vez guardadas, pueden ser utilizadas en proyectos similares.
2. Formatos de informes y vistas personalizadas en diferentes proyectos y que la corporación o empresa puede ver conveniente que se utilicen en forma estandarizada en sus proyectos.
3. Bancos de recursos comunes a muchos proyectos y que se comparten en forma simultánea.
Algunos mecanismos y procedimientos para hacer que estos aspectos sean funcionales en las empresas, se han visto ya en capítulos anteriores; sin embargo, dada la conveniencia e importancia del tema, muchos se vuelven a repasar y, de añadidura, se analizan otros métodos que complementan y profundizan en estas prácticas. Muchas características eran propias de las versiones de Project a partir de la 2002, y se han venido mejorando en forma paulatina hasta la presente versión 2010.
Microsoft Project Server
Esta herramienta persigue cuatro objetivos claves:
1. Brindar una solución al manejo de múltiples proyectos en una empresa
2. Crear el plan de un nuevo proyecto basado plantillas empresariales
3. Asignar recursos de un fondo de recursos corporativo según criterios como la ubicación del recurso y su disponibilidad
4. Publicar el plan de un proyecto en Project Server, en vez de usar Microsoft Project estándar.
Project Server es parte fundamental de la solución que Microsoft denomina Office System Enterprise Project Management Solution, más conocida por sus siglas en inglés EPM, y que pretende, en resumen, que el usuario de proyectos sea la organización y no propiamente el individuo. Esto implica que las empresas ya han desarrollado un alto grado de coordinación en la planeación, estandarización y ejecución de los proyectos, aspecto que amerita una mayor explicación, pero que aquí sólo se menciona porque su profundización no está dentro de los alcances de este libro.
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EPM consiste de los siguientes componentes:
1. Project 2010
2. Project Web Access, que es una interfase navegable que se integra con Project Server
3. Project Server 2010, que corre en sistemas operacionales Windows Server 2000/XT/Vista/7
4. SQL Server para manejar la Base de Datos de los proyectos y el fondo de recursos corporativos.
Adicionalmente, y con la idea de facilitar el manejo de algunos documentos y el seguimiento de los riesgos asociados a los varios proyectos de una empresa, Project Server se vale de los servicios de la herramienta Windows SharePoint, producto del cual se dieron algunas explicaciones sencillas en el anterior capítulo. Si una empresa decide usar las herramientas de Microsoft Project Server, es conveniente que revise la siguiente lista:
1. Analice todo el material relevante en la siguiente página de mercadeo de Project: http://www.microsoft.com/office/project
2. Estudie el conjunto de recursos de Project Server publicado en http:// www.microsoft.com/technet.
3. Complete el análisis de preinstalación contenido en http://www. microsoft.com/technet, que se denomina Enterprise Implementation Framework (siglas EFI).
4. Diseñe un plan piloto con la herramienta EPM, instalando la Base de Datos de proyectos, y luego evalúe los resultados respectivos con Project Server.
No sobra recomendar que si una empresa es nueva en estos desarrollos, trate de buscar un socio tecnológico que la acompañe en su implantación. Es altamente recomendable también que la empresa establezca reglas en aspectos como la estructura de los proyectos, la lógica de secuenciar las tareas, los nombres de los grupos de recursos y de los recursos como tal y de las tareas y sus asignaciones. Esto brinda una conveniente consistencia en el manejo de proyectos de las empresas.
Creación proyectos a partir de plantillas
Cuando se usa EPM en una organización, se pueden implantar plantillas que se guardan en Project Server y que están disponibles a todos los usuarios de proyectos, ayudando a reforzar la aplicación de estándares empresariales. Estas plantillas contienen listas de tareas, la lógica de secuencia entre ellas, los recursos que se pueden asignar y toda aquella información que mejor refleje las prácticas empresariales del caso.
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Para ello no se requiere propiamente de Project Server, pues basta con Project 2010 siguiendo estos pasos:
1. En el menú principal hace clic en las opciones Archivo g Abrir, y en tipo se estipula Plantilla y luego selecciona la opción dentro del panel de ayudas a la izquierda de la pantalla denominada Plantillas en Office, con lo que se muestra la siguiente ventana:
Figura 5.1 Plantillas de proyecto disponibles en Office
Seleccione la plantilla más conveniente y enseguida observe su despliegue en la vista del diagrama de Gantt respectivo. El usuario puede también hacer cambios o adecuaciones al archivo creado.
Este conjunto de plantillas se pueden enriquecer con las propias que por sí misma una empresa cree y desarrolle. Algunas plantillas también se pueden solicitar desde el portal de ayudas de Microsoft a través de la Web (online). Los proyectos que se creen usando una plantilla pueden a su vez ser cambiados en cualquiera de sus partes. La guía de proyectos que se solicita en el panel de ayudas se puede personalizar y hacer parte integrante de la metodología de administración estandarizada de proyectos de una empresa. La guía de proyectos también puede ser útil para ayudar en el reporte de las duraciones de las tareas, por ejemplo, y es el primer punto de contacto y de colaboración para usuarios de Project Server en una empresa.
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Si el usuario no tiene activa la guía de proyectos en la vista de Project Professional, puede hacerlo con un clic en la opción Vista del menú principal, y luego otro en la opción Activar guía de Proyectos, la cual aparecerá en la parte izquierda de la vista principal, como se aprecia en la siguiente figura:
Figura 5.2 Guía de proyectos
Esta guía de proyectos se puede personalizar, y una vez hecho es posible que otros usuarios puedan cambiar, por ejemplo, las duraciones, el alcance de un proyecto y todos aquellos parámetros que una empresa considere son propios de un...
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