Elaboración de archivos, validación, presentación
| Autor | Jorge Enrique Chavarro Cadena - Jorge Enrique Beltrán Triana |
| Páginas | 131-222 |
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Año Gravable 2015 a Presentar 2016
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4.1 ¿Cómo recolectar la información?
La expedición de la resolución con las especifi caciones técnicas a reportar,
debe permitir la adecuación de los sistemas contables de manera tal, que se
recolecte la información requerida por cada resolución, archivo y concepto,
y facilite la elaboración de la información a suministrar.
Por ejemplo, conociendo que uno de los aspectos a relacionar en el archivo
de pagos o abonos en cuenta es el discriminado del valor del pago en
lo solicitado como costo o deducción y lo que no, implica que podemos
(debemos) realizar el manejo de estas cifras de manera acorde con nuestros
registros contables y tener la información al fi nalizar el periodo gravable
que facilite el diligenciamiento de los formatos, incluyendo el formato de
información de relevancia tributaria (1732)
Nuestro sistema de información, nuestras bases de datos, deben contar
con las direcciones, códigos de países, efectuar los cruces de información
correspondientes y garantizar el lleno de los requisitos exigidos por cada
uno de los diferentes archivos, identifi car el IVA que se contabilizo como
mayor del costo o gasto, los valores pagados que no son o serán solicitados
como deducción, etc.
Son las resoluciones una herramienta de mostrar a administradores, socios,
dueños, etc., que eduque en el manejo de la información, que brinde respaldo
al quehacer diario del contador y a nuestra búsqueda permanente de
4. ELABORACIÓN DE ARCHIVOS,
VALIDACIÓN, PRESENTACIÓN
132 Información Exógena en Medios Magnéticos para la DIAN
información de terceros completa, fi dedigna, oportuna y permita desarrollar
nuestra función de asesorar y de rendir informes tributarios y fi scales con
el lleno pleno de requisitos, y al mismo tiempo permitir unos cruces de
información basados en certezas e información totalmente verifi cada.
4.2 Prevalidador
A) Instalación del prevalidador
la DIAN, suministra la posibilidad de prevalidar la información, para que
no se presenten errores de conformación de los archivos, sin que el
uso del prevalidador garantice que los archivos en su contenido son
correctos.
La versión del prevalidador, “información tributaria vigencia 2015”, a la
fecha de edición de esta cartilla aún no se encuentra disponible en la
página WEB de la DIAN.
Sin embargo, considera el autor que las modifi caciones serán en la
estructura interna del mismo y que en su mayoría se continuara
trabajando con la misma base que se ha hecho en años anteriores, por
lo cual se presenta y anexa el método de trabajo y las recomendaciones
que se han realizado para esta ayuda brindada por la DIAN.
El prevalidador, se encuentra diseñado en Excel, y bajo unos procesos
lógicos denominados “macros”, convierte dicha información, si esta bien
conformada, en archivos “XML”, para que sean enviados a la DIAN.
Lo primero que debemos realizar, es conseguir el prevalidador, e
instalarlo en el equipo en el cual se va a preparar la información, para
su posterior envió.
B) Acceso al prevalidador
• Ingreso al prevalidador
En la carpeta creada por usted para instalar su prevalidador,
encontrará además de otros archivos:
• Una carpeta denominada “salida”, que será en la que el
prevalidador guardará los archivos validados.
• Una carpeta nombrada “XSD”, que contiene los archivos
necesarios para efectuar la validación de los “XML”.
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Año Gravable 2015 a Presentar 2016
• Un archivo en Word, denominado “manual”, en el que podrá
encontrar las instrucciones para el buen uso de la herramienta.
• Un archivo en Excel nombrado “Prevalidador_Tributario_2015_
vX.X”, que será el que debemos ejecutar para ingresar al
prevalidador.
Al ingresar al archivo de Excel, encontraremos las pantallas
de presentación: la primera es la pantalla de entrada; la
segunda incluye la defi nición, los obligados y recomendaciones
generales; la tercera relaciona los documentos necesarios para
el diligenciamiento de la información, y la cuarta presenta la
estructura, desplazamiento por las pantallas, diligenciamiento y
ayudas.
La pantalla siguiente presenta las opciones de Diligenciamiento
o Validación. Si desea Diligenciar seleccione el formato que va
a utilizar, y luego haga clic en “Ir al formato” para acceder a la
pantalla de diligenciamiento.
Si cuenta ya con los archivos generados en formato XML y desea
validarlos para conocer que están correctamente generados,
seleccione el formato del archivo y utilice el botón Examinar para
determinar el archivo a validar. Al hacer clic en el botón validar el
prevalidador revisa la conformación de los archivos y le envía un
mensaje si todo está correcto.
Si al consultar (vía Internet) la solicitud de envío de un archivo
XML generado por el prevalidador se le informa que este archivo
contiene errores, el sistema le presenta un reporte de errores
en formato XML el cual podrá descargar y revisar frente al XML
enviado.
• Pantalla de diligenciamiento
Una vez ubicado en esta pantalla deben observarse las diferentes
características, como son:
• Barra de Herramientas
• Área de diligenciamiento
• Cuadro de Ayudas y Errores
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