Elaboración de archivos, validación, presentación
| Autor | Jorge Enrique Chavarro Cadena |
| Páginas | 321-350 |
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La expedición de la resolución con las especificaciones técnicas a reportar, debe permitir la adecuación de los sistemas contables de manera tal, que se recolecte la información requerida por cada resolución, archivo y concepto, y facilite la elaboración de la información a suministrar.
Por ejemplo, conociendo que uno de los aspectos a relacionar en el archivo de pagos o abonos en cuenta es el discriminado del valor del pago en lo solicitado como costo o deducción y lo que no, implica que podemos (debemos) realizar el manejo de estas cifras de manera acorde con nuestros registros contables y tener la información al inalizar el periodo gravable que facilite el diligenciamiento de los formatos.
Nuestro sistema de información, nuestras bases de datos, deben contar con las direcciones, códigos de países, efectuar los cruces de información correspondientes y garantizar el lleno de los requisitos exigidos por cada uno de los diferentes archivos, identificar el IVA que se contabilizo como mayor del costo o gasto, los valores pagados que no son o serán solicitados como deducción, etc.
Son las resoluciones una herramienta de mostrar a administradores, socios, dueños, etc., que eduque en el manejo de la información, que brinde respaldo al quehacer diario del contador y a nuestra búsqueda permanente de información de terceros completa, idedigna, oportuna y permita desarrollar nuestra función de asesorar y de rendir informes tributarios y iscales con el lleno pleno de requisitos, y al mismo tiempo permitir unos cruces de información basados en certezas e información totalmente verificada.
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A) Instalación del prevalidador
La DIAN, suministra la posibilidad de prevalidar la información, para que no se presenten errores de conformación de los archivos, sin que el uso del prevalidador garantice que los archivos en su contenido son correctos.
La versión del prevalidador, “información tributaria vigencia 2017”, a la fecha de edición de esta cartilla aún no se encuentra disponible en la página WEB de la DIAN.
Sin embargo, considera el autor que las modificaciones serán en la estructura interna del mismo y que en su mayoría se continuara trabajando con la misma base que se ha hecho en años anteriores, por lo cual se presenta y anexa el método de trabajo y las recomendaciones que se han realizado para esta ayuda brindada por la DIAN, aún cuando se espera incopore las modificaciones necesarias para cumplirlo normado por la Ley 1819/16.
El prevalidador, se encuentra diseñado en Excel, y bajo unos procesos lógicos denominados “macros”, convierte dicha información, si esta bien conformada, en archivos “XML”, para que sean enviados a la DIAN.
Lo primero que debemos realizar, es conseguir el prevalidador, e instalarlo en el equipo en el cual se va a preparar la información, para su posterior envió, seleccionando el que corresponda según su necesidad así:
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B) Acceso al prevalidador
• Ingreso al prevalidador
En la carpeta creada por usted para instalar su prevalidador, encontrará además de otros archivos:
• Una carpeta denominada “salida”, que será en la que el prevalidador guardará los archivos validados.
• Una carpeta nombrada “XSD”, que contiene los archivos necesarios para efectuar la validación de los “XML”.
• Un archivo en Word, denominado “manual”, en el que podrá encontrar las instrucciones para el buen uso de la herramienta.
• Un archivo en Excel nombrado “Prevalidador_Tributario_2017_
vX.X”, que será el que debemos ejecutar para ingresar al prevalidador.
Al ingresar al archivo de Excel, encontraremos las pantallas de presentación: la primera es la pantalla de entrada; la segunda incluye la deinición, los obligados y recomendaciones generales; la tercera relaciona los documentos necesarios para el diligenciamiento de la información, y la cuarta presenta la estructura, desplazamiento por las pantallas, diligenciamiento y ayudas.
La pantalla siguiente presenta las opciones de Diligenciamiento o Validación. Si desea Diligenciar seleccione el formato que va a utilizar, y luego haga clic en “Ir al formato” para acceder a la pantalla de diligenciamiento.
Si cuenta ya con los archivos generados en formato XML y desea validarlos para conocer que están correctamente generados, seleccione el formato del archivo y utilice el botón Examinar para determinar el archivo a validar. Al hacer clic en el botón validar el prevalidador revisa la conformación de los archivos y le envía un mensaje si todo está correcto.
Si al consultar (vía Internet) la solicitud de envío de un archivo XML generado por el prevalidador se le informa que este archivo contiene errores, el sistema le presenta un reporte de errores en formato XML el cual podrá descargar y revisar frente al XML enviado.
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• Pantalla de diligenciamiento
Una vez ubicado en esta pantalla deben observarse las diferentes características, como son:
• Barra de Herramientas
• Área de diligenciamiento
• Cuadro de Ayudas y Errores
C) Barra de herramientas del prevalidador
Al utilizar el prevalidador, en la Barra de Herramientas además de las opciones tradicionales, se activa una pestaña denominada “Complementos”. El menú de esta pestaña, tiene las siguientes opciones:
La barra que usted debe visualizar es la siguiente:
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Al oprimir el botón “Sí” mostrará una pantalla donde se podrá observar un listado de errores. Este listado está conformado por los datos:
• Hoja del prevalidador donde se encuentra el error.
• Número de Registro al cual pertenece el error.
• La casilla a la cual corresponde el error, junto con una descripción del error correspondiente.
Usted puede verificar los errores reportados o guardar el listado de errores, para efectuar la corrección correspondiente. Una vez guardados e identificados los errores deberá volver al prevalidador de datos para presentación de información por envío de archivos, ubicar el formato que tenga el error y modificarlo.
Una vez modificados nuevamente realice la generación de los archivos XML.
Si el prevalidador se encuentra correctamente diligenciado genera el archivo correspondiente.
Ir a la pantalla de inicio del prevalidador, para seleccionar un formato diferente o salir de la aplicación.
Al dar “clic” sobre “ocultar ayuda”, se deshabilitan los cuadros de ayudas y errores, y se presenta el botón “Mostrar ayuda”. Si se activa “Mostar ayuda”, los cuadros de ayuda y errores se presentaran al situarse en cualquier campo de la hoja o al digitar información en ellos, y se activará “Ocultar ayuda”. Si
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usted va a copiar información y pegarla en el formato, debe “Ocultar ayuda”
En algunos formatos es necesario incluir información secundaria o adicional, para estas casos, aparece el botón “Registros Secundarios”, que habilita la posibilidad de ingresar esta información. Para regresar a la pantalla anterior, se activa el botón “Principales”.
Permite cargar los datos contenidos en un archivo XML elaborado de manera externa al prevalidador. Cuando se da clic en este botón se presenta un cuadro de diálogo para ubicar y seleccionar el archivo XML que se desea cargar.
D) Hoja de trabajo
Esta zona está destinada para incluir la información requerida en los diferentes formatos. Se diferencian tres tipos de celdas: a) la que permiten el ingreso de datos, que tienen fondo blanco; b) las de título, que tienen fondo verde, y c) las celdas bloqueadas, de fondo gris.
El ingreso de la información debe cumplir con las condiciones de forma solicitadas, para evitar generar mensajes de error. Si la opción ayuda esta activada, cada vez que ingrese información con algún error o que no corresponda el prevalidador reportará el erro para permitir su corrección.
SI bien usted puede continuar diligenciando la información sin solucionar el error, no se le permitirá general el archivo “XML”, hasta que no sea subsanado.
• Cuadro de Ayudas
Al situarse en algún campo de la hoja de trabajo, si la opción ayuda esta activada, le dirá que tipo de información debe alimentar en ese cuadro y algunos parámetros...
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