Conducción de reuniones para la operación eficaz de los equipos de trabajo *. - Núm. 90, Enero 2004 - Estudios Gerenciales - Libros y Revistas - VLEX 56656177

Conducción de reuniones para la operación eficaz de los equipos de trabajo *.

AutorFranco G., Carlos A.

RESUMEN

Las reuniones son actividades de gran importancia desarrolladas por grupos y equipos para resolver problemas y tomar decisiones para alcanzar en forma efectiva las metas de la organización. En una gran mayoría de casos las reuniones se efectúan sin seguir un proceso sistemático que permita obtener lo mejor de ellas. Por esta razón se miran como una pérdida de tiempo y por consiguiente costosas para la empresa.

En este artículo se presenta un conjunto sistemático de actividades para mejorar el desempeño de las reuniones. La utilización de este proceso es un requisito exigible si la compañía desea obtener los mejores resultados de ellas. Aquí se presentan una serie de problemas que ocurren en las reuniones tanto con los grupos de personas como con los individuos y se incluye la forma de resolverlos. Los sistemas de teleconferencia y de tecnologías web se discuten como ayuda para conducir reuniones que de otra manera no se podrían realizar debido a la movilidad de algunos participantes importantes.

PALABRAS CLAVES

Reuniones, desempeño de las reuniones, desempeño de grupos y equipos, organización de alto desempeño, cómo reunirse con efectividad.

Clasificación: A

INTRODUCCIÓN

Las reuniones son de gran importancia para todas las organizaciones, en particular para aquellas que utilizan equipos de trabajo para realizar actividades diversas. Una gran parte de la eficacia y productividad del equipo de trabajo se obtiene a partir de la efectividad con que se desarrollan estas reuniones.

Las reuniones han mantenido una baja reputación y son materia de muchos chistes y dichos. A pesar de que algunos gerentes las ven como improductivas y como una pérdida de tiempo y por lo tanto costosas, también entienden que sus organizaciones no pueden funcionar sin este mecanismo de comunicación. Entre otros defectos, las reuniones pueden estar desenfocadas, pueden tomar mucho tiempo y algunas veces pueden considerarse innecesarias. Todas estas dificultades, sin embargo, no implican que no posean un valor inherente, pero sí que a menudo ellas no se planean o se planean pobremente.

Los expertos estiman que los ejecutivos de nivel medio gastan alrededor del 30 por ciento de su tiempo en reuniones y conferencias. Por cada diez gerentes con ingresos anuales promedio de $150.000.000, quienes empleen un tercio de su tiempo en reuniones, esta situación se traduce en unos costos salariales de 450 millones de pesos al año en sólo salarios. Aquí no estamos considerando las pérdidas por el potencial no productivo si estas reuniones no pueden producir los resultados deseados.

Si usted desea alcanzar lo más que pueda de una reunión, debe estar en capacidad de entender muy bien lo que ellas significan. Una reunión no es un fin en sí mismo, sino un instrumento para ayudar a lograr una meta. Las reuniones ayudan a los grupos y a los equipos a determinar un curso de acción. Pueden llegar a convertirse en el vehículo más eficiente y efectivo de la comunicación y planeación gerencial, pero únicamente si quienes las organizan y dirigen las planean cuidadosamente, consideran todos los detalles antes, durante y después del evento. La solución a la inefectividad no es reducir su número sino hacerlas más efectivas.

Las reuniones también reflejan las características de las personas que las conducen y las organizaciones que ellas representan. Cuando usted esté realizando una reunión, tenga presente que debe dejar una impresión duradera en su audiencia y seguir las reglas del uso del buen lenguaje. Es importante, por ejemplo, conocer a los asistentes para lograr que su presentación esté al nivel del grupo. Similarmente, su comunicación no verbal, voz, postura y entusiasmo, debe ser segura, abierta e interesada. Si sigue estas directrices y utiliza la información que se presenta aquí, probablemente podrá liderar reuniones efectivas.

En este capítulo esperamos alcanzar algunas metas como: 1) Entender el propósito de las reuniones. 2) Familiarizarnos con los tres tipos de reuniones de los negocios. 3) Conocer qué debemos preparar antes de la reunión. 4) Saber cómo debemos comprometer a los miembros de un grupo para obtener lo mejor de ellos. 5) Familiarizarnos con las ayudas visuales y conocer sus limitaciones. 6) Reconocer problemas comunes y aprender formas de corregirlos. 7) Comprender la importancia de la participación activa en una reunión. 8) Conocer cómo abrir y cerrar una reunión. 9) Aprender cómo debe hacerle seguimiento a la reunión. 10) Entender los beneficios y desventajas del uso de las tecnologías de la información en las reuniones.

TIPOS DE REUNIONES

Consideraciones generales

La mayoría de las reuniones de negocios se pueden clasificar en uno de estos tres tipos: entrega de información, recepción de información y solución de problemas. Discutiremos estos tres tipos de reuniones en esta sección.

Entrega de información

Durante una reunión de entrega de información, el líder puede presentar hechos, demostrar un procedimiento de trabajo, introducir una nueva política de trabajo o dar una charla de motivación. Este tipo de reunión se utiliza cuando los participantes conocen poco o nada sobre el tema.

La información presentada debe ser bien organizada, concisa y clara. Se debe centrar en unos pocos temas clave. La lista de instrucciones complejas o datos puede presentarse mejor por medio de memos o de informes.

Recepción de información

Las reuniones para recepción de información se denominan algunas veces reuniones consultivas. El líder busca en ellas datos, ideas, hechos y opiniones de las personas con el fin de tomar una decisión. El líder se basa en los conocimientos, experiencia y visión de todos los participantes.

Las reuniones de recepción de información requieren sensibilidad especial por parte del líder. La discusión personal abierta y honesta es esencial para el éxito de este tipo de reunión. El líder debe animar la discusión y hacer preguntas abiertas para poder extraer la información de los participantes y así obtener su conocimiento y expertismo. Las preguntas de tipo abierto son aquellas que contienen las palabras, quién, qué, cómo, dónde y por qué. > >

Solución de problemas

Las reuniones para la solución de problemas requieren las mejores habilidades de parte del líder, quien debe intervenir junto con los participantes para desarrollar un plan que resuelva un problema. El líder debe proporcionar la información básica necesaria y los participantes sugerir ideas y explorar posibilidades. El papel más importante del líder es hacer que la reunión avance a la consecución de la meta. Debe hacer preguntas como > > > >, para conseguir que la discusión fluya y poder extraer de todos los participantes su conocimiento y opiniones.

LA PREPARACIÓN DE REUNIONES EFECTIVAS

Consideraciones generales

Antes de planear una reunión es necesario preguntarse si en realidad se debe realizar. En algunas ocasiones, basta con enviar e-mail o entablar unas pocas conversaciones para lograr el mismo resultado en forma más sencilla. Si se decide hacer una reunión entonces debe planearse cuidadosamente; este es quizá el paso más importante que debe tomar el líder.

Planear una reunión implica crear una agenda que funcione hacia un objetivo específico. Esto significa que uno debe saber lo que desea lograr de la reunión y la forma en que lo hará. Ello ayudará a cristalizar los propósitos de la reunión en las mentes de quienes participan.

La agenda debe incluir una lista de todos los tópicos que han de cubrirse, así como los tiempos asignados a cada uno, también debe señalar el tiempo de iniciación y finalización, la ubicación, la lista de participantes y lo que se espera de ellos.

Aunque el líder es el responsable de planear la reunión, si se involucran participantes en la planeación, ellos estarán más interesados y preparados. Formule las siguientes preguntas por anticipado:

¿Qué soluciones y métodos para el problema parecen factibles?

¿Qué asuntos complicados parecen ser obvios?

¿Cuáles podrían ser los resultados finales?

Incorpore luego sus respuestas en una agenda preliminar y repártala para retroalimentación posterior.

Entregue la agenda a los participantes con suficiente anticipación para que tengan tiempo de prepararla. Distribuya también los anexos que respaldan cada tópico. Esto le permite asumir al líder que los participantes poseen toda la información preliminar.

Es necesario asegurarse de que se ha asignado suficiente tiempo para tratar temas que son controvertidos, altamente complejos o nuevos para el grupo. Similarmente, no presione a la gente más allá de lo que su disponibilidad y sus períodos de atención les permite: una reunión efectiva de negocios toma típicamente una hora. A la hora y media la reunión está llegando a su punto de rendimiento decreciente. Programe recesos si ella puede durar más de dos horas.

La planeación de una reunión efectiva también significa la planeación de los procesos de seguimiento a desarrollar después de efectuarla. Por ejemplo:

--Diseñe un método de registro de acciones que se concentre en el contenido de la reunión, en lugar de los procedimientos de la misma. Es importante que las actas reflejen lo que la reunión produjo en vez de lo que se trató en ella.

--Incluya asignación de actividades de responsabilidad para individuos específicos en áreas específicas.

--Desarrolle un sistema de retroalimentación que haga que los miembros informen sus progresos en las responsabilidades asignadas en la reunión.

--Diseñe mecanismos para mantener informados a los participantes de los desarrollos, gestión de las decisiones y otras acciones que se derivan de la reunión.

Finalmente, asegúrese de tener en cuenta los aspectos físicos tales como asientos, ventilación, acústica, iluminación, sonido, micrófonos, etc. Aun la reunión mejor planeada puede convertirse en un desastre si cada participante no interviene con entusiasmo o si no puede oír o no se siente cómodo.

Objetivos limitados

Con alguna frecuencia las reuniones...

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