Consideraciones generales sobre proyectos
| Autor | Francisco J. Toro López |
| Páginas | 1-46 |
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Capítulo 1
Consideraciones generales sobre proyectos
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Consideraciones generales sobre proyectos
Introducción
En este capítulo se revisan, de manera práctica, los principios de la teoría de la administración de proyectos. Se hace una descripción de las metodologías más comunes y de las características generales de dos herramientas de Microsoft: Project y Excel, con énfasis en la manera como se debe preparar y presentar la información, mediante la referencia permanente al empleo de diversas alternativas, menús y vistas más importantes de este par de herramientas.
Este capítulo consta de las siguientes secciones:
• Fundamentos de la administración de proyectos
• Metodologías empleadas para administrar proyectos
• Herramientas de Microsoft para administrar proyectos
• Elementos característicos de MS-Project
• Hoja de cálculo de Excel
• Elementos fundamentales de Excel
• Introducción a Project
• Más sobre el empleo de Excel
La primera parte, que se refiere a la administración de proyectos, cubre los aspectos de creación de las fases en la administración de un proyecto, la definición y creación del plan de un proyecto, los mecanismos de seguimiento y el cierre de un proyecto, las metodologías e instrumentos empleados en la identificación de las tareas y la conversión en módulos del proyecto. Igualmente, se verán, en la segunda parte, los diferentes métodos gráficos para el manejo de proyectos, tales como las gráficas de Gantt, el así llamado CPM (Critical Path Method) y el PERT (Program Evaluation Review Technique), y finalmente las formas de afrontar los problemas de limitaciones en la asignación de recursos.
Recomiendo empezar planes de capacitación a las personas que administran proyectos, que vean que el plan del proyecto vive de principio a fin y no es simplemente una foto. Los siguientes numerales tratan sobre las herramientas de computación para manejo de proyectos.
Objetivos
Al finalizar este capítulo, el responsable de un proyecto estará en capacidad de:
• Identificar las fases y la secuencia que guardan entre sí
• Reconocer sus características de duración, recursos necesarios y dependencias
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• Aplicar sistemas gráficos para convertir en módulos la programación de las tareas
• Reconocer las tareas de cuya ejecución depende la duración total del proyecto
• Reconocer los problemas comunes en la asignación de recursos.
Fundamentos de la administración de proyectos
En esta parte se revisa la teoría de la administración de proyectos y los enfoques de las metodologías usualmente empleadas para su planeación, programación y control.
Antes de proponer una definición de qué es un proyecto, vale la pena tener presente que un proyecto tiene estas características generales:
1. Tiene un marco de tiempo determinado definido en la forma de un momento de inicio y otro de terminación. Ello induce a concluir que un proyecto es temporal, lo que es comunmente deducido cuando todo el equipo encargado del mismo es desbandado o reasignado a otros encargos al terminar el proyecto.
2. Persigue un objetivo que debe ser claramente definido; debe tener medidas que faciliten su evaluación y preferiblemente que encajen en los planes estratégicos de su patrocinador. En las diversas fases de su desarrollo participan múltiples equipos de trabajo con el propósito de crear un producto, un servicio o un elemento que se puede llamar un Entregable único. Por ejemplo, muchísimos edificios han sido construidos, pero cada uno de ellos es único en el sentido que tienen diferentes propietarios, diferentes ubicaciones, diferentes contratistas, etcétera que los hacen únicos, independientemente que hayan sido hechos inclusive con el mismo o similar plan de desarrollo.
3. El plan de un proyecto es desarrollado por etapas o en otros términos es ejecutado de un modo progresivo, a fin de que sus efectos económicos, sociales y ambientales puedan ser verificados en forma periódica.
4. Todo proyecto requiere de recursos de diversa naturaleza que, en la gran mayoría de los casos, están limitados y restringen en diversas formas su ejecución. La cantidad y calidad de los recursos tiene mucho que ver con los alcances de un proyecto, porque el logro final de un objetivo implica el cumplimiento de ciertos estándares de calidad, los cuales pueden provenir de políticas empresariales o de los establecidos en un ámbito económico o social determinado.
De la lista anterior, el PMI considera los tres primeros como fundamentales para definir como tal a un proyecto. En términos de su administración, el PMI considera importante estudiar también las interrelaciones entre el tiempo, el costo y los alcances que, en forma indirecta, afectan la calidad del producto;
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estos factores, en el esfuerzo de desarrollar un proyecto, se complementan con otros factores que a su vez pueden generar otras restricciones al proyecto, como lo son el riesgo, el grado de satisfacción del cliente o cualquier otro factor que limite las opciones.
Estos factores pueden incluir la fecha de un hito, es decir, de un logro significativo en el proyecto, o el máximo permitido al riesgo que un proyecto pueda tener, y es en este momento en el que se debe prestar atención al marco de restricciones que se presentan al interrelacionar estos factores, cada uno con un papel muy importante en los proyectos, a saber:
Figura 1.1 Las dimensiones básicas de un proyecto
Estas dimensiones, en mayor o menor medida, determinan los esfuerzos por lograr un equilibrio dinámico que los administradores de un proyecto permanentemente tratan de ajustar y encauzar de acuerdo con las políticas de una empresa y el cumplimiento de los objetivos finales del proyecto. En cada una de estas dimensiones está implícita la presencia permanente de un margen de incertidumbre.
De lo anterior también se puede concluir que las metas y los objetivos de un proyecto se circunscriben estrechamente a los objetivos y políticas de las empresas, y como éstas pueden tener muy diversos objetivos y razones para su existencia, también los proyectos pueden tener variados objetivos y metas.
Para realizar un proyecto, el administrador responsable del mismo debe planear, organizar y revisar el desempeño de las tareas que lo conforman; debe entonces administrar los equipos de trabajo y los recursos de tal manera que exista una relación eficiente entre los objetivos y alcances del proyecto, el
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tiempo que se dedica al mismo, los costos que se derivan de su realización y el cumplimiento de requisitos de calidad impuestos al producto o al resultante final del proyecto1.
El objetivo fundamental de esta obra es enseñar las formas, disciplinas y herramientas de manejo de proyectos, porque se tiene la convicción de que sólo a través de un claro entendimiento de estas disciplinas —acompañadas, claro está, de una comprensión de diversas herramientas computarizadas— se puede garantizar, en mejor forma, que los objetivos y alcances de un proyecto se materialicen.
Con esta obra se intenta llegar al administrador de proyectos para proveerle estos conocimientos con un énfasis especial en el uso de herramientas computarizadas. El éxito en su implantación y uso no podrá ser interpretado en términos de asegurar completamente la consecución de los objetivos de un proyecto, sino en términos de reducir el margen de incertidumbre que siempre rodeará a todos los proyectos, sin importar su clase y naturaleza.
Según estos conocimientos, es posible establecer diferentes planes de trabajo donde se tomen en cuenta las complicaciones e imprevistos que pueden surgir, así como las ventajas de realizar el trabajo de una u otra manera, manejando por adelantado los elementos que intervienen en el proyecto, hasta encontrar el modo en que el desempeño sea el indicado para alcanzar un objetivo específico.
Al comenzar la planeación de un proyecto, generalmente, se plantea este tipo de preguntas:
• ¿Qué objetivo u objetivos se plantean para el proyecto y cuáles son los alcances respectivos?
• ¿Qué tareas se deben realizar, y en qué orden, para lograr el objetivo ya planteado?
• ¿Cuánto tiempo llevará la realización de estas tareas?
• Si alguna tarea se retrasa, ¿qué repercusión tendrá en el desarrollo del proyecto?
• ¿Las cantidades y calidades de los recursos son o serán suficientes según lo planeado?
• ¿Cuál es el costo actual y futuro de los recursos asociados al proyecto?
• ¿Con qué recursos cuento para el desarrollo del proyecto teniendo en cuenta los alcances?
• ¿Con qué nivel de apoyo directivo se cuenta para su realización?
1 En esta obra no se explican en forma detallada los requisitos de calidad, dado su enfoque hacia el manejo de herramientas computarizadas, pero se deja al lector la inquietud de profundizar en este aspecto fundamental.
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• ¿Cómo identifico las actividades o tareas que van a ser realizadas?
• ¿Qué marco de tiempo se dispone para la ejecución del proyecto?
• ¿Qué políticas o conductas establezco tendientes a racionalizar el uso de los recursos?
Las respuestas a estas preguntas se obtienen a lo largo del proceso de dirigir un proyecto. Lógicamente, se cuenta con el respaldo de equipos de trabajo con experiencia en el desarrollo de proyectos similares y con la experiencia de, a veces, expertos en determinadas tareas. Para el administrador de proyectos es fundamental entonces encontrar respuesta a los anteriores interrogantes en términos de:
• Definir un objetivo o resultado final de un proyecto
• Establecer las técnicas y metodologías de desarrollo del mismo
• Establecer el marco de tiempo para su ejecución y su calendario laboral
• Cuantificar y determinar la...
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