Administración del tiempo, manejo efectivo de reuniones, juntas y presentaciones efectivas
| Autor | Ruth Arroyo Tovar |
| Páginas | 195-228 |
Capítulo XII
Administración del tiempo,
manejo efectivo de reuniones,
juntas y presentaciones efectivas
Administración del tiempo
Contexto
La administración del tiempo se ha convertido en un factor vital para la consecución
de nuestros objetivos. Gestionar nuestro tiempo de forma ecaz equivale a gestionar
nuestra vida de forma ecaz, puesto que lo que hacemos con nuestro tiempo se
convierte en lo que hacemos con nuestra vida.
Quien elige vivir una vida plena debe comprender la importancia del tiempo. Un
aprovechamiento adecuado del tiempo permite disfrutar del trabajo, descanso y del
ocio. Para cualquier persona que desee administrar su tiempo de forma ecaz y como
paso previo a iniciar un programa de gestión del tiempo, le sería muy útil reexionar
sobre el concepto de mejora personal, la misma que se consigue cambiando nuestras
prioridades a la hora de invertir nuestro tiempo. (Planes, 2004).
El día tiene pocas horas y todos quisiéramos tener la clave para multiplicarlas y poder
desempeñar todas las tareas. Una investigación reciente sugiere que se puede tener
más control sobre el tiempo, y los resultados que éste tiene sobre el negocio. Los
expertos del área de “diseño del tiempo” argumentan que los dueños de empresas
deberían incluir este factor en sus estrategias empresariales, tal y como hacen con
otros recursos, como los nancieros o humanos.
HABILIDADES GERENCIALES
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Algunas comparaciones entre países han demostrado que existen diferentes
concepciones sobre el tiempo. Así, llegar tarde para los estudiantes de una universidad
de California, es estar retrasado veinte minutos, mientras que llegar tarde para los
brasileños es estar retrasado treinta y cuatro minutos. En el campo de los negocios,
según la consultora Martha E. Sherman, también existen ideas particulares sobre el
tiempo entre los diferentes grupos. Por ende, una vez que se comprendan las culturas
divergentes, se puede inuir en la manera como el tiempo funciona dentro de la
organización.
En todas las empresas existen diferentes ritmos de tiempos, marcados por
proveedores, clientes y competidores, entre otros. Mientras más se dependa de uno
de estos actores, mayor será la adaptación a tal estilo particular. Esto puede a la larga
crear ineciencias. Un caso especial es el trimestre scal como lapso de negocios.
Esta forma de organización hace que en algunas empresas las ventas al principio
del trimestre sean ojas y se agilicen a medida que se va terminando el período. Los
investigadores tienden a clasicar el tiempo en: monocrónico y policrónico.
El primero está caracterizado por desarrollar una tarea en un período dado, mientras
en el segundo caso se trata de desempeñar varias tareas frecuentemente con múltiples
interrupciones. Ambos tipos tienen ventajas y desventajas. En el segundo, hay mayor
grado de interacción entre los empleados. En el primero, existe un mayor enfoque en
la eciencia pero menos exibilidad e innovación.
La gestión ecaz del tiempo, incluso más que la adquisición de cualquier otra habilidad
de alto rendimiento, exige entrenamiento y disciplina, puesto que probablemente,
implementar los cambios deseados nos va a suponer tener que librarnos de un sinfín
de hábitos no deseados. La autodisciplina es un hábito de las personas proactivas y
se convierte en un factor crítico cuando lo aplicamos a la administración de nuestro
tiempo.
Gastar el tiempo vs. Invertir el tiempo
Reconozca lo realmente importante y lo que no lo es, hay que dedicarse a hacer
cosas realmente importantes, en lugar de perder el tiempo en las que no lo son. La
tarea consiste en reconocer los obstáculos o impedimentos que no le permiten tener
un control de la situación, determinar qué aspectos le interesan y son realmente
favorables para la persona.
“Ayer es un cheque cancelado, mañana es un pagaré, hoy
es efectivo disponible. Gástalo con sabiduría”.
Anónimo
CAPÍTULO XII. ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO, MANEJO EFECTIVO DE REUNIONES 197
La pregunta aplicable sería: “¿Qué es lo más importante para hacer hoy, esta semana,
este mes?”
¿Qué es el tiempo?
Algunas deniciones:
• “Duración de los fenómenos”
• “Duración de las cosas sujetas a mudanza”
• “Aspecto mensurable de la duración”
En Grecia era el Dios Cronos. Y lo denían como la relación entre dos o más
fenómenos, sucesos, cuerpos u objetos.
El tiempo es la dimensión del cambio, si nada cambiara no habría tiempo.
Para el ser humano es vida, por eso sabemos el refrán “el tiempo es oro”, pero debería
decirse “el tiempo es vida”
Pregunta: ¿Cuál será la clave para organizar el tiempo?
Respuesta: La clave está en organizarse uno mismo.
Cada semana tiene 168 horas, hay que preguntarse entonces: ¿En qué emplea su
tiempo?
La respuesta gira en torno a cinco cosas que se pueden hacer:
1. Desarrollar conciencia de la importancia del tiempo y cómo emplearlo
2. Saber qué es lo que realmente le interesa: tanto en su vida privada como en el
trabajo
3. Dar prioridad a los asuntos importantes, que le interesan y hacerlos bien hechos
4. Asegurarse qué va a dedicar el tiempo necesario a sus prioridades y de igual
forma colaborará con el tiempo de los demás
5. Reconocer qué y quién roba el tiempo, para enfrentarse a ellos correcta y
efectivamente.
Hay que intentar pensar en un día que tiene 24 horas, como si tuviera 4 tipos de
tiempo: trabajo, familia, ocio y salud.
Trabajo: Tiempo que se vende o regala a otras personas
Familia: Tiempo que dedica a sus seres queridos y a su hogar
Ocio: Tiempo que dedica a distraerse, relajarse, hacer deporte, ver televisión, leer
o para compartir con los amigos, etc.
Salud: Tiempo necesario para dormir, comer, descansar, hacer ejercicio físico y
vida espiritual
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