Elaboración de archivos, validación, presentación - Información exógena 2013 - reporte 2014 - Cartilla información exógena en medios magnéticos para la DIAN 2014-2015 - Libros y Revistas - VLEX 514136722

Elaboración de archivos, validación, presentación

AutorJorge Enrique Chavarro Cadena/Jorge Enrique Beltrán Triana
Páginas101-210

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4. 1 ¿Cómo recolectar la información?

la expedición de la resolución con las especiicaciones técnicas a reportar, debe permitir la adecuación de los sistemas contables de manera tal, que se recolecte la información requerida por cada resolución, archivo y concepto, y facilite la elaboración de la información a suministrar.

Por ejemplo, conociendo que uno de los aspectos a relacionar en el archivo de pagos o abonos en cuenta es el discriminado del valor del pago en lo solicitado como costo o deducción y lo que no, implica que podemos (debemos) realizar el manejo de estas cifras de manera acorde con nuestros registros contables y tener la información al inalizar el periodo gravable que facilite el diligenciamiento de los formatos, incluyendo el formato de información de relevancia tributaria (1732)

Nuestro sistema de información, nuestras bases de datos, deben contar con las direcciones, códigos de países, efectuar los cruces de información correspondientes y garantizar el lleno de los requisitos exigidos por cada uno de los diferentes archivos, identiicar el IVA que se contabilizo como mayor del costo o gasto, los valores pagados que no son o serán solicitados como deducción, etc.

Son las resoluciones una herramienta de mostrar a administradores, socios, dueños, etc., que eduque en el manejo de la información, que brinde respaldo al quehacer diario del contador y a nuestra búsqueda permanente de

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información de terceros completa, idedigna, oportuna y permita desarrollar nuestra función de asesorar y de rendir informes tributarios y iscales con el lleno pleno de requisitos, y al mismo tiempo permitir unos cruces de información basados en certezas e información totalmente veriicada.

4. 2 Prevalidador

A) Instalación del prevalidador

la DIAN, suministra la posibilidad de prevalidar la información, para que no se presenten errores de conformación de los archivos, sin que el uso del prevalidador garantice que los archivos en su contenido son correctos.

La versión del prevalidador, “información tributaria vigencia 2013”, a la fecha de edición de esta cartilla aún no se encuentra disponible en la página WEB de la DIAN.

Sin embargo, considera el autor que las modiicaciones serán en la estructura interna del mismo y que en su mayoría se continuara trabajando con la misma base que se ha hecho en años anteriores, por lo cual se presenta y anexa el método de trabajo y las recomendaciones que se han realizado para esta ayuda brindada por la DIAN.

El prevalidador, se encuentra diseñado en Excel, y bajo unos procesos lógicos denominados “macros”, convierte dicha información, si esta bien conformada, en archivos “XML”, para que sean enviados a la DIAN.

Lo primero que debemos realizar, es conseguir el prevalidador, e instalarlo en el equipo en el cual se va a preparar la información, para su posterior envió.

B) Acceso al prevalidador

• Ingreso al prevalidador

En la carpeta creada por usted para instalar su prevalidador, encontrará además de otros archivos:

Una carpeta denominada “salida”, que será en la que el prevalidador guardará los archivos validados.

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Una carpeta nombrada “XLD”, que contiene los archivos necesarios para efectuar la validación de los “XML”.

Un archivo en Word, denominado “manual”, en el que podrá encontrar las instrucciones para el buen uso de la herramienta.

Un archivo en Excel nombrado “Prevalidador_Tributario_2013_
vX.X”, que será el que debemos ejecutar para ingresar al prevalidador.

Al ingresar al archivo de Excel, encontraremos las pantallas de presentación: la primera es la pantalla de entrada; la segunda incluye la deinición, los obligados y recomendaciones generales; la tercera relaciona los documentos necesarios para el diligenciamiento de la información, y la cuarta presenta la estructura, desplazamiento por las pantallas, diligenciamiento y ayudas.

La pantalla siguiente presenta las opciones de Diligenciamiento o Validación. Si desea Diligenciar seleccione el formato que va a utilizar, y luego haga clic en “Ir al formato” para acceder a la pantalla de diligenciamiento.

Si cuenta ya con los archivos generados en formato XML y desea validarlos para conocer que están correctamente generados, seleccione el formato del archivo y utilice el botón Examinar para determinar el archivo a validar. Al hacer clic en el botón validar el prevalidador revisa la conformación de los archivos y le envía un mensaje si todo está correcto.

Si al consultar (vía Internet) la solicitud de envío de un archivo XML generado por el prevalidador se le informa que este archivo contiene errores, el sistema le presenta un reporte de errores en formato XML el cual podrá descargar y revisar frente al XML enviado.

• Pantalla de diligenciamiento

Una vez ubicado en esta pantalla deben observarse las diferentes características, como son:

Barra de Herramientas

Área de diligenciamiento

Cuadro de Ayudas y Errores

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C) Barra de herramientas del prevalidador

al utilizar el prevalidador, en la Barra de Herramientas además de las opciones tradicionales, se activa una pestaña denominada “Complementos”. El menú de esta pestaña, se observar de la misma manera que en una versión anterior a Ofice 2007 y se maneja como lo vimos en el paso anterior.

D) Hoja de trabajo

esta zona está destinada para incluir la información requerida en los diferentes formatos. Se diferencian tres tipos de celdas: a) la que permiten el ingreso de datos, que tienen fondo blanco; b) las de título, que tienen fondo verde, y c) las celdas bloqueadas, de fondo gris.

El ingreso de la información debe cumplir con las condiciones de forma solicitadas, para evitar generar mensajes de error. Si la opción ayuda esta activada, cada vez que ingrese información con algún error o que no corresponda el prevalidador reportará el erro para permitir su corrección.

SI bien usted puede continuar diligenciando la información sin solucionar el error, no se le permitirá general el archivo “XML”, hasta que no sea subsanado.

• Cuadro de Ayudas

Al situarse en algún campo de la hoja de trabajo, si la opción ayuda esta activada, le dirá que tipo de información debe alimentar en ese cuadro y algunos parámetros de validación. Si la casilla debe diligenciarse con información incluida en la resolución como tipo de documentos, municipio, concepto, etc., al hacer doble clic sobre esta casilla se desplegara...

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