Aplicación práctica
| Autor | Jorge Enrique Chavarro Cadena/Guillermo Cortés Guzmán |
| Páginas | 60-190 |
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FORMATO AUTORIZACIÓN PARA REALIZAR LA NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS DE CARÁCTER PARTICULAR PROFERIDOS POR LA DIRECCIÓN DE PARAFISCALES, LA SUBDIRECCIÓN DE DETERMINACIÓN DE OBLIGACIONES Y LA SUBDIRECCIÓN COBRANZAS
La UGPP notifica los procedimientos y trámites administrativos que adelanta a través de medios electrónicos, para adelantar este trámite deberá registrar su dirección de correo electrónico y aceptar las condiciones relacionadas en el presente documento.
De igual manera, con esta aceptación usted podrá actuar ante la UGPP haciendo uso de los medios electrónicos.
Yo Representante legal, mayor de edad y vecino de la ciudad de Bogotá, identificado con ce No 1.000.001. de la ciudad de Bogotá, actuando en mi calidad de Representante Legal de EgorLtda.., con NIT 830.147.817-3 y domicilio en Bogotá , entidad que en adelante y para los efectos de la presente autorización se denominará EL USUARIO, AUTORIZO a la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, quien para efectos del presente documento se denominará LA UGPP para que los actos administrativos de carácter particular que se profieran respecto de la entidad que represento, le sean notificados electrónicamente a mi representada, de acuerdo con lo previsto en los artículos 565 y siguientes del Estatuto Tributario Nacional y 56 de la Ley 1437 de 2011. Para el efecto declaro que conozco y acepto los términos, condiciones e instrucciones que se establecen a continuación, sobre la notificación por medios electrónicos de los actos administrativos que profiere la UGPP
Para la autorización, el USUARIO se identificará con la información que se registre en el siguiente cuadro. El correo electrónico que se incluye en el mismo será el que el USUARIO considera válido para que se le efectúe la notificación electrónica de los actos administrativos:
Primero. Requisitos de la cuenta de correo:
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Para que el aportante pueda ver un correo enviado por CertiMail solo deberá tener acceso a internet y una dirección de correo válida para notificación electrónica.
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Si es un correo electrónico de dominio público (Yahoo, Gmail, Hotmail y otros) el estándar que se maneja es de más de 10 MB para la recepción de archivos.
Segundo. Condiciones y términos de uso:
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Por medio de la suscripción del presente documento EL USUARIO autoriza a LA UGPP a realizar la notificación electrónica de los actos administrativos proferidos por la Dirección de Parafiscales, la Subdirección de Determinación de Obligaciones y la Subdirección de Cobranzas, a la dirección electrónica:
Ejemplo:
a I a r c o n @ g m a i I • c o m c o
Coloque el correo elegido:
e g o r @ g m a i I • c o m • c o
Repita el correo en este campo
e g o r @ g m a i I c o m • c o
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A partir de la fecha de suscripción de la presente autorización, LA UGPP queda facultada para remitir vía correo electrónico a la dirección incluida en el presente documento, los actos administrativos proferidos por la Entidad que deban ser objeto de notificación electrónica.
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Para efectos de la aplicación del artículo 566-1 del ETN, se entenderá que EL USUARIO ha "accedido al acto administrativo" y, por ende, la notificación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo remitido por LA UGPP en el buzón de la dirección electrónica diligenciada en el presente documento. Dicho envío y recepción de los correos electrónicos generados en desarrollo de la presente autorización serán certificados con plena validez jurídica por Servicios Postales Nacionales S.A. con el respaldo de Certicámara S. A. operador oficial del servicio de Certimail. El envío de los actos administrativos al correo electrónico de EL USUARIO en las condiciones señaladas en este documento tendrá las mismas consecuencias de la notificación por correo prevista en el Estatuto Tributario Nacional.
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Los términos procesales para todos los efectos empezarán a contarse a partir del día hábil siguiente de la notificación del acto administrativo correspondiente.
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El usuario se hace responsable de adoptar las medidas de seguridad idóneas para la administración de la cuenta de correo electrónico indicada en el presente documento, así como del manejo de la clave de ingreso al mismo y de mantener el buzón con la capacidad suficiente para la recepción de los actos administrativos que serán objeto de notificación; para lo anterior LA UGPP sugiere la creación de una dirección electrónica de uso exclusivo para el propósito de la presente autorización. En consecuencia, la omisión en el cumplimiento de dicha obligación por parte del USUARIO no invalidará el trámite de notificación realizada por medios electrónicos.
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El USUARIO será responsable de revisar diariamente el buzón del correo electrónico indicado en el presente documento, razón por la cual la omisión en el cumplimiento de dicha obligación no invalidará el trámite de la notificación realizada por medios electrónicos.
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Los actos administrativos objeto de notificación electrónica serán remitidos para su visualización en formato de imagen tif o pdf, razón por la cual el USUARIO deberá tener instalado en su equipo el software que permita la correcta visualización de las imágenes que remita LA UGPP
Tercero. Vigencia de la autorización. La presente autorización tendrá efectos a partir del cargue a través de la página web de LA UGPP y hasta tanto el USUARIO no comunique por cargue nuevamente a LA UGPP que las notificaciones sucesivas no se realicen por medios electrónicos, sino de conformidad con los otros medios previstos en el Estatuto Tributario Nacional. Dicha comunicación deberá ser remitida por el USUARIO a LA UGPP con una antelación no inferior a ocho (8) días hábiles a la fecha a partir de la cual EL USUARIO desee la cesación de la notificación de los actos administrativos por medios electrónicos.
Cuarto. Buena fe. Con la suscripción de la presente autorización el USUARIO acepta en su totalidad los términos y condiciones establecidos en el presente documento y se compromete a actuar en todo momento bajo los postulados de la buena fe.
Quinto. Aceptación de la autorización: Declaro haber leído y entendido la totalidad de los términos y condiciones contenidos en el presente documento, en prueba de lo cual lo suscribo a los_____días del mes de de 20
Firma:
Nombre: YO REPRESENTANTE
cc.
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La Unidad Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social UGPP, en uso de sus facultades legales establecidas en el artículo 21 numeral 10 del Decreto 575 de 2013, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 156 de la Ley 1151 de 2007 y los artículos 178 y 179 de la Ley 1607 de 2012, solicita información contable y de nómina (para nuestra aplicación práctica vamos a tomar enero de 2017), con el fin de determinar la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones del Sistema de Protección Social.
A continuación se desarrolla la aplicación real del requerimiento de información de la UGPP
Se solicitan los siguientes documentos a Egor. Ltda. NIT 830.147.817-3,
REQUERIMIENTO 11111, el expediente es asignado por la UGPP en el momento que envían el requerimiento de la información.
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Libro mayor y balance de lo(s) periodo(s) solicitado(s), (para nuestra aplicación práctica vamos a tomar el año 2017).
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Balance de prueba por terceros (auxiliares) año 2017 (1 de enero al 31 de diciembre).
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Estado de resultado por terceros (auxiliares) del 01 de enero al 31 de diciembre de 2017.
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Calculo de la nómina (para nuestra aplicación práctica vamos a tomar enero de 2017).
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Causación de la nómina con terceros (para nuestra aplicación práctica vamos a tomar enero de 2017).
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Cancelación (pago) de la nómina (para nuestra aplicación práctica vamos a tomar enero de 2017).
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Provisión seguridad social (para nuestra aplicación práctica vamos a tomar enero de 2017), de
- Aportes a administradoras de riesgos profesionales A.R.L
- Aportes a fondos de pensiones y/o cesantías
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Provisión parafiscales (para nuestra aplicación práctica vamos a tomar enero de 2017).
- Caja de compensación familiar
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Provisión laboral (para nuestra aplicación práctica vamos a tomar enero de 2017).
- Cesantías
- Intereses sobre las cesantías
- Prima de servicios
- Vacaciones
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Trabajadores independientes
- Auxiliares de las cuentas contables
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Copia de los contratos de aprendizaje de aprendices del SENA y/o practicantes universitarios que estuvieren vinculados a la empresa en los periodos solicitas, (para nuestro ejemplo no lo adjuntamos).
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Información pagos no incluidos en el ingreso base de cotización IBC
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Copia de las resoluciones de reconocimiento de la pensión de los pensionados vinculados en la empresa. (Egor Ltda., no tiene pensionados).
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Copia del documento de identidad del trabajador y del contrato de trabajo de prestación de servicios y constancia de aporte a pensión de los trabajadores extranjeros, (cada uno de los trabajadores lo adjunto para responder el requerimiento).
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Copia de las convenciones, pactos colectivos o similares, vigentes en (los) periodo(s) reportado(s) reportados. (Egor Ltda., no tiene pactos colectivos o similares).
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Relación de las planillas PILA mediante las cuales se efectuó el pago de aportes en formato Excel.
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REQUERIMIENTO 11111
Libro Mayor y Balance de lo(s) periodo(s) solicitado(s) (para nuestra aplicación práctica vamos a tomar el año 2017).
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REQUERIMIENTO 11111
Balance de Prueba por Terceros
(auxiliares) año 2017 (1 de enero al 31 de diciembre).
Se debe enviar al máximo nivel por terceros, indicando las cuentas (de la 1 activos a la 9 cuentas de orden acreedoras), descripción (nombre de la cuenta), NIT o CC, razón social...
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