Ciclo contable
| Autor | Ángel María Fierro Martínez |
| Páginas | 113-195 |
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El ciclo contable (aunque no se menciona en las NIIF) está compuesto por un conjunto de actividades, las cuales se repiten cada periodo contable que está definido por un mes, un trimestre o un año, de tal manera que el ciclo anual inicia el primero de enero y termina el 31 de diciembre.
Las principales actividades que se pueden detallar son:
- Transacciones comerciales entre los diferentes actores de un sector económico, ahora entre diferentes inversionistas de varios países.
- Elaboración de los diferentes soportes o documentación de las anteriores transacciones, con sus debidas autorizaciones y lleno de otros requisitos legales.
- Codificación de los soportes mediante el plan de cuentas de cada uno de los sectores.
- Ingreso de las operaciones en forma manual mediante el comprobante de contabilidad en los libros auxiliares y principales y de control de todas las operaciones.
- Digitalización de las operaciones en los documentos propios del software de contabilidad, una vez hecho el estudio del suceso o hecho económico de acuerdo a las NIIF más apropiadas.
- Ajustes contables como resultado de la verificación de las afirmaciones por parte de la auditoria o revisoría fiscal.
- Elaboración de los estados financieros en forma manual o por medio de los reportes del software.
- La definición de contabilidad tiene todos los elementos para el buen desempeño del ciclo contable y presentación de los resultados.
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- Estados financieros oportunos de acuerdo a los principios y conceptos de las NIIF para pymes y del marco conceptual para las grandes empresas.
- Análisis de los resultados de gestión, mediante la interpretación de los resultados dentro del contexto y la formulación de propuestas para lograr metas y objetivos.
- Formular el plan de negocios, con su respectiva evaluación operativa y financiera, para demostrar la capacidad del negocio de generar flujos de efectivo. Formular también el fortalecimiento con estrategias alcanzables para que el negocio pueda ser competitivo.
Es importante destacar que el ciclo contable resume el proceso de registro de todas las transacciones realizadas en los periodos contables mensuales, que inician el primero de enero y terminan el 31 de diciembre, con la elaboración y presentación de los estados financieros. Estos deben ser aprobados por las instancias superiores (junta directiva, alta dirección) para autorizar su publicación a los asociados, tal como acontece con las sociedades comerciales, y luego se presentan a la asamblea general o junta de socios. Sobre esta información se toman las decisiones de reparto de utilidades, en calidad de dividendos o participaciones, asignación de reservas y otras decisiones que proyectan a la empresa en el devenir empresarial.
El ciclo contable es un proceso que describe los procedimientos de elaboración de la contabilidad que deben seguirse para garantizar que todos los hechos económicos se reconozcan de acuerdo a los requerimientos de las NIIF, se evalúen de acuerdo a los modelos contables, se registren y se evalúen nuevamente a la fecha sobre la cual se informa y se transmitan en los estados financieros que se publican a los usuarios de la información para que tomen decisiones económicas.
El ciclo de información contable está compuesto por tres procesos: entrada, procesamiento y salida de la información contable.
El ciclo contable muestra todo el proceso de información financiera y consiste fundamentalmente en los siguientes aspectos:
- Reconocimiento de las políticas contables definidas para el ente contable de acuerdo a sus transacciones más comunes (hechos, eventos o sucesos).
- Reconocimiento de las transacciones comerciales resultado de la naturaleza del negocio, sometidas al requerimiento de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos.
- Medición inicial de acuerdo a los modelos de costo y de valor razonable.
- Recolección de los documentos soportes externos e internos.
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- Codificación de cada soporte en sus operaciones o transacciones.
- Resumen de las operaciones en el comprobante de contabilidad.
- Registro en los libros de contabilidad auxiliar y principal.
- Valoración posterior de acuerdo a cada uno de los métodos.
- Baja en cuenta o desreconocimiento de algunos hechos o sucesos.
- Elaboración y presentación de los estados financieros.
- Revelación de los estados financieros en notas donde se expongan las políticas contables y otros hechos relevantes de cada cuenta.
- El ciclo es válido tanto para la contabilidad manual como también para la contabilidad sistematizada.
En el siguiente gráfico se muestra la recolección de soportes que facilitan la elaboración de la contabilidad en un período contable de un mes, de un trimestre o de un año.
Gráfico No. 6. Fundamentos del ciclo contable
Gráfico No. 7. Recolección de soportes y elaboración de libros
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En la contabilidad sistematizada los soportes internos se elaboran mediante el programa de contabilidad. La codificación se puede abreviar para no digitar códigos mediante plantillas u operaciones repetitivas, de tal manera que si se quiere conocer el documento, el comprobante de contabilidad, los libros auxiliares y principales, el control de existencias y el estado de situación financiera de comprobación de saldo [balance de comprobación de saldos], se emite mediante la barra de reportes, como es el caso de cualquier programa o sistema contable.
Toda operación o transacción del negocio debe documentarse en un soporte, además de la aplicación de las características cualitativas de las NIIF de las verificaciones de las afirmaciones, que no se pueden obviar en un proceso de validación de la información.
Corolario: proceso que no se documenta ni se verifica, proceso olvidado y sin elementos de evidencia en futuras demandas o controversias contables.
Gráfico No. 8. Operaciones, soportes y verificaciones
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Soportes internos y externos: la contabilidad está compuesta por una serie de soportes [las NIIF no mencionan la clase de soportes contables]:
- Internos: los que expide la empresa en la contabilización de hechos o sucesos propios, como por ejemplo una compra, una venta, producción, un ajuste, cierre de ejercicio, declaración de un dividendo o uso de una reserva, los cuales se elaboran en notas de contabilidad.
- Externos: son aquellos que tienen relación con particulares en las relaciones comerciales como facturas, comprobantes de pago, nómina, etcétera.
- Con los comprobantes internos y externos la empresa legaliza las operaciones del ciclo contable. Los soportes que envían los particulares sirven de soporte a los internos y externos de la empresa, pero nunca reemplazan un soporte de registro de la empresa; en otras palabras, la empresa debe emitir sus propios documentos soporte.
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Codificación: consiste en tomar cada documento soporte (interno y externo), analizar la operación para hacerle el reconocimiento o incorporación a los estados financieros de acuerdo a la NIIF más apropiada en los conceptos respectivos, hacer su medición inicial y definir los códigos que requiera de acuerdo al plan de cuentas [las NIIF no tienen códigos ni planes de cuentas; estos lo hará cada país, de tal manera que cada uno los adaptará].
Casos y análisis sobre reconocimiento de los hechos económicos:
- El auxiliar de contabilidad no conoce el ciclo contable. Si no lo conoce, mucho menos tiene la capacidad y el conocimiento de las NIIF para reconocer, medir los hechos económicos, dar de baja y hacer la presentación de los estados financieros, y tampoco podrá transmitir la información correctamente a los usuarios y hacer las revelaciones.
- Solamente algunas operaciones se elaboran en documento. El reconocimiento de un hecho económico tiene dos momentos: el primero es el análisis de la esencia para su...
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