Evidencia comprobatoria (Papeles de trabajo) - Revisoría fiscal. Una garantía para la empresa, la sociedad y el estado - 1ra edición - Libros y Revistas - VLEX 42670493

Evidencia comprobatoria (Papeles de trabajo)

AutorJesús María Peña Bermúdez
Páginas123-144

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  1. Conceptos fundamentales

La evidencia es todo documento cierto que sirve de medio probatorio para la emisión de un juicio o informe serio, responsable y objetivo. Debe comprobar con suficiencia la diligencia de quien ha preparado y emitido dicho juicio, permitiéndole corroborar la certeza de lo afirmado; tales documentos deben ser obtenidos por medios lícitos bien dentro del ente económico que se fiscaliza o, fuera de él. La evidencia es conocida también como papeles trabajo o documentación.

Varias definiciones encausadas hacia las actividades relacionadas con la ciencia contable, ayudan al lector a un mejor entendimiento de la anterior definición:

"Evidencia (o prueba) contable (auditoría). Prueba obtenida por cualquiera de los diversos medios empleados por el contador público en el curso de una auditoría. El proceso de auditoría puede considerarse como el acopio de las evidencias o pruebas de contabilidad que, en opinión del auditor, son requeridas de acuerdo con las normas o procedimientos mínimos y las peculiaridades del caso de que se trate, antes de poder emitir su informe. . ."80

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"Evidencia. Prueba obtenida por cualquiera de los diversos procedimientos empleados por un contador público en el desarrollo de una auditoría; su carácter es privado, está sometida a reserva y únicamente puede ser conocida por terceros, previa autorización del cliente afectado, del mismo contador público, o en los casos previstos por las normas legales; le sirve al auditor como respaldo de la opinión, el concepto o el dictamen emitidos// sin. Material probatorio."81

"Evidencia. Prueba obtenida por cualquiera de los diversos procedimientos empleados por el contador público en el curso de una auditoría."82

"La evidencia de una auditoría es el elemento de juicio que obtiene el auditor como resultado de las pruebas que realiza. La evidencia de auditoría puede ser obtenida de los sistemas del ente; de la documentación respaldatoria de transacciones y saldos; de la gerencia y empleados, deudores, proveedores y otros terceros relacionados con el ente. Según sea la fuente de obtención de evidencia, ésta puede ser de control o sustantiva."83

En síntesis, la constituyen los soportes documentales y material recogido o elaborado que evidencian el trabajo desarrollado, su amplitud, conclusiones y recomendaciones finales.

Todo documento que sirva de apoyo para el conocimiento, confrontación, verificación, etc., es una evidencia o un papel de trabajo; éstos son conocidos también como cédulas o planillas de trabajo. En ellos el Revisor Fiscal describe y escribe su labor. Compendian desde la planeación que abarca lo propuesto en la oferta de los servicios, si existiere, el programa general, los programas específicos, los niveles de riesgo, su desarrollo, hasta los informes o memorandos de instrucciones, de recomendaciones, atestaciones, certificaciones, e informes finales. Por tanto hacen parte de ellos los elaborados por el propio Revisor Fiscal, sus auxiliares o colaboradores, los suministrados por funcionarios y terceras personas - confirmaciones -.

Sirven de medio probatorio evidenciando la suficiencia y competencia de su trabajo. Son requisitos de las normas que rigen la Contaduría Pública en Colombia - Ley 43 de 1.990-, al igual que exigidas por los organismos de inspección, vigilancia o Page 125control, e indispensables para probar su diligencia profesional si fuere controvertida. Recuérdese que el artículo 211 del Código de Comercio señala que "El revisor fiscal responderá de los perjuicios que ocasione a la sociedad, a sus asociados o a terceros, por negligencia o dolo en el cumplimiento de sus funciones.

Si no existiese la evidencia, ¿cómo comprobaría el Revisor Fiscal su diligencia en la obtención de la información que le ordena la Ley manifestar en sus informes?

Sobre tales papeles debe guardarse la más rigurosa confidencialidad, reserva que solamente es levantada por mandato de autoridad competente, voluntad del mismo Revisor Fiscal y el cliente (Asamblea) la cual debe ser conjunta y no individualizada; así se encuentra compendiado para los Contadores en general, en los artículos 63 a 67 y 37.5 de la Ley 43 de 1990 y el artículo 214 del Código de Comercio: "El revisor fiscal deberá guardar completa reserva sobre los actos o hechos de que tenga conocimiento en ejercicio de su cargo y solamente podrá comunicarlos o denunciarlos en la forma y casos previstos expresamente en las leyes." (resalto fuera de texto).

Tal confidencialidad abarca su responsabilidad sobre los colaboradores y asesores que le hubieren prestado cualquier apoyo, o conceptuado sobre temas que son propios de la ejecución de la Revisoría Fiscal y que de no ser por dicho ejercicio jamás hubiera (n) conocido, siendo admisible su divulgación solamente en la forma prescrita o como diligencia ante autoridades que así lo requieran como un medio probatorio y exclusivamente sobre lo pertinente con lo que se pretende investigar o comprobar, pues sería ilógico negar a dichas autoridades tal conocimiento si el mismo Código Mercantil prescribe la obligación de colaborar con las autoridades rindiéndoles las informaciones que le sean solicitadas y entre ellas debe concebirse, de ser requerida, la prueba de su obtención, para que se repute válida y pertinente .

Ya lo ha expuesto la Corte Constitucional: "Se desprende de lo expuesto que no puede ser materia de secreto profesional, infranqueable para el Estado, los papeles de trabajo del contador, pues su examen por las autoridades en los eventos que contempla la ley corresponde a una posibilidad que la Constitución permite, la cual es indispensable para corroborar las certificaciones que los contadores extienden a las cifras contables que, de suprimirse, no podría llevarse a cabo. La función exclusiva concedida a los contadores, en este extremo, quedaría convertida en el extraño privilegio de decir en materia económica y financiera la verdad revelada."84

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Complementariamente el Consejo Técnico de la Contaduría en su pronunciamiento No. 5 expone: "01. La obligación para el contador público de elaborar papeles de trabajo parte de lo regulado por el artículo 9 de la Ley 43 de 1990. . . . . 02. Los papeles de trabajo que prepara y mantiene el contador público, son soportes que debe elaborar el profesional para evidenciar el cumplimiento de las normas de auditoría generalmente aceptadas..."

La evidencia o documentación debe ser explícita, clara, concisa, detallada, limpia, incluye comentarios, conceptos o anotaciones del Revisor Fiscal o sus colaboradores. Puede elaborase manual, mecánica o electrónicamente y aún magnetofónicamente. Por lo general se utilizan hojas de análisis de distintas columnas. Su objetivo va desde la evaluación continua del control organizacional (interno), verificación de cumplimiento de normas y decisiones de la Asamblea y Junta Directiva, hasta la preparación de estados financieros para su propio análisis, estudio de cuentas, declaraciones tributarias, etc.

Los denominados papeles de trabajo por ley son propiedad del Revisor Fiscal debiendo conservarlos mínimo durante cinco (5) años (artículo 9, Ley 43 de 1990), no teniendo obligación alguna (hasta hoy) de dejar copia en la empresa; responsabilidad que contempla modificar a futuro el Proyecto de Ley al cual ya nos hemos referido.

En la práctica se diseñan y obtienen a criterio del revisor fiscal; sin embargo es necesario tener muy en cuenta que como medio probatorio ante las autoridades deben reunir unos requisitos mínimos en relación con las características del valor probatorio a que alude el Código de Procedimiento Civil Colombiano:

- Válida (oponible a terceros). Es decir cierta, precisa, exacta, realizada por persona competente.

- Oportuna. Obtenida dentro del tiempo del examen o comprobación realizada y no posterior a él.

- Comprobable. Puede demostrarse y confirmarse lo afirmado. - Apta. Es adecuada y relativa a lo que se pretende probar; preparada de manera suficiente y pertinente.

- Suficiente. Idónea y bastante para desestimar cualquier duda o negligencia sobre el informe.

- Autor conocido. No es viable el uso de anónimos o apócrifos. La responsabilidad y autoría debe ser verificable por documentos firmados o suscritos por la persona responsable de los mismos.

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2. Confidencialidad, reserva y alcance del secreto profesional

Los documentos o papeles de trabajo que constituyen la evidencia, están sometidos a la reserva profesional como ya nos referimos en distintos capítulos. Con todo, y por la autoridad de quien conceptúa, transcribimos para mayor fundamentación del estudioso, lo expuesto de por la Corte Constitucional sobre el:

"Alcance del secreto profesional predicable de los contadores públicos y revisores fiscales.

  1. El secreto profesional impone a los profesionales que a consecuencia de su actividad se tornan depositarios de la confianza de las personas que descubren o dejan entrever ante ellos datos y hechos de su vida privada, destinados a mantenerse ocultos a los demás, el deber de conservar el sigilo o reserva sobre los mismos. La inviolabilidad del secreto asegura la intimidad de la vida personal y familiar de quien hace partícipe al profesional de asuntos y circunstancias que sólo a él incumben y que sólo con grave detrimento de su dignidad y libertad interior podrían desvelarse públicamente. Adicionalmente, desde el ángulo del profesional, puede afirmarse que existe un derecho-deber a conservar el sigilo, puesto que de lo contrario, de verse compelido a revelar lo que conoce, irremisiblemente perderá la confianza de sus clientes, su prestigio y su fuente de sustento. También cada profesión, particularmente las ligadas a la prestación de servicios personalísimos, tienen el interés legítimo...

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