Digital Preservation in Colombia: An Analysis from the Regulatory Perspective/La preservacion digital en Colombia: un analisis desde la perspectiva normativa. - Vol. 42 Núm. 1, Enero 2019 - Revista Interamericana de Bibliotecologia - Libros y Revistas - VLEX 773085965

Digital Preservation in Colombia: An Analysis from the Regulatory Perspective/La preservacion digital en Colombia: un analisis desde la perspectiva normativa.

AutorGiraldo, Andres Saenz
  1. Introduccion

    La preservacion digital es uno de los procesos de la gestion documental y esta conformada por un conjunto de actividades archivisticas y tecnologicas, como procedimientos estrategicos de planeacion, clasificacion, seleccion, acceso a los documentos electronicos, formatos, metadatos y repositorios digitales, que muestran la necesidad de priorizar los niveles de ejecucion e implementacion de sistemas integrados de conservacion por parte de todas las entidades que tienen a su cargo la preservacion de la informacion (Archivo General de la Nacion, 2017).

    En Colombia, a partir del ano 2012 con la promulgacion del Decreto 2609 que reglamento la gestion documental, especificamente el Titulo V de la Ley General de Archivos 594 de 2000, y a raiz de la ingente produccion de documentos electronicos, se incluyo la preservacion a largo plazo como uno de los ocho procesos de la gestion documental; posteriormente, en el ano 2014, con la expedicion del Acuerdo 006 por parte del Archivo General de la Nacion de Colombia "Por medio del cual se desarrollan los articulos 46, 47 y 48 del Titulo XI 'Conservacion de documentos' de la Ley 594 de 2000", se reglamento el establecimiento de un Sistema Integrado de Conservacion (SIC), que incluyo la elaboracion y ejecucion de planes de preservacion digital por parte de los organismos regulados en la Ley General de Archivos (Ley 594).

    Es entonces en los ultimos anos que el Archivo General de la Nacion ha iniciado el proceso de implementacion de la preservacion digital a partir de normas para garantizar la conservacion del patrimonio documental digital colombiano; no obstante, aun esta entidad, como garante de la politica archivistica en el pais, no ha reglamentado estandares o modelos de preservacion normalizados, como el modelo Open Archival Information System (OAIS) (International Organization for Standardization, 2012), aplicable a la preservacion de los documentos electronicos o digitales de archivo, lo que deja a las instituciones publicas como las encargadas de definirlas y aplicarlas en la estructuracion de su sistema integrado de conservacion, poniendo en riesgo la preservacion del patrimonio documental digital, pues los archivos estan a cargo de funcionarios que, en su mayoria, no poseen la formacion profesional adecuada, ademas, la integracion de los archivos a los ambientes tecnologicos esta a cargo de profesionales de otras areas diferentes a los archivistas.

    La necesidad de preservar la documentacion digital en relacion con la publicacion de politicas por parte del Ministerio de Cultura o del Archivo General de la Nacion deja entrever la escasa importancia que se le ha dado a la preservacion a largo plazo en Colombia por parte de las entidades y organismos que tienen a su cargo el acopio de la informacion digital; quiza por ser un tema reciente en el contexto colombiano; por la escasa normalizacion de modelos o estandares reglamentados por parte del Archivo General de la Nacion; por la escasa formacion de profesionales en archivistica y su vinculacion a cargos de coordinacion de los archivos de las instituciones del pais, o por la centralizacion de estos profesionales en actividades de elaboracion de instrumentos archivisticos tradicionales para la valoracion documental o la gestion documental sin profundizar en los aspectos tecnologicos aplicados a los archivos. Consecuente con estas hipotesis, se realiza la indagacion y busqueda de las normas aplicables en Colombia sobre preservacion digital para comprender los aspectos archivisticos y tecnologicos que, desde la norma, deben aplicar las instituciones reguladas por la Ley General de Archivos, para dilucidar las necesidades en materia de reglamentacion de modelos de preservacion a largo plazo para Colombia.

  2. Metodologia

    Esta investigacion implico un acercamiento a la preservacion digital mediante aproximaciones sucesivas a partir de la revision de documentos y normas relacionadas con la preservacion digital en Colombia, y la aplicacion de una encuesta al Archivo General de la Nacion como ente rector de la politica archivistica en el pais. El objetivo era comprender la metodologia y los procedimientos establecidos para la implementacion de planes, programas o proyectos relacionados con la preservacion digital, permitiendo asi la existencia de multiples mediaciones que se previeron en el proceso de investigacion y su analisis.

    Se analizo informacion en profundidad sobre normas y politicas relacionadas con la preservacion digital en Colombia desde la perspectiva archivistica, siendo una investigacion de tipo descriptivo y de enfoque critico-social; se recolectaron datos o componentes sobre diferentes aspectos relacionados con las politicas sobre preservacion digital en Colombia, pero la meta no se limito a la recoleccion de datos, sino a la identificacion del alcance de la normatividad sobre la preservacion digital en relacion con las necesidades actuales. De esta forma, con el enfoque critico-social, se intento desentranar las pautas de conocimiento y las condiciones sociales que contribuyen a la conformacion de una determinada forma de pensar la realidad [...] siendo un enfoque radicalmente sustantivo y normativo, ya que no solo pretende la comprension de la sociedad, sino propiciar el cambio. (Maduro & Rodriguez, 2008, p. 5)

    Asi, en la investigacion se trataron aspectos criticos que, en el caso de la preservacion digital en Colombia, estan condicionados al desconocimiento de las tecnicas que encierran su ejecucion.

    Las acciones metodologicas se dividieron en:

    * Recoleccion de datos conceptuales y normativos sobre la preservacion digital en Colombia.

    * Aplicacion de encuesta al Archivo General de la Nacion.

    * Analisis de la normativa sobre preservacion digital para establecer que requerimientos debian cumplir las instituciones en relacion con el tema de investigacion.

  3. Resultados

    En este apartado se desarrollaron tres puntos: 1) el concepto de preservacion digital en Colombia, 2) la identificacion y analisis de las normas sobre preservacion digital en Colombia y 3) un analisis general sobre la normatividad de preservacion digital en Colombia.

    3.1. Conceptualizacion de la preservacion digital en Colombia

    La preservacion digital en Colombia es un area de la disciplina archivistica que, durante los ultimos anos, ha masificado el campo de accion de los archivistas en el marco de la produccion masiva de informacion en formatos digitales. Pero la preservacion digital no es objeto de estudio especifico y particular de los ultimos anos, pues profesionales de la disciplina archivistica desde finales del siglo XIX y principios del XX en regiones como Australia, Nueva Zelanda, Estados Unidos y algunos de paises de Europa la han analizado como objeto de investigacion y, recientemente, ha permeado la atencion de los profesionales de la archivistica en otras regiones como la latinoamericana. Precisamente, la Biblioteca Nacional de Australia ha establecido que la preservacion digital "designa los procesos a que se recurre con objeto de conservar informacion y cualquier otro tipo de patrimonio existente en forma digital" (Biblioteca Nacional de Australia, 2003, p. 21). O mas aun como "el conjunto de medidas tomadas para mantener la continuidad frente los peligros tecnologicos" (Biblioteca Nacional de Australia, 2003, p. 33). El objetivo entonces de la preservacion digital es mantener accesibles los documentos digitales en razon de sus condiciones de unicidad, autenticidad e integridad.

    En Colombia, el Archivo General de la Nacion ha incluido la preservacion a largo plazo como uno de los procesos de la gestion documental, la cual concibe como el conjunto de acciones y estandares aplicados a los documentos durante su gestion para garantizar su preservacion en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento (Archivo General de la Nacion, 2012). Por su parte, la preservacion en su maxima expresion ha sido tratada en Colombia como la conformacion de los elementos teoricos y practicos encaminados en tres ejes: conservacion preventiva, conservacion-restauracion y preservacion de objetos digitales (Archivo General de la Nacion, 2014).

    La aplicacion de estos tres ejes se complementa en un SIC, el cual tiene como finalidad garantizar la conservacion y preservacion de cualquier tipo de informacion, independientemente del medio o tecnologia con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad de toda la documentacion de una entidad desde el momento de la produccion, durante su periodo de vigencia y hasta su disposicion final, de acuerdo con la valoracion documental (Archivo General de la Nacion, 2014).

    3.2. Identificacion y analisis de normas archivisticas sobre preservacion digital en Colombia

    Uno de los objetivos de la investigacion era identificar las politicas y normas en Colombia relacionadas con la preservacion documental digital. Asi, el Archivo General de la Nacion de Colombia, a partir de la encuesta realizada, manifesto que la normativa sobre preservacion digital se encuentra condensada en cuatro normas, tal como se detalla en la Tabla 1.

    A partir de la identificacion de las normas sobre preservacion digital en Colombia, se realizo un analisis para determinar las caracteristicas del objeto de investigacion que deben cumplir las entidades publicas y privadas que cumplen funciones publicas.

    3.2.1. Ley General de Archivos 594 de 2000

    A partir de los anos ochenta del siglo XX, el termino informatica irrumpio como la tecnica que permitia el tratamiento automatico de la informacion, que en su aplicacion en los archivos genero bastante acogida debido a la automatizacion de algunas actividades archivisticas. Asi lo resena Lluis-Esteve Casellas i Serra (1999) cuando menciona que:

    Su aplicacion al mundo de los archivos tuvo, evidentemente, una buena acogida, ya que suponia la posibilidad de...

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