Planeación de proyectos
| Autor | Francisco J. Toro López |
| Páginas | 47-106 |
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Capítulo 2
Planeación de proyectos
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Planeación de proyectos
Introducción
Este capítulo explica de modo práctico los mecanismos básicos de MS-Project y de Excel —enfocados a la creación de un proyecto— las formas alternativas de introducir su información y sus diferentes tareas, recursos y calendarios. Se explica también el manejo de la información en forma tabular y se profundiza en el estudio de conceptos referentes a los tipos de tareas y las relaciones entre ellas.
También estudia la forma en que se pueden realizar diagramas con la información registrada y el manejo de esta información. En la última parte se estudia la manera en que se puede organizar y mostrar la información de un proyecto y su empleo a través de sus diversas opciones, menús y vistas más importantes.
En este capítulo se tratan los siguientes temas:
• Registro de un proyecto y de sus tareas
• Los diferentes vínculos entre tareas
• Creación y asignación de calendarios
• Tipos de tareas
• Asignación de recursos
• Análisis del balance entre el tiempo y el costo de un proyecto
• Cómo calcular la probabilidad de concluir un proyecto en un tiempo determinado.
En términos generales, en este capítulo se verá la creación y asignación de calendarios a un proyecto y/o a sus recursos, el uso de ayudas y de los asistentes, el uso de múltiples ventanas y vistas. También se verán los tabuladores y sus formas de empleo y los esquemas y formatos de presentación de ventanas y vistas. Así mismo, se tratarán las técnicas de programación de tareas y la asignación de recursos a las mismas, el plan base que servirá para darle seguimiento y la aplicación de acciones correctivas durante el desarrollo de un proyecto.
En forma correspondiente con lo anterior, en MS-Project se identifican tres estados en el tiempo que se aplican al momento de guardar los datos de un proyecto:
1. Información actual o a la fecha
2. Información del plan base, o sea, aquella que se compara luego con la real en la fase de monitoreo y control
3. Información de la ejecución real.
La información actual se utiliza generalmente, y con mucha frecuencia, durante la fase de planeación, pero es también posible de emplear cuando ocurren cambios en la fase de ejecución, provenientes de cambios en las asignaciones
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de recursos o por cambios aprobados por un comité de control de cambios en un plan del proyecto. El plan base es el escenario contra el cual se evalúa la marcha de un proyecto en su fase de ejecución. El real simplemente guarda la información en el momento en que las tareas se desarrollan.
En la versión 2010 es posible comparar la ejecución real con cualquier línea de base provisional que haya sido guardada previamente4. Para ello se usa la opción principal Archivo y luego Opciones y por último se selecciona la carpeta Avanzado.
Con la versión de Project 2010, se abre la posibilidad de escoger dos formas de reportar las tareas, a saber:
1. Programación manual
2. Programación automática
La primera básicamente sirve para listar las tareas que es uno de los pasos recomendados por el PMI. La segunda es la forma que tradicionalmente ha tenido el producto Ms-Project y le permite ver las flechas de inicio y terminación tan pronto se establecen los vinculos entre las tareas. Más adelante se explicarán sus funcionalidades.
4 Un plan provisional se guarda para mantener una historia de los diferentes planes que pudieron haber sido discutidos durante la fase de planeación de un proyecto
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Registro de un proyecto y de sus tareas
Es recomendable siempre comenzar la creación de un proyecto dándole a éste un nombre y estableciendo su fecha de inicio o terminación, con respecto a la cual habrán de programarse todas las tareas que formen parte de él. Los datos generales de un proyecto son aquellos con los cuales se identifica, de la misma forma que lo hace una persona con una credencial. Estos son:
• Nombre del proyecto
• Compañía propietaria o usuaria del proyecto
• Administrador del proyecto
• Fecha de inicio prevista o planeada
• Fecha de terminación exigida o estimada
• Calendario aplicable al proyecto
NOTAS.
Los tres campos iniciales se reportan mediante el formulario Tarea Resumen del proyecto que se activa con la opción Archivo y luego Opciones. Se recomienda aquí indicar como mínimo el nombre del proyecto, el de la compañía y el del administrador, pues es muy posible que se necesite en muchos informes y vistas. Por otra parte, con la opción del menú Proyecto, y luego seleccionando la subopción Información del proyecto, se abre una ventana con información importante del mismo, como:
• El Calendario base del proyecto
• La fecha de inicio o la deseada o asignada fecha de terminación
• Cómo se va a hacer la programación general de las tareas del proyecto:
- A partir de una fecha de inicio (por defecto)
Terminando el proyecto en determinada fecha.
La figura 2.1 explica estos conceptos.
El botón Estadísticas permite inspeccionar información resumida de un proyecto en términos de sus fechas de inicio y terminación, duración, trabajo y costo. En la carpeta, por defecto, cuando se abre un nuevo proyecto, la fecha de inicio se toma como la que tenga registrada la computadora y se asume que el proyecto se va a programar de esta fecha y hacia adelante. La otra opción es útil cuando el proyecto se va a desarrollar tratando de cumplir con una fecha de terminación.
Project tiene varias opciones para establecer estos datos básicos y también para personalizar diversos parámetros de uso general. Para ello, observe en la
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figura 2.2, marcados con flechas en color gris oscuro, los nombres de las opciones del menú principal que permiten hacer estos cambios:
Figura 2.1 Información general de un proyecto
Figura 2.2 Opciones para personalizar el manejo de Project
Con la opción Archivo del menú principal la subopción Opciones y luego haciendo clic en la carpeta Avanzado se indica al proyecto que muestra la información de su tarea resumen. Esto sirve para cambiar posteriormente el nombre del proyecto, solicitando el respectivo formulario, así como su fecha de inicio y la empresa dueña. El formulario Información del Proyecto que aparece bajo la opción Proyecto facilita cambiar también el calendario y la forma de arrancar la programación del proyecto como se explicará más adelante.
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Para especificar las carpetas donde se van a guardar plantillas y archivos de Project y darle seguridades a estos archivos, se puede usar la carpeta Guardar. Con Opciones y la carpeta Mostrar se puede modificar la presentación de diversas vistas y diagramas. Se deja para capítulos posteriores el estudio de las opciones Informe y Colaborar con las que se puede ampliar la gama de informes, por una parte, y especificar formas de colaboración de los equipos de trabajo.
NOTAS:
• Si especifica una fecha de inicio, Project calculará la fecha de término, y a la inversa, al especificar la fecha de término, calculará la de inicio. No es posible determinar las dos al mismo tiempo.
• La programación de un proyecto, hecha de acuerdo con una fecha de inicio, supone que las tareas se programarán tan pronto como sea posible (en inglés, el término es ASAP [As Soon As Possible]); y una programación general, basada en una fecha de terminación, asume que esta programación será tan tarde como sea posible (en inglés, es ALAP [As Late As Possible]).
• Project considera como una restricción el hecho de especificar directamente una fecha de inicio o de terminación de una tarea, lo cual reduce en forma apreciable la flexibilidad en el manejo de la programación de las tareas.
Vistas de información de un proyecto con MS-Project
Project le facilita al usuario diversas vistas mediante la opción Vista del menú
principal o a través de los íconos ubicados en la parte izquierda de la pantalla. Algunas vistas vienen acompañadas de una forma tabular, que generalmente se localiza en la parte izquierda de la ventana, es decir, en forma de tablas, como en el caso del Diagrama de Gantt, la Hoja de Recursos y las vistas de Uso de Recursos y de Tareas. En la Figura 2.3 se retoma la vista del diagrama de Gantt.
Figura 2.3 Vista del diagrama de Gantt
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Observe que la vista Diagrama de Gantt combina las diferentes opciones del menú principal —Archivo, Tareas, Recursos, Vista y Formato— con una presentación en forma tabular de algunos campos de tareas a la izquierda y con la presentación gráfica de las barras Gantt de las tareas a la derecha.
A Project se le pueden aplicar distintos contenidos de las tablas —conjuntos de datos— para el registro y manejo de la información del proyecto. Por ejemplo: al ejecutar la vista Diagrama de Gantt de la opción Vista del menú principal, ésta se muestra con la información básica de las tareas. A esta vista se le aplican diversas tablas con el fin de obtener información de variada naturaleza. Por ejemplo, si se aplica la tabla de Costos —usando la opción Tabla del menú principal y luego seleccionando la opción Costos— será posible manejar la información de costos de las tareas en el mismo diagrama de Gantt.
La ventana Diagrama de Gantt
Esta ventana contiene la información básica de un proyecto. Por defecto, es la vista que se muestra cuando se abre MS-Project; en la parte derecha de esta ventana, se presenta la gráfica de barras Gantt, en la central, la información básica de las tareas en forma tabular o sea con el formulario Entrada de Tareas y a la izquierda, varios íconos para abrir los archivos de MS-Project que fueron usados recientemente (si es la primera vez que se...
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