Caja general, caja menor, bancos
| Autor | Eduardo Godoy Ramírez |
| Páginas | 169-200 |
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CAJA GENERAL, CAJA MENOR, BANCOS 169
C A PÍ T U L O
CAJA GENERAL,
CAJA MENOR, BANCOS
OBJETIVOS
Identificar la naturaleza de las cuentas caja, caja menor, bancos y su ubicación en el plan único de cuentas.
Conocer la contabilización de los registros a efectuarse en caja, caja menor y bancos.
Estudiar e interpretar el uso de las cuentas “T” en caja, caja menor y bancos.
Registrar la caja menor acorde con las disposiciones del decreto 2649/93.
Efectuar y establecer el método de conciliación bancaria.
CAJA
Definición: Son los recursos con que cuenta el ente económico en forma inmediata. Estos recursos están representados en dinero (billetes y monedas de diferentes valores y denominaciones), al igual que de cheques y transferencias electrónicas a favor del ente económico y de soportes de tarjetas de crédito y débito. Como medida de control interno, se establece que todos los ingresos en efectivo, cheques a favor del ente económico, soportes de tarjetas crédito o débito, deben ser registrados en caja.
Características
Clase: 1 Activo (Naturaleza Débito)
Grupo: 11 Disponible
Cuenta: 1105 Caja
Subcuenta: 110505 Caja general
110510 Cajas menores
110515 Moneda extranjera
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CONTABILIDAD y PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
DEBE HABER
+ Recibo de dinero, cheques, y pagos con tarjetas crédito
y o débito
+ Sobrantes de caja al efectuar los arqueos
Ejemplo:
La compañía Egor Ltda. recibe el 31 de Enero de 20__, por parte de la señora Sonia, un cheque por valor de $ 500.000 por concepto del pago de una venta que se le hizo el día 03 de Enero de 20__, al igual que el valor de $ 318.250 en efectivo de una venta efectuada el día 26 de Enero de 20__. El 01 de Febrero de 20__ se consigna el total de lo recibido el día anterior en igual forma y por la misma cantidad.
Registro en Recibo de Caja el día 31de Enero de 20__
Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
1105 Caja 818.250
110505 Caja general - Cheque 500.000
110505 Caja general - Efectivo 318.250
1305 Cliente 818.250
1305___ Nacionales y/o del exterior 818.250
Sumas Iguales 818.250 818.250
Registro en cuentas “T”
CAJA GENERAL (110505)
CLIENTES (1305__)
818.250 818.250
- Consignación diaria en el banco
- Faltante en caja al efectuar los arqueos
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Registro en el comprobante de diario el día 01 Febrero de 20__
Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
1110 Bancos 818.250
111005 Moneda nacional 818.250
1105 Caja 818.250
110505 Caja general 818.250
Sumas Iguales 818.250 818.250
Registro en cuenta “T”
CAJA GENERAL (110505) BANCOS (111005)
818.250 818.250
CAJA MENOR
Definición: Es un fondo fijo del cual dispone el ente económico para gastos urgentes dentro del desarrollo de su objeto social; este fondo fijo es ordenado por la gerencia y/o la Junta Directiva y cuyo soporte es el acta.
Características
Clase: 1 Activo (Naturaleza Débito)
Grupo: 11 Disponible
Cuenta: 1105 Caja
Subcuenta: 110510 Cajas Menores
DEBE HABER
+ Cuando se crea el fondo fijo - Cuando se disminuye el fondo fijo
+ Cuando se aumenta el fondo fijo - Cuando se cancela el fondo fijo
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CONTABILIDAD y PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
Ejemplo:
La compañía Egor Ltda., en Junta Directiva celebrada el 05 de Enero de 20__, estableció en el Acta No. 11 la creación de la Caja Menor por un monto de $ 500.000 para ser utilizado en gastos menores para el desarrollo del objeto social del ente económico.
Registro en el comprobante de egreso el día 05 de Enero de 20__
Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
1105 Caja 500.000
110510 Cajas menores 500.000
1110 Bancos 500.000
111005 Moneda nacional 500.000
Sumas Iguales 500.000 500.000
Registro en cuentas “T”
CAJAS MENORES (110510) BANCOS (111005)
500.000 500.000
El 06 de Enero de 20__ se utilizaron $ 50.000 para la compra de elementos de aseo, $ 18.200 para el envío por correo de unas cotizaciones. Se le otorgó a los dos mensajeros la suma de $ 8.000 a cada uno para el transporte del día.
Al efectuar el arqueo de Caja Menor, al finalizar la jornada de trabajo del día 06 Enero de 20__, se contará:
Billetes y monedas $ 415.800
1 Factura por compra de elementos de aseo 50.000
1 Recibo del correo 18.200
2 Vales de transporte por valor de 16.000
Total $ 500.000
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Modelo para efectuar arqueos de Caja Menor
NOMBRE DEL ENTE ECONÓMICO ARQUEO DE CAJA MENOR
Responsable Cargo
Monto Fijo $ Según Acta de fecha Libro Auxiliar SI NO
BILLETES CANTIDAD VALOR MONEDAS CANTIDAD VALOR $ 1.000 $ 20 $
2.000 50
5.000 100
10.000 200
20.000 500
50.000
TOTAL $ + TOTAL $ = $
RELACIÓN DE VALES
FECHA CONSECUTIVO BENEFICIARIO CONCEPTO VALOR
$
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CONTABILIDAD y PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
Registro en comprobante de egreso el día 06 de Enero de 20__, correspondiente al reembolso de Caja Menor.
Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
5135 Servicios 18.200
513540 Correo, portes y cables 18.200
5195 Diversos 66.000
519525 Elementos de aseo y cafetería 50.000
519545 Taxis y buses 16.000
1110 Bancos 84.200
111005 Moneda nacional 84.200
Sumas Iguales 84.200 84.200
La Junta Directiva y/o gerencia general, en cesión del 31 de Enero de 20__, asignó aumentar la Caja Menor a $ 550.000, según acta No. 12
Registro en comprobante de egreso del día 31 de Enero de 20__
Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
1105 Caja 50.000 110510 Cajas menores 50.000
1110 Bancos 50.000 111005 Moneda nacional 50.000
Sumas Iguales 50.000 50.000
Saldo de Caja Menor a 31 de Enero de 20__
CAJA MENOR
______________
Creación Enero 05/ 20__ $ 500.000 Aumento Enero 31/ 20__ 50.000
______________
Saldo a 31 Enero/ 20__ $ 550.000
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El 02 de Febrero de 20__ la Junta Directiva y/o gerencia general en acta No. 14, decidió reducir la Caja Menor a $280.000
Registro en Recibo de Caja el día 02 de Febrero de 20__
Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
1105 Caja 270.000 110505 Caja general 270.000
1105 Caja 270.000 110510 Cajas menores 270.000
Sumas Iguales 270.000 270.000
ó registro en Comprobante de Diario (con consignación bancaria como soporte)
Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
1110 Bancos 270.000 111005 Moneda nacional 270.000
1105 Caja 270.000 110510 Cajas menores 270.000
Sumas Iguales 270.000 270.000
Saldo de Caja Menor al 02 de Febrero de 20__
CAJA MENOR
Creación Enero 05 / 20__ $ 500.000
Aumento Enero 31 / 20__ 50.000 Disminución Febrero 02 / 20__ (270.000)
___________
Saldo a Febrero 02/ 20__ $ 280.000
En acta No. 21 del 01 de Marzo de 20__ la Junta Directiva y/o gerencia general estipuló que la compañía no requería de Caja Menor.
Registro en recibo de caja el día 01 de Marzo de 20__
Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
1105 Caja 280.000 110505 Caja general 280.000
1105 Caja 280.000 110510 Cajas menores 280.000
Sumas Iguales 280.000 280.000
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CONTABILIDAD y PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
ó Registro en comprobante de diario (con consignación bancaria como soporte)
Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
1110 Bancos 280.000 111005 Moneda nacional 280.000
1105 Caja 280.000 110510 Cajas menores 280.000
Sumas Iguales 280.000 280.000
Saldo de caja menor el 01 de Marzo de 20__
CAJA MENOR
Creación Enero 05/ 20__ $ 500.000
Aumento Enero 31/ 20__ 50.000 Disminución Febrero 02 / 20__ (270.000) Cancelación de la Caja Menor (280.000)
____________
Saldo a Marzo 01 de 20__ 0
Reglamento de caja menor
1. Autorización de caja menor: La(s) caja(s) menor(es) se deben crear mediante orden emitida por la Gerencia General y/o Junta Directiva.
2. Apertura de la(s) caja(s) menor(es): La Gerencia Administrativa y/o Financiera será la dependencia encargada de preparar las comunicaciones por medio de las cuales se constituyan la(s) caja(s) menor(es) y de coordinar el trámite para contar con la Disponibilidad Presupuestal
3. Procedimientos de caja menor. El registro del movimiento de la(s) caja(s) menor(es) se debe llevar por los funcionarios asignados para su manejo, en registros en Excel de acuerdo con la estructura de control que establezca la Gerencia Administrativa y/o Financiera. Registro que en cualquier momento puede ser verificado.
Se deben tener los siguientes controles:
Las operaciones se deben registrar de manera individual y en orden cronológico, con base en los comprobantes o documentos que respalden cada operación, indicando: fecha, codificación del gasto, concepto y valor, según los comprobantes y valor del Impuesto sobre las ventas por pagar - IVA.
1. El código contable del P.U.C. (Plan Único de Cuentas) al que corresponde;
2. Su monto bruto;
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3. Las deducciones practicadas concepto y monto;
4. El monto líquido pagado;
5. La fecha del pago;
6. El NIT del beneficiario, y
7. Los demás datos que se consideren necesarios.
4. Funcionarios encargados del custodio (manejo): El Gerente General podrá designar a cualquier funcionario idóneo del ente económico para que sea responsable de la(s) caja(s) menor(es), excepto a quienes estén desempeñando funciones de Almacenista, o tengan a su cargo el manejo de bienes o recaudo de dineros por cualquier concepto.
Los pagos deben realizarlos solo los funcionarios que tengan a su cargo el manejo de la(s) caja(s) menor(es); no obstante si por alguna razón las compras del bien y/o servicio debieran realizarla otros funcionarios, se les entrega el dinero necesario y se les hace firmar un recibo provisional, el cual debe ser reemplazado por el documento definitivo a más tardar al día siguiente hábil.
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