Cuentas de orden - Contabilidad de entidades de economía solidaria bajo NIIF para PyME - 4ta edición - Libros y Revistas - VLEX 361604278

Cuentas de orden

AutorHernán Cardozo Cuenca
Cargo del AutorContador público de la Universidad La Gran Colombia con especialización en Revisoría Fiscal y Control de Gestión de la Universidad Cooperativa de Colombia
Páginas265-274

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Capítulo VII

CUENTAS DE ORDEN

Son cuentas de registro utilizadas para cuantiicar y revelar los hechos o circunstancias de las cuales se pueden generar derechos (deudoras) u obligaciones (acreedoras) que en algún momento afectarían la estructura inanciera de una empresa, y sirven de control interno para el buen manejo de la información gerencial o de futuras situaciones inancieras.

Las cuentas de orden se contabilizan con el ánimo de llevar un registro de cuentas informativas que en un momento dado son de mucha importancia y permiten conocer toda una información objetiva y concreta. Es necesario llevar libros auxiliares para el completo entendimiento de los registros mayores por exigencias básicas de la contabilidad, conservando todos los soportes que deben estar adheridos a los comprobantes de contabilidad, o en su defecto debe quedar constancia en esos de tal circunstancia, conservándose archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su veriicación.

Normas aplicables a las cuentas de orden

• Para el registro de las cuentas de orden, se deben tener en cuenta las siguientes normas:

• Se deben registrar bajo cuentas de orden los compromisos o contratos de los cuales se pueden derivar derechos (deudoras).

• Se deben registrar bajo cuentas de orden los compromisos o contratos que se realicen con posibles obligaciones (acreedoras).

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• Los diferentes conceptos deben agruparse en cuentas especíicas según la naturaleza de la transacción o evento y utilizar como contrapartida la cuenta deudora o acreedora por contra respectiva.

• Las cuentas de orden no pueden emplearse como sustituto para omitir el registro de pérdidas contingentes, que de acuerdo con normas técnicas pertinentes exigen la creación de provisiones.

• A medida que vayan ocurriendo los hechos, se deben registrar; de igual manera sucede cuando un evento deje de existir o se extingue, de inmediato debe revertirse la cuenta de orden.

• Las cuentas de orden deben ser justiicadas, cuantiicables y veriicables permitiendo, que se registren por el monto eventual del derecho o de la obligación.

Una de las cosas que se debe tener muy en cuenta es no combinar en un registro contable una cuenta de balance con una cuenta de orden o viceversa.

Es muy importante que cuando se está registrando una transacción que afecte las cuentas de orden, dicho evento o circunstancia sea uno solo, es decir, la cuenta de orden es una sola, ya sea deudora o acreedora, y como se trabaja bajo el esquema de partida doble, siempre vamos a utilizar como contrapartida la cuenta deudora o acreedora por contra.

Clasiicación de acuerdo con cada plan de cuentas

En Colombia se han expedido un sinnúmero de Planes Únicos de Cuentas, dependiendo del sector especializado en el manejo de la información contable, es decir, sector inanciero, asegurador, comercial, bursátil, salud, solidario y público, entre otros. Es por eso que a continuación hacemos un breve resumen de las clases o su respectivo código para el manejo en el registro de los eventos a contabilizar en dichas cuentas.

Según su clase o naturaleza las cuentas de orden se dividen en:

Deudoras contingentes

Acreedoras contingentes
Cuentas contingentes

Deudoras de control

Acreedoras de control

CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS

Son aquellas que relejan hechos o circunstancias de las cuales se pueden generar derechos del ente económico, derivados de un contrato o compromiso. Estas cuentas deudoras pueden ser en un momento dado derechos contingentes

{

Cuentas de control

{

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que pueden afectar la estructura del ente, y se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas para efecto del control interno de activos, información gerencial o control de futura situaciones.

Su registro se hará de la siguiente manera: un débito o cargo a la cuenta de orden respectiva y un crédito o abono a la cuenta denominada Deudoras por contra, según su grupo, es decir, ya sea contingente, de control.

Es importante hacer la siguiente relexión: si relacionamos o comparamos las cuentas de orden deudoras con un balance cualquiera, tendría similitud con las cuentas activas toda vez que también son derechos que tiene el ente económico. La cuenta de orden es una y siempre la contrapartida va hacer la contra sea deudora o acreedora.

CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

Son aquellas que relejan hechos o circunstancias de las cuales se pueden generar posibles obligaciones derivadas de un contrato o compromiso. Dentro de estas cuentas acreedoras puede ser en un momento dado una responsabilidad contingente que pueden afectar la estructura del ente y se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos del control interno de pasivos y patrimonio.

Su registro se hará un crédito o abono a la cuenta de orden acreedora respectiva según su grupo y su contrapartida se registra con cargo a la cuenta Acreedoras por contra.

Haciendo la comparación igual a la anterior, estas cuentas se asimilan a las cuentas y pasivas de un balance, por tratarse de obligación del ente económico.

CUENTAS DE ORDEN CONTINGENTES

Son aquellas cuya ocurrencia sea probable y puedan estimarse razonablemente y que relejan hechos o circunstancias que pueden afectar la estructura inanciera de un ente económico.

Artículo 52 Decreto 2649 de 1993

Una contingencia es una condición, situación o conjunto de circunstancias existentes, que implican duda respecto a una posible ganancia o pérdida por parte de un ente económico, duda que se resolverá en último término cuando uno o más eventos futuros ocurran o dejen de ocurrir.

Las contingencias pueden ser probables, eventuales o remotas.

Son contingencias probables aquellas respecto de las cuales la información disponible, considerada en su conjunto, indica que es posible que ocurran los eventos futuros.

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Son contingencias eventuales, aquellas respecto de las cuales la información disponible, considerada en su conjunto, no permite predecir si los eventos futuros ocurrirán o dejarán de ocurrir.

Son contingencias remotas, aquellas respecto de las cuales la información disponible, considerada en su conjunto, indica que es poco posible que ocurran los eventos futuros.

La caliicación y cuantiicación de las contingencias se debe ajustar al menos el cierre de cada período, cuando sea el caso con fundamento en el concepto de expertos.

Estas cuentas se pueden presentar de ambas clasiicaciones, es decir, contingencias...

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