El proceso de organización estratégica integral de la empresa «O.E.I.E.»
| Autor | Ramiro A. Zuluaga Giraldo |
| Páginas | 465-511 |
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Una vez establecida la Planeación Estratégica de la empresa, es indispensable dedicarnos a realizar su organización general que tal manera que nos permita darle una forma más formal y definitiva, como apoyo al proceso anterior.
Recuerde amigo lector que en el capítulo IV numeral 2, se realizó una organización provisional para la empresa, la cual se recomienda mantener hasta que se defina con claridad - en este capítulo - quienes van a tener la responsabilidad de dirigir la empresa en forma definitiva.
Este capítulo se encuentra divido en dos partes. La primera corresponde a la estructura organizacional de la empresa, en la cual se tratará la estructura de cargos, áreas de la empresa y organigrama. La segunda parte tratará la imagen empresarial, la cual se debe aplicar tanto para la empresa como para sus productos.
Es importante tener en cuenta todo lo que se ha venido desarrollando para la empresa desde el capítulo IV, ya que constituyen la base para lo que será laPage 466organización definitiva en la entidad. Por ejemplo: En el punto tres (3) Selección de la mejor idea, para el numeral 3.4, se definió los recursos que se requieren para constituir o llevar a cabo las actividades de la misma. En este numeral se determinó la cantidad probable de talento humano que se debe tener en cuenta, el cual sirve de base para consolidar la estructura de cargos que hace parte de la estructura organizacional de la empresa..
Lo mismo sucede para determinar la imagen empresarial, dado que a través de ella se consolida su nombre (capítulo V) y se le proporciona una identidad mucho más dinámica y flexible mediante el diseño de su logotipo, logosímbolo y eslogan. Aquí es necesario tener en cuenta lo establecido en el capítulo VI de este documento, dado que todo ello debe estar relacionado con el proceso de planeación estratégica integral definido para la empresa.
El mapa conceptual No. 22, permite observar con mayor precisión cada uno de los pasos que se deben seguir para consolidar de forma integral, todo el proceso de organización para la empresa.
A continuación se va a realizar un estudio más a fondo acerca de lo que es e implica realizar la organización general de la empresa, para establecer las bases en pro de armonizar la organización hacia el logro del éxito que se estableció con la Planeación Estratégica Integral para la Empresa.
Iniciemos con la siguiente pregunta: ¿Qué es una organización?
Analicemos algunos conceptos dados por expertos en la materia:
Bakke E.W. en su libro Concept of Social Organization. In M. Haire considera que " Una organización social es un sistema continuo de actividades humanas coordinadas y diferenciadas que utiliza, transforma y une un conjunto específico de recursos humanos, de materiales, de capital, de ideas y de recursos naturales, en una unidad que tiende hacia la solución de problemas, esta unidad se dedica a satisfacer necesidades humanas en la interacción con otros sistemas de actividades y recursos humanos en el ambiente".
Theo Haiman en su libro Dirección y Gerencia define organización como " El proceso de definir y agrupar las actividades de la empresa estableciendo relaciones de autoridad entre ellas. Al realizar el administrador su tarea
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Mapa Conceptual No. 22: El Proceso de Organización Estratégica Integral en las Empresas
[VER MAPA CONCEPTUAL EN PDF ADJUNTO]Page 468organizadora define, distribuye y asigna actividades en forma tal, que pueda ejecutarse eficazmente. La organización implica: la creación, desarrollo y mantenimiento de una estructura de relaciones, con el objeto de conseguir los objetivos de la empresa. Organizar supone determinar obligaciones y asignarlas, así como establecer y mantener relaciones de autoridad entre los grupos de acción”.
Cuando ustedes están organizando están creando y ocupándose de un sistema estructural, que va a facilitar la coordinación de todas las actividades.
Si se observa los comentarios dados por Brakke y Theo Haiman, se puede afirmar que al organizar se están construyendo una estructura social que va a permitir la satisfacción de las necesidades de la empresa y la de sus clientes, a través de ese esquema diseñado para el logro de los objetivos propuestos. El empresario aspira a satisfacer las necesidades humanas con su producto a vender y para ello debe definir las tareas a realizar, divide el trabajo y delega autoridad para que los entes participantes sean parte activa y no pasiva de su organización.
Al dividirse el trabajo en actividades, éstas pueden ser fácilmente asignadas a diversos ejecutantes en un orden lógico cualquiera, pero bajo una coordinación que le permita tomar decisiones y/o modificaciones oportunas. El esquema de organización debe reflejar el flujo de trabajo y la necesidad de colaboración entre los miembros de la organización, así como de los diferentes organismos (departamentos, filiales, etc.)
Mediante la organización, la empresa establecerá la forma como se van a llevar a cabo las diferentes acciones y actividades que realizarán los funcionarios de la misma, he indicará cómo van a trabajar en la empresa, de que forma realizarán las actividades y quiénes serán los responsables de hacerlo.
Se requiere entonces formar una organización más definida. La información que se va a generar en este capítulo, le ayudará a definir todo lo que se debe hacer en cada función que su empresa desarrollará. Aquí deben asegurarse de que cada responsable de las diferentes actividades comprenda perfectamente cuál va a ser su trabajo y qué será capaz de realizarlo con ganas y dedicación.
La responsabilidad para el cumplimiento de cada una de las actividades que debe llevar a cabo la empresa, debe ser distribuida de acuerdo a los cargos y enPage 469ellos se asignarán aquellas personas que se encuentren capacitadas y preparadas para asumir su papel y enfrentarse a solucionar problemas que diariamente se presentarán.
Para ello se realizará un estudio de las áreas de la empresa, sus principales funciones y actividades, para que así se facilite su manejo y se asuma con mayor compromiso la responsabilidad por el éxito de las mismas.
Tal como se estableció en el capítulo anterior, es de vital importancia que para cada una de las etapas que se van a seguir, organizar desde el principio cada una de sus actividades en orden cronológico y así poder asignar sus responsables y tiempo aproximado de realización; para posteriormente y una vez realizadas cada una de estas acciones registrar su duración, analizando las diferencias presentadas y corregir el curso que debe llevar la empresa.
El modelo de este cronograma de actividades que se debe llenar antes de iniciar la ejecución de las acciones a realizar para este capítulo, es el que se presenta a continuación y que se recomienda elaborar ya que a través de el se tendrá una organización aproximada del tiempo en que se requiere para llevar a feliz término lo programado. No olviden después de ejecutadas cada una de las actividades propuestas, realizar su respectivo análisis.
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Cronograma de actividades No. 4: Organización Estratégica Integral de la Empresa
| DETALLE DE LAS ACTIVIDADES | RESPON SABLES | T I E M P O | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| P | MES: | |||||||
| E | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ||
| ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA | ||||||||
| Objeto social | P | |||||||
| E | ||||||||
| Estructura de cargos. | P | |||||||
| E | ||||||||
| Areas de la empresa, funciones y actividades. | P | |||||||
| E | ||||||||
| Estilos de organización. | P | |||||||
| E | ||||||||
| Organigrama. | P | |||||||
| E | ||||||||
| IMAGEN EMPRESARIAL | ||||||||
| Tipo de empresa a constituir | P | |||||||
| E | ||||||||
| Nombre de la empresa | P | |||||||
| E | ||||||||
| Imagen Corporativa | P | |||||||
| E | ||||||||
| Logotipo para la empresa | P | |||||||
| E | ||||||||
| Logosímbolo de la empresa. | P | |||||||
| E | ||||||||
| Eslogan. | P | |||||||
| E | ||||||||
| Papelería Comercial. | P | |||||||
| E | ||||||||
| IMAGEN PARA LOS PRODUCTOS: | ||||||||
| Tipo de productos a ofrecer | P | |||||||
| E | ||||||||
| Nombre de los productos a ofrecer | P | |||||||
| E | ||||||||
| Logotipo para los productos | P | |||||||
| E | ||||||||
| Logosímbolo de los productos. | P | |||||||
| E | ||||||||
| Eslogan de los productos. | P | |||||||
| E | ||||||||
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El objeto social está relacionado con la Misión de la empresa; es decir, su razón de ser.
Sin embargo, jurídicamente en el objeto social se deben identificar cuales son los actos que debe desarrollar la empresa para poder cumplir con las obligaciones que la ley establece y que se encuentran debidamente aceptadas por las entidades que vigilan el cumplimiento de las mismas, tanto en forma directa como indirecta.
Por lo general cuando la empresa realiza su registro ante la Cámara de Comercio de su localidad (ver capítulo V), dicha entidad le expide el Certificado de Existencia y Representación Legal cuando se trata de personas jurídicas o Certificado Mercantil para personas naturales, en donde queda consignado de forma clara y completa todos los actos y contratos que la empresa puede y está en capacidad...
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