Aplicaciones contables
| Autor | Jorge Enrique Chavarro Cadena/Guillermo Cortes Guzman |
| Páginas | 269-315 |
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Es el procedimiento por medio del cual se relacionan en un documento lo devengado menos (-) las deducciones (aportes salud, pensión, fondo de solidaridad, retención en la fuente, cooperativas y/o fondos de empleados entre otros) y valor neto a pagar.
El formato de la nómina, en términos generales debe contener:
• Encabezamiento: Nombre del empleador, el nombre del documento (Nómina para pago de sueldos) y el período de pago.
• Esquema central: Se compone de nombre(s) y apellido(s) de cada uno de los empleados, los días laborados, valores devengados, deducciones, neto pagado y irma con documento de identidad de los mismos. En la parte inferior los aportes paraiscales y la apropiación para prestaciones sociales.
• Parte inal: Sección para las observaciones pertinentes a novedades laborales y valores registrados en la nómina del respectivo período, con las irmas de quien la elabora, revisa, aprueba y contabiliza el respectivo documento.
• El valor devengado está constituido por las sumas que el empleador paga al empleado, y está formado por los distintos conceptos que forman el salario.
• Las deducciones, voluntarias o de ley, como se explican en el capítulo dos, corresponden a dineros que se disminuyen del valor devengado por cada uno de los empleados.
• El valor neto corresponde a la diferencia entre el total devengado y el total deducido de cada empleado.
• Las apropiaciones corresponden a los aportes paraiscales que debe cancelar la empresa a las siguientes entidades:
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De igual forma, hacen parte de las apropiaciones la provisión para el pago de prestaciones sociales y vacaciones que corresponden a:
Cesantía 1/12 del total devengado (8,33%)
Interés sobre Cesantía 12% de las cesantías.
Prima de servicios 1/12 del total devengado (8,33%) Vacaciones 1/24 del sueldo básico (4,16%)
Ahora, siguiendo la secuencia de las explicaciones anteriores, y lo tratado en este capítulo, se presenta un ejemplo:
EJEMPLO 12
LIQUIDACIÓN DE NÓMINA
La empresa Calzado Colombia & Cía. Ltda., presenta la siguiente información para liquidar la nómina, del personal administrativo, en el mes de Marzo de 2014.
Empleados:
• Juan Herrera, Gerente General, sueldo mensual $ 3.600.000.
• Pedro Gómez, Contador, Sueldo mensual $ 1.800.000.
• Gloria Ramírez, Secretaria, sueldo mensual de $ 900.000. Descuento mensual de libranza No.098 por $ 84.000.
• David Méndez, Administrador asistente, básico de $800.000 más comisión del 2.5% sobre ventas del mes de $ 20.000.000.
• Lucio Boada, Celador del turno de la noche (10 P.M. – 6 A.M.), sueldo mensual de $ 616.000, más el recargo nocturno.
• Ángel Prada, Celador diurno, sueldo básico mensual de $ 616.000, más 20 horas extras diurnas.
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Acorde al control de personal de la empresa:
• Ningún trabajador faltó en el respectivo mes.
• El auxilio de transporte mensual es de $ 72.000.
• Del sueldo básico mensual se descuenta el 5% para aporte al fondo de empleados (Todos están ailiados y autorizaron el descuento por escrito).
• La empresa está caliicada por la A.R.L. en la clase II (Cotización del 1,044%).
Ahora se procede a calcular cada uno de los respectivos valores.
CALZADO COLOMBIA & CIA LTDA NIT. 800.100.279 – 5 NÓMINA DEL 1 al 30 de MARZO de 2014
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• El departamento de personal de la empresa, en el cual se liquida y revisa la nómina, envía al departamento de tesorería para el pago.
• Se elabora comprobante de diario en el que se contabiliza la liquidación y pago de la misma.
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Para explicar el caso, se causa el ejemplo 12 asumiendo que la empresa Calzado Colombia & Cía. Ltda., tiene como procedimiento la liquidación y pago de la nómina en forma simultánea:
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En el comprobante de diario No.__, utilizando P.U.C. para comerciantes, se registran los valores correspondientes a las apropiaciones y provisiones de la nómina. Estos valores se encuentran en la parte inferior de la hoja de nómina para pago de sueldos, que sirve como soporte para la elaboración de estos comprobantes, ya que de ésta se extrae la respectiva información.
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Apropiaciones
Para el SENA , I.C.B.F y Caja de Compensación se toma el total devengado menos ( - ) el auxilio de transporte, o sea $9.111.766,67. (Ver Art. 25 y 31 Ley 1607 de 2012)
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Para el cálculo de Salud, Fondos de Pensiones y Riesgo Profesional, se toma el total devengado menos el auxilio de transporte $9.111.766,67. (Ver Art. 25 y 31 Ley 1607 de 2012)
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Provisión Obligaciones Laborales
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Posteriormente y de acuerdo a los plazos ijados para el pago de los aportes y deducciones de nómina, se elabora el respectivo comprobante en donde conste la cancelación de los mencionados pagos, que normalmente se hacen en forma independiente a cada una de las entidades EPS, ARL, Fondo de Cesantía y Caja de Compensación. Para este ejemplo tal hecho se registra en un sólo pago en el comprobante de egreso No.__.
Pago de aportes paraiscales y deducciones de nómina
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En relación a las provisiones de nómina, estas se hacen efectivas cuando, por Ley se cause el respectivo pago o se consolide la nómina al inal del período iscal.
Las prestaciones sociales se liquidan y pagan en las fechas determinadas por la Ley o a la terminación del contrato de trabajo.
El valor de la provisión se debe causar mensualmente y contabilizar, como se explicó en el ejercicio anterior, y al inalizar el período iscal, una vez efectuados los ajustes del caso, se trasladan los saldos a las cuentas de prestaciones sociales consolidadas (Cuentas 2510 Cesantías, 2515 Intereses sobre cesantías, 2520 Prima de servicios, 2525 Vacaciones y la 2540 Indemnizaciones).
En virtud del contrato de trabajo, en los meses de junio y diciembre, el empleador debe liquidar y pagar la prima de servicios a los empleados que adquieran este derecho.
Para explicar, se toma como ejemplo el caso del empleado Ángel Prada, celador de la empresa Calzado Colombia & Cía. Ltda., de acuerdo a la información que consta en la hoja de vida laboral del empleado se liquidará y cancelará la prima de servicios correspondiente al primer semestre de 2014.
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Este pago se hace independiente del pago de la nómina, el día 30 de junio de 2014, con comprobante de egreso No. ___
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Al cumplir un año de labores, el empleado adquiere el derecho a disfrutar de quince (15) días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas, o proporcionalmente en el momento del retiro.
Las vacaciones se liquidan con la asignación básica mensual que haya devengado el trabajador, en el momento de iniciarlas.
Para explicar, continuamos con el ejemplo del caso del empleado Ángel Prada, celador de la empresa Calzado Colombia & Cía., Ltda., de acuerdo a la información que consta en la hoja de vida laboral del empleado se liquidará y cancelará las vacaciones pendientes.
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Este pago se hace independiente del pago de la nómina, el día 01 de Agosto de 2014, con comprobante de egreso No. ___
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De acuerdo al tiempo laborado de cada uno de los empleados, en cada año a 31 de Diciembre se debe hacer un corte de cuentas de cesantías pendientes, teniendo en cuenta la información que conste en la hoja de vida laboral de cada uno de los empleados, se liquidan los valores pendientes por concepto de cesantías, a razón de un salario mensual por año o proporcional al tiempo de labores del respectivo año.
Para explicar, se continúa con el ejemplo del empleado Ángel Prada, celador de la empresa Calzado Colombia & Cía., Ltda., de acuerdo a la información que consta en la hoja de vida laboral del empleado se liquidarán las cesantías pendientes a 31 de Diciembre de 2012, como se describe a continuación:
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Se procede a elaborar el respectivo comprobante de Diario para consolidar las cesantías a 31 de diciembre de 2013 como se muestra en el comprobante No._____
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Posteriormente, dentro de los primeros cuarenta y cinco (45) días del siguiente año al de la respectiva liquidación, se consigna dicho valor en el fondo de cesantías elegido por el trabajador, previa elaboración del respectivo comprobante de egreso. Para nuestro ejemplo, la empresa Calzado Colombia & Cía. Ltda. Consigna las cesantías del trabajador en mención el 14 de febrero de 2014, según comprobante de egreso No.__
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De acuerdo a los pagos parciales o totales de cesantías, o sobre los saldos acumulados por este concepto a 31 de diciembre de cada año, a más tardar dentro de los treinta (30)...
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