Aplicaciones contables
| Autor | Jorge Enrique Chavarro Cadena/Guillermo Cortes Guzman |
| Páginas | 189-236 |
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Es el procedimiento por medio del cual se relacionan en un documento lo devengado menos (-) las deducciones (aportes salud, pensión, fondo de solidaridad, retención en la fuente, cooperativas y/o fondos de empleados entre otros) y valor neto a pagar.
El formato de la nómina, en términos generales debe contener:
• Encabezamiento: Nombre del empleador, el nombre del documento (Nómina para pago de sueldos) y el período de pago.
• Esquema central: Se compone de nombre(s) y apellido(s) de cada uno de los empleados, los días laborados, valores devengados, deducciones, neto pagado y firma con documento de identidad de los mismos. En la parte inferior los aportes parafiscales y la apropiación para prestaciones sociales.
• Parte final: Sección para las observaciones pertinentes a novedades laborales y valores registrados en la nómina del respectivo período, con las firmas de quien la elabora, revisa, aprueba y contabiliza el respectivo documento.
• El valor devengado está constituido por las sumas que el empleador paga al empleado, y está formado por los distintos conceptos que forman el salario.
• Las deducciones, voluntarias o de ley, como se explican en el capítulo dos, corresponden a dineros que se disminuyen del valor devengado por cada uno de los empleados.
• El valor neto corresponde a la diferencia entre el total devengado y el total deducido de cada empleado.
• Las apropiaciones corresponden a los aportes parafiscales que debe cancelar la empresa a las siguientes entidades:
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De igual forma, hacen parte de las apropiaciones la provisión para el pago de prestaciones sociales y vacaciones que corresponden a:
Cesantía 1/12 del total devengado (8,33%)
Interés sobre Cesantía 12% de las cesantías.
Prima de servicios 1/12 del total devengado (8,33%)
Vacaciones 1/24 del sueldo básico (4,16%)
Ahora, siguiendo la secuencia de las explicaciones anteriores, y lo tratado en este capítulo, se presenta un ejemplo:
EJEMPLO 12
LIQUIDACIÓN DE NÓMINA
La empresa GENL SAS, presenta la siguiente información para liquidar la nómina, del personal administrativo, en el mes de Enero de 2017.
Empleados:
• Juan Herrera, Gerente General, sueldo mensual $2.600.000.
• Pedro Gómez, Contador, Sueldo mensual $1.800.000.
• Gloria Ramírez, Secretaria, sueldo mensual de $1.200.000, descuento mensual de
90.000.
• David Méndez, Administrador asistente, básico de $900.000 más comisión del 2.5% sobre ventas del mes de $32.000.000.
• Lucio Boada, Celador del turno de la noche (10 P.M. – 6 A.M.), sueldo mensual de $737.717, más el recargo nocturno.
• Ángel Prada, Celador diurno, sueldo básico mensual de $737.717, más 20 horas extras diurnas.
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Acorde al control de personal de la empresa:
• Ningún trabajador faltó en el respectivo mes.
• El auxilio de transporte mensual es de $83.140.
• Del sueldo básico mensual se descuenta el 5% para aporte al fondo de empleados (Todos están afiliados y autorizaron el descuento por escrito).
• La empresa está calificada por la A.R.L. en la clase II (Cotización del 1,044%).
Ahora se procede a calcular cada uno de los respectivos valores.
• El departamento de personal de la empresa, en el cual se liquida y revisa la nómina, envía al departamento de tesorería para el pago.
• Se elabora comprobante de diario en el que se contabiliza la liquidación y pago de la misma.
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Para explicar el caso, se causa el ejemplo 12 asumiendo que la empresa GENL. SAS., tiene como procedimiento la liquidación y pago de la nómina en forma simultánea:
En el comprobante de diario No.__, utilizando P.U.C. para comerciantes, se registran los valores correspondientes a las apropiaciones y provisiones de la nómina. Estos valores se encuentran en la parte inferior de la hoja de nómina para pago de sueldos, que sirve como soporte para la elaboración de estos comprobantes, ya que de ésta se extrae la respectiva información.
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Apropiaciones
Para la Caja de Compensación se toma el total devengado menos (- ) el auxilio de transporte, o sea $9.010.480,47 (Ver Art. 25 y 31 Ley 1607 de 2012).
Para el cálculo de Salud, Fondos de Pensiones y Riesgo Profesional, se toma el total devengado menos el auxilio de transporte $9.010.480,47 (Ver Art. 25 y 31 Ley 1607 de 2012).
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Provisión Obligaciones Laborales. El registro contable se realiza individualmente.
Para calcular la provisión de las Obligaciones Laborales se toma el total devengado , 9.343.040,47
excepto el calculo de las vacaciones que es menos el Auxilio de Transporte 9.010.480,47
Posteriormente y de acuerdo a los plazos fijados para el pago de los aportes y deducciones de nómina, se elabora el respectivo comprobante en donde conste la cancelación de los mencionados pagos, que normalmente se hacen en forma independiente a cada una de las entidades EPS, ARL, Fondo de Cesantía y Caja de Compensación. Para este ejemplo tal hecho se registra en un sólo pago en el comprobante de egreso No.__.
Pago de obligaciones con parafiscales en Comprobante de Egreso
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En relación a las provisiones de nómina, estas se hacen efectivas cuando, por Ley se cause el respectivo pago o se consolide la nómina al final del período fiscal.
Las prestaciones sociales se liquidan y pagan en las fechas determinadas por la Ley o a la terminación del contrato de trabajo.
El valor de la provisión se debe causar mensualmente y contabilizar, como se explicó en el ejercicio anterior, y al finalizar el período fiscal, una vez efectuados los ajustes del caso, se trasladan los saldos a las cuentas de prestaciones sociales consolidadas (Cuentas 2510 Cesantías, 2515 Intereses sobre cesantías, 2520 Prima de servicios, 2525 Vacaciones y la 2540 Indemnizaciones).
En virtud del contrato de trabajo, en los meses de junio y diciembre, el empleador debe liquidar y pagar la prima de servicios a los empleados que adquieran este derecho.
Para explicar, se toma como ejemplo el caso del empleado Camilo Sastoque, empleado de servicios varios de la empresa GENL. SAS., de acuerdo a la información que consta en la hoja de vida laboral del empleado se liquidará y cancelará la prima de servicios correspondiente al primer semestre de 2017.
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Este pago se hace independiente del pago de la nómina, el día 30 de junio de 2016, con comprobante de egreso No. ___
Al cumplir un año de labores, el empleado adquiere el derecho a disfrutar de quince (15) días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas, o proporcionalmente en el momento del retiro.
Las vacaciones se liquidan con la asignación básica mensual que haya devengado el trabajador, en el momento de iniciarlas.
Para explicar, continuamos con el ejemplo del caso del empleado Camilo Sastoque, empleado de servicios varios de la empresa GENL SAS., de acuerdo a la información que consta en la hoja de vida laboral del empleado se liquidará y cancelará las vacaciones pendientes.
GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5 Liquidación de pago de vacaciones
Lugar y fecha: Bogotá D.C. Agosto 1 de 2017
Empleado: Camilo Sastoque Cargo: Servicios varios
Periodo: del 01 de Junio 2016 al 01 de Junio de 2017 360 días
Actual asignación básica mensual 737.717,00
Fecha de iniciación de vacaciones: 1 de Agosto 2017
Fecha de terminación de vacaciones: 25 de Agosto de 2017
Días hábiles de vacaciones: 15
Días Calendario vacaciones: 25
Valor a cancelar por vacaciones de 25 días $ 614.764,17
FECHA RECIBI: Camilo Sastoque C.C. 19.259.260 Bta. 01/08/2017 PREPARADO POR: Pedro Pérez APROBADO POR: Sebastian Herrera
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Este pago se hace independiente del pago de la nómina, el día 01 de Agosto de 2017, con comprobante de egreso No. ___
De acuerdo al tiempo laborado de cada uno de los empleados, en cada año a 31 de Diciembre se debe hacer un corte de cuentas de cesantías pendientes, teniendo en cuenta la información que conste en la hoja de vida laboral de cada uno de los empleados, se liquidan los valores pendientes por concepto de cesantías, a razón de un salario mensual por año o proporcional al tiempo de labores del respectivo año.
Para explicar, se continúa con el ejemplo del empleado Camilo Sastoque, empleado de servicios varios de la empresa GENL. SAS., de acuerdo a la información que consta en la hoja de vida laboral del empleado se liquidarán las cesantías pendientes a 31 de Diciembre de 2016, como se describe a continuación:
GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5
Liquidación de cesantías
Lugar y fecha: Bogotá D.C. Diciembre 31 de 2016
Empleado: Camilo Sastoque Cargo: Servicios varios
Periodo: del 01 de Enero de 2016 al 31 de Diciembre de 2016
Días base para la liquidación 360 días Asignación básica mensual 689.454,00 Auxilio de transporte 77.700,00 Horas extras promedio mensual 66.000,00 Otros 0,00 Total promedio mensual 833.154,00
Valor...
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