Control interno - Auditoría del sector solidario. Normas de aseguramiento de la información (NAI) - 1ra edición - Libros y Revistas - VLEX 57968810

Control interno

AutorHernán Cardozo Cuenca
Páginas27-54

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Concepto

Es el plan de organización entre la contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que adopta una compañía para obtener información confiable, salvaguardar sus bienes, promover la eficiencia de sus operaciones y adhesión a sus políticas administrativas.

El control interno debe garantizar la obtención de información financiera correcta y segura, ya que la información es un elemento fundamental en la marcha de un negocio pues con base en ella se toman las decisiones y formulan los programas de acción futuros en las actividades del mismo.

Debe igualmente garantizar la protección de los activos del negocio porque son estos los que permiten desarrollar la actividad principal para el que fue creado, y las sustracciones, destrucciones y defectos de tales activos repercuten negativamente en el cumplimento de su fin.

Así mismo, el control interno debe promover la eficiencia de operación, complementando las labores de los individuos sin duplicarlas y facilitando los trámites y el servicio que se planea prestar.

El control interno es mucho más que un instrumento dedicado a la prevención o el descubrimiento de errores accidentales en el proceso contable; constituye una ayuda indispensable para una eficiente administración, particularmente enPage 28empresas de gran escala; su alcance debe abarcar toda la empresa e incluye actividades tan variadas como los programas de entrenamiento de personal, la auditoría interna, los análisis estadísticos, el control de calidad y la programación de la producción. Podemos decir que el control interno, en la actualidad, abarca todos los departamentos y actividades de una empresa.

Incluye los procedimientos de una entidad solidaria; los métodos por medio de los cuales los altos funcionarios delegan autoridad y asignan responsabilidades y funciones tales como ventas, compras, contabilidad y producción; incluye, además, el programa para la preparación, verificación y distribución a los diferentes niveles de supervisión, de aquellos informes ordinarios y análisis que capacitan a los ejecutivos para mantener el control de la gran variedad de funciones y actividades propias de una gran empresa solidaria.

Componentes del control interno

Los componentes de un sistema de control interno son los medios por los cuales una organización puede satisfacer sus objetivos. Estos son:

- Organización

- Gerencia

- Procedimientos administrativos operacionales

- Entrenamiento de personal

- Segregación de funciones

- Autorización

- Salvaguarda de bienes y registros

- Sistema análisis de riesgos

- Sistema de contabilidad

- Manual de contabilidad

- Presupuestos

- Estados financieros

Organización. La organización es un componente del proceso administrativo que lo compone la planeación, la organización, dirección y control, ya que el medio de mayor eficiencia para alcanzar el objetivo propuesto.

La organización se inicia con el establecimiento de relaciones de conducta entre trabajo, funciones, niveles y actividades de una entidad para lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos establecidos. Para lograr una buena organización se debe asignar, responsabilidades específicas para la realización de tareas e identificar y entender claramente las líneas de autoridad y a quien informar.

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Uno de los principios de control interno menciona que ninguna persona debe manejar todas las fases de una transacción desde su inicio hasta su término. Cuando se requiera que en una operación participen dos o más personas o departamentos de una entidad, el trabajo de un empleado deberá servir como prueba de exactitud y soporte del trabajo de otro. Control interno propende por una segregación de funciones, responsabilidades y una división de las labores no solo incrementando la eficiencia en las operaciones sino que, ya sea accidental o intencional, en las operaciones o procesos contables.

Gerencia. Son los controles generales que ejerce la gerencia, incluyendo la supervisión diaria, la revisión administrativa de transacciones importantes, de cuentas y su comparación con los presupuestos, además de las revisiones periódicas al control interno y la función de auditoría interna para que sean los más adecuados.

Procedimientos administrativos y operacionales. Toda entidad solidaria organizada debe trazar muy bien sus procedimientos administrativos y opera- cionales con el fin de poder lograr objetivos comunes al menos costo en tiempo, dinero y recursos materiales. Estos se diseñan para mantener un ambiente interno propicio para alcanzar metas comunes mediante un esfuerzo organizado.

Entrenamiento de personal. El entrenamiento de personal es el componente de control interno que tiene por objeto que todos los empleados lleguen a poseer preparación, conocimientos y experiencia para alcanzar las metas y objetivos de la entidad, con el fin de hacer más eficiente el proceso administrativo y operacional.

El personal debe tener capacidad que esté de acuerdo con sus responsabilidades; por consiguiente las fases sobre entrenamiento deberán incluir el reclutamiento, selección, contratación, capacitación, manejo y evaluaciones periódicas al personal.

Segregación de funciones. La segregación de funciones reduce el riesgo de que una persona esté en condiciones tanto de cometer como de ocultar errores o fraudes en el transcurso normal de su trabajo. Si distintas personas tratan dos partes de una transacción, para encubrir errores o fraudes será necesaria la colusión. En particular, las funciones que se deben considerar cuando se evalúa la segregación de funciones son: la autorización, la ejecución, el riesgo, la custodia de los bienes y la realización de conciliaciones.

Autorización. Todas las transacciones las debe autorizar una persona responsable, apropiada y autorizada para ello. Las responsabilidades y los límites de autorización se deben delinear claramente. La persona o grupo que autoriza una transacción específica, o que otorga autoridad general para transacciones, debe ocupar un puesto que esté de acuerdo con la naturaleza e importancia de dichas transacciones.

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Salvaguarda de bienes y registros. Deben establecer controles para prevenir y descubrir pérdidas, robos o deterioro de los bienes. Además, se necesitan salvaguardas para prevenir la pérdida o destrucción de registros y documentos. Estos controles involucran los de custodia, que se diseñan para prevenir descubrir el acceso a, o el uso no autorizado de los bienes y documentos; y controles contables, que comparan los soportes de contabilidad con los bienes, para determinar si están registrados y si es correcta su clasificación.

Sistema análisis de riesgos. Todas las entidades del sector solidario enfrentan riesgos en todos los niveles de sus organizaciones, que afectan la habilidad de la entidad para sobrevivir; afortunadamente algunas compiten dentro del sector financiero, y otras de la industria y en la mayoría de los casos al servicio comunitario; mantienen su fortaleza y la imagen positiva como la calidad total del servicio prestado. La decisión de estar en los negocios crea riesgos y la administración debe determinar cuantos riesgos se pueden presentar y esforzarse en evaluarlos y aceptar un nivel prudente.

Sistema de contabilidad. El sistema de contabilidad incluye el conjunto de principios y mecanismos técnicos que tiene por objeto registrar, resumir y presentar las operaciones estáticas y dinámicas, pasadas o futuras que afectan el patrimonio de una entidad solidaria. Los controles sobre un sistema de contabilidad incluyen los procedimientos, tanto manuales como de procesamiento electrónico de datos, que se realizan de manera independiente para cerciorarse de que las transacciones registradas sean completas, válidas, autorizadas y correctamente asignadas. Para que el sistema de contabilidad produzca un control interno confiable y seguro, deberá incluir:

- Un catálogo de cuentas clasificado de acuerdo con las responsabilidades de supervisores individuales y empleados clave.

- Un manual de políticas y procedimientos contables.

- Un presupuesto o plan maestro de operaciones, consistente en un pronóstico detallado de las operaciones y un reporte oportuno para el análisis de las variaciones entre los resultados actuales y los presupuestos. - Un sistema de contabilidad de costos en caso de ser apropiado para la entidad.

- Documentos y formas bien diseñados y controlados a través de la prenumeración.

Manual...

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