Aspectos jurídicos de las empresas
| Autor | Ramiro A. Zuluaga Giraldo |
| Páginas | 327-372 |
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Es importante que el empresario conozca los aspectos jurídicos que tiene establecido cada país, como exigencias en la creación de empresas, a fin de estar al margen de la ley y evitar posteriores sanciones que seguramente van a perjudicar la entidad.
Para el caso de nuestro país, los pasos que se pueden señalar como los más importantes en la fundación independientemente del ramo o sector de la producción escogido por los socios de la misma inicia desde el momento en que los socios, accionistas o futuros empresarios se reúnen formalmente para establecer la nueva empresa. De esta reunión surge el acta de constitución para la fundación de la organización.
Una vez formalizada la actividad, se procede a la elaboración de los estatutos que van a permitir generar las normas para el manejo en general de la empresa y que en la mayoría de los casos requiere la intervención de un abogado que elabore los borradores en forma clara y completa, porque ellos van a quedar registrados en la escritura de constitución (siguiente paso) que debe serPage 328protocolizada en notaría pública, para posteriormente llevarla a la Cámara de Comercio de la localidad y efectuar el registro.
Adicionalmente, toda empresa debe obtener a través de la Dirección de Aduanas e Impuestos Nacionales "DIAN" el Número de Identificación Tributaria "NIT" a fin de quedar registrado dentro de los contribuyentes y así poder efectuar el respectivo pago de impuestos estipulados por la ley para todas las personas que ejercen el comercio en forma legal.
Como la empresa está obligada a llevar contabilidad, las leyes colombianas exigen el registro de los respectivos libros en la Cámara de Comercio de la localidad, para garantizar la transparencia en el manejo de la organización.
Finalmente, la mayoría de empresas deben tener punto de venta o sede donde van a concurrir los diferentes clientes. Este lugar debe cumplir con algunos trámites especiales como es obtener los diferentes permisos tanto a la Dirección de Bomberos, Secretaría de Salud, Planeación Distrital o Municipal y Derechos de Autor por el uso de música ambiental. Todo ello, con el ánimo de ofrecer seguridad al cliente, empleados y la misma organización. Ver mapa conceptual No. 19.
De una manera ágil y sencilla, a continuación se va dar a conocer como se debe operar jurídicamente cuando se desea crear legalmente una empresa, y así evitar inconvenientes de orden legal y jurídico con el gobierno. Vale la pena aclarar que estos trámites son los que actualmente se exigen y se encuentran reglamentados en Colombia; para otro país es necesario averiguar su trámite.
En Colombia, las Cámaras de Comercio, instituciones de servicios, de naturaleza corporativa, gremial y privada, sin ánimo de lucro, con funciones de carácter legal, las cuales fueron definidas a través del Código del Comercio y el Decreto 898 de 2002, son las encargadas de todos los aspectos relacionados con los comerciantes, en especial, con lo relacionado al sector empresarial.
Entre sus principales funciones se encuentran:
- Administrar los registros públicos, mercantiles de proponentes y de entidades sin ánimo de lucro.
- Ser un organismo consultivo del Gobierno Nacional
- Prestar servicios de arbitraje y conciliación
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- Fortalecer el desarrollo empresarial
- Promover el desarrollo regional, cultural, recreacional y de turismo
- Participar en programas que promuevan la internacionalización de la economía
- Desempeñar funciones de veeduría cívica
En el año 2002 en la ciudad de Cartagena se hizo el lanzamiento de los Centros de Apoyo Empresarial CAE, adscritos a la Cámara de Comercio, cuya principal finalidad es la de facilitar los trámites, disminuir costos, facilitar la formalización de nuevas empresas, reducir. Los CAE se encuentran ubicados en las respectivas cedes de las Cámaras de Comercio de las principales ciudades del país y a ella se puede acudir no solo personalmente, sino también a través de Internet, visitando la página Web www.ccb.org.co menú CAE.
Los resultados de la creación de los CAE para Colombia han sido ampliamente favorables principalmente para ciudades como Bogotá, Barranquilla, Bucaramanga, Cali, Cartagena y Medellín, en donde se ha logrado la integración de la Dirección de Impuestos y Aduana Nacional DIAN, al modelo de simplificación y al desmonte de los conceptos previos al funcionamiento de nuevos negocios.
Adicional a lo anterior, se crea el Registro Único Empresarial RUE, convirtiéndose en la primera red nacional de servicios empresariales, que integra y centraliza el Registro Mercantil y el Registro de Proponentes que administra las 57 cedes de la Cámara de Comercio existentes en el país.
Tal como se ha establecido, para cada capítulo se recomienda elaborar un cronograma de actividades que va a permitir planear con mayor seguridad los pasos que deben realizar; organizar su tiempo y mantener control sobre cada una de ellas. El siguiente modelo propuesto sirve de ayuda:
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Cronograma de actividades No. 2: Aspectos jurídicos para la creación de empresas
| T I E M P O | ||||||
| DETALLE | RESPONSABLES | P S E M A NA | ||||
| E | 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| -Reunión de fundación. | P | |||||
| E | ||||||
| -Confirmación del nombre. | P | |||||
| E | ||||||
| -Elaboración de los estatutos y Legalización de la escritura. | P | |||||
| E | ||||||
| -Inscripcion en la camara de Comercio De la empresa y los libros contables | P | |||||
| E | ||||||
| -Obtención certificado de existencia y de representación legal | P | |||||
| E | ||||||
| -Inscripción del RUT y Obtención del NIT y demás trámites con la DIAN | P | |||||
| E | ||||||
| a. Permiso de Para uso del suelo. | P | |||||
| E | ||||||
| b. Permiso de Bomberos. | P | |||||
| E | ||||||
| c. Permiso de Secretaría de Salud. | P | |||||
| E | ||||||
| d. Licencia Ambiental. | P | |||||
| E | ||||||
| e. Registro de alimentos. | P | |||||
| E | ||||||
| f. Inscripciones fondos de salud, pensión, Cesantías y riesgos profesionales. | P | |||||
| E | ||||||
| g. Inscripción Caja de Compensación Familiar para subsidio y turismo. | P | |||||
| E | ||||||
A continuación se procederá a explicar cada uno de los pasos necesarios para crear de manera legal una empresa, iniciando con los trámites de tipo comercial, luego los trámites tributarios, los trámites de funcionamiento, finalizando con los trámites de tipo laboral. El FPA No. 4 "aspectos jurídicos de la empresa", será utilizado para resumir cada uno de estos trámites. Ver modelo.
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Mapa Conceptual No. 19: El Proceso Jurídico para constituir y formalizar empresas TALLER No. 2: ASPECTOS JURÍDICOS DE
[VER MAPA CONCEPTUAL EN PDF ADJUNTO]
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FPA No. 4: Aspectos jurídicos de la empresa
| TRÁMITES NECESARIOS | RAZÓN DEL TRAMITE | ENTIDAD DONDE SE REALIZA EL TRÁMITE | DOCUMENTOS NECESARIOS | COSTO DEL TRÁMITE |
|---|---|---|---|---|
| 1. Comerciales | ||||
| 2. Tributarios | ||||
| 3. De funcionamiento | ||||
| 4. Laborales |
Una vez terminado de explicar cada uno de estos trámites y para facilitar el trabajo en este punto, se presenta un resumen general utilizando para ello el FPA No. 4, en donde se habilita una columna adicional para que se actualice los costos en general necesarios para crear de manera legal la empresa seleccionada.
El primer requisito que el Gobierno Nacional (Colombia) exige a toda persona que desea de manera voluntaria crear y consolidar una empresa, corresponde a los trámites de tipo comercial, en donde lo que se busca es demostrar que se está cumpliendo con la Ley como comerciante. Los trámites a continuación se presentan.
Acta de Fundación:
Cuando se tiene la firme decisión de crear empresa y a la vez se define qué es lo que se va a ser, se requiere formalizar una serie de pasos que van a permitir darle la seriedad e importancia al emprender una actividad comercial de este tipo.
Cuando se asiste a una reunión con el ánimo de tratar temas importantes, se busca la posibilidad de obtener el máximo provecho de ella. Si antes de empezar esta reunión no se da un orden a las ideas y se toma nota de lo que allí se exprese, al final no se obtendrá claridad en los resultados a obtener.
Es por ello, que antes de empezar la reunión y una vez nombrado el moderador que por lo general es el mismo coordinador quien fue nombrado anteriormente, se debe dar un orden a las ideas a expresar, para que este se encargue de liderarPage 333la actividad con el apoyo de un secretario que tome nota de lo que allí se va a tratar, para posteriormente levantar un acta de los principales resultados obtenidos en ella.
Recuerden que el moderador o coordinador y secretario generalmente son los mismos que se definieron al principio de este documento, quienes ya tienen las funciones y responsabilidades asignadas para ello y desde ya deben asumir su papel con compromiso, seriedad y responsabilidad.
Al realizar la reunión de socios para constituir formal y jurídicamente la empresa, se debe levantar un acta que contenga como mínimo: Lugar de la reunión, fecha, hora, socios asistentes, monto del capital con el que se formará la empresa, nombramiento del gerente y suplente y firma de los presentes. En esta misma reunión se debe estudiar y aprobar el borrador de la escritura de constitución de la sociedad que se ha de llevar a la Notaría. Normalmente dicho trámite para elaborar el acta inicial no debe durar más de un día y solo se elabora para la constitución de una sociedad.
Al elaborarse el acta de la reunión para constituir la empresa por escrito y protocolizarse ante notaría, se le está dando el carácter jurídico de legalidad, además de obtener un mayor compromiso y seriedad entre los socios o inversionistas, tal como se hace cuando...
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