Formas contables
Autor | Eduardo Godoy Ramírez |
Páginas | 69-94 |
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C A PÍ T U L O
OBJETIVOS
Conocer e identificar las formas contables que se emplean en los entes económicos.
Diligenciar la forma contable acorde a las disposiciones legales vigentes.
Establecer la importancia de las formas contables para posterior registro en las transacciones comerciales del ente económico.
Las formas contables son aquellas que sirven para registrar las operaciones del ente económico; se elaboran en original y tantas copias como sean necesarias; no obstante, hay otros documentos externos que son apoyo de las transacciones y que sirven de soportes básicos.
RECIBO DE CAJA
NOMBRE DEL ENTE ECONÓMICO NIT. __________________
ACTIVIDAD ECONÓMICA _____por mil (o X MIL, o ____ ‰)
Dirección: _____________ Tel: __________ Recibo de Caja No._________________
Ciudad y Fecha: $ Recibido de: Dirección No. Telefónico NIT.
La suma de:
Por concepto de:
CÓDIGO CUENTA DEBE HABER REFERENCIA FIRMA Y SELLO TESORERÍA
ELABORÓ CODIFICÓ SISTEMAS
Es un documento fuente que se origina en la recepción de recursos económicos en cualquiera de las formas de los medios de pago vigentes en el país (efectivo, cheques,
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CONTABILIDAD y PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
tarjetas de crédito). En este documento registramos: ciudad, fecha, apellidos y nombres o razón social de quien se reciben esos recursos, los conceptos claros y detallados, formas de pago. El documento debe estar preenumerado, firmado y sellado por la persona responsable de la recepción de los dineros. En la parte superior debe tener el nombre de la compañía, dirección, número telefónico, actividad económica y NIT. En la parte inferior debe contener espacios para identificar quién elaboró el documento, quién lo revisa, quién lo aprueba y quién lo contabiliza; deben ser impresos en medios litográficos ó por software autorizado.
Es la forma de contabilidad en la cual se registra el ingreso en efectivo, cheque o de tarjetas de crédito. Son recaudos parciales o totales de los clientes y empleados, por créditos otorgados por la empresa.
Los ingresos que se perciben por concepto de las operaciones, se contabilizan cuando se reciben real y materialmente, independientemente de su causación. Todo ingreso que percibe el ente económico, se debe registrar por Caja General para un mejor control de sus ingresos.
CONSIGNACIÓN BANCARIA
BANCO XXX
CONSIGNACIÓN NACIONAL
DIA MES AÑO
Cuenta Corriente Cuenta de Ahorros
NOMBRE DEL TITULAR DE LA CUENTA NÚMERO DE LA CUENTA
DETALLE DE CHEQUES
BANCO No. De Cuenta Corriente VALOR EFECTIVO $
CHEQUES DE $
ESTA OFICINA
CHEQUES $
BANCOS LOCALES
TOTAL $
NOMBRE DEL DEPOSITANTE
DIRECCIÓN TEL. CIUDAD
Es un documento fuente que nos permite registrar los depósitos de los fondos existentes en Caja General que se hayan recibido por cualquier concepto, y los formatos establecidos por las diferentes instituciones financieras deben ser llenados en su totalidad y con claridad para facilitar, de una parte la agilidad en la operación y, de otra, para que se apliquen correctamente a la cuenta corriente o de ahorros, según el caso del cuentahabiente. Como medida de control interno es aconsejable que a las consignaciones se les lleve un
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número consecutivo por cada cuenta corriente y, además, que se registre el número de los recibos de caja correspondientes a los fondos que se están depositando y registrando en la consignación respectiva.
La consignación bancaria es un documento que diseña cada entidad bancaria de acuerdo con sus necesidades particulares. La entidad bancaria diseña consignaciones para efectivos, cheques locales, para cheques de otras plazas y para comprobantes de tarjetas de crédito. El ente económico debe consignar el valor en igual forma como recibió el ingreso; como medida de control, debe hacerlo a más tardar el día siguiente al de la recepción de los recursos.
LA FACTURA
NOMBRE DEL ENTE ECO NÓMIC O NIT. _____________________
ACTIVIDAD ECONÓMICA _____por mil (o X MIL, o ____ ‰)
IVA - RÉGIMEN COMÚN
Dirección: Tel:
FACTURA DE VENTA No. __________________________
CIUDAD Y FECHA
VENDIDO A: C.C. ó NIT E-mail, Página Web
DIRECCIÓN BARRIO / CIUDAD TELÉFONOS
FORMA DE PAGO
CONCEPTO Vr. Unitario Vr. Total
Sírvase pagar a la orden de __________________. la suma de ($ ) M/CTE Sub Total $
Mas intereses del ___ % en caso de mora, excusado el protesto por la venta de los anteriores conceptos
Descuento ____% $ “de pie factura”
Sub Total $ base cálculo impuestos
IVA ____% $
Sub Total $
R/Fuente ____% $
R/IVA ____% $
R/ ICA ____‰ $ TOTAL $
OBSERVACIONES: ELABORADO POR: RECIBIDO A CONFORMIDAD
NOMBRE C.C. ó NIT
CARGO:
RESOLUCIÓN AUTORIZACIÓN DE FACTURACIÓN DIAN No. _______________ _____ - FECHA __________. NUMERACIÓN APROBADA _____ AL ______
FORMAS E IMPRESOS __________ NIT. _______________
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Documento equivalente a la factura - Régimen Simplificado
N OMBRE DEL ENTE ECONÓMICO
DOCUMENTO EQUIVALENTE A LA FACTURA No.
PERSONAS NATURALES NO COMERCIANTES
RÉGIMEN SIMPLIFICADO
ADQUIRIENTE: NOMBRE DEL ENTE ECONÓMICO NIT.
PROVEEDOR: NIT.
DIRECCIÓN: TEL.
CIUDAD y FECHA:
CANTIDAD DETALLE V/R UNITARIO V/R TOTAL
TOTAL FACTURADO $
IMPUESTO ASUMIDO POR NOMBRE DEL ENTE ECONOMICO (50%del IVA __%=__%) RETENCIÓN I.V.A.
RETENCIÓN EN LA FUENTE
R/ICA
TOTAL DOCUMENTO
FIRMA PROVEEDOR Y/O SELLO
DECRETO REGLAMENTARIO 522 del 07 DE MARZO DE 2003, ART. 3
La factura de venta se expedirá por
Los comerciantes
Los importadores
Quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas En ventas realizadas al consumidor final
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Documentos equivalentes a la factura (Art. 37 Ley 223/95 y Art. 616-1 Estatuto Tributario)
a. Tiquete de máquina registradora.
b. Boleta de ingreso a espectáculos públicos.
c. La factura electrónica.
d. Los demás que señale el Gobierno Nacional.
Requisitos de la factura (Art. 40 Ley 223/95 y Art. 617 Estatuto Tributario)
a. Estar denominada expresamente como factura de venta (preimpreso).
b. Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio (preimpreso).
c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. (Artículo 47 Decreto 807 de 1993).
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
e. Fecha de su expedición.
f. Descripción específica o genérica de los artículos o servicios prestados.
g. Valor total de la operación.
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura (preimpreso).
i. Indicar la calidad de agente retenedor del impuesto sobre las ventas (IVA).
Excepción a la obligación de expedir factura (Art. 38 Ley 223/95 y Art. 616-2 Estatuto Tributario) .
a. Los bancos, las corporaciones financieras, las corporaciones de ahorro y vivienda, las compañías de financiamiento comercial.
b. Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen las entidades.
c. Los responsables del Régimen Simplificado.
d. Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimido, en lo referente a estos productos.
e. Las empresas que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.
f. Quienes presten servicios de baños públicos, en lo relacionado con esta actividad.
g. Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria, en relación con esta actividad, y
h. Las personas naturales que únicamente venden bienes excluidos de impuesto sobre las ventas o presten servicios no gravados, siempre y cuando no sobrepasen los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del régimen simplificado.
i. Las personas naturales que venden bienes productos de la actividad agrícola o ganadera, siempre y cuando cada transacción no supere los montos que se establecen anualmente por el Gobierno Nacional.
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CONTABILIDAD y PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
j. Los no comerciantes cuando enajenen o den en arrendamiento bienes que constituyan activos fijos para ellos mismos.
Sanción por expedir facturas sin requisitos
En los artículos 73 de la Ley 488/98, Art.44 Ley 223/95 y Art. 652 del Estatuto Tributario, establece las sanciones por expedir facturas sin los requisitos y establece “Quienes estando obligados a expedir facturas lo hacen sin el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Art. 617 del Estatuto Tributario, incurrirán en una sanción del uno por ciento (1 %) del valor de las operaciones facturadas sin el cumplimiento de los requisitos legales sin exceder de $ 10’000.000 (valor año base 1998).
Cuando la sanción a que se refiere el anterior artículo, se imponga mediante resolución independiente, previamente se dará traslado de cargos a la persona o entidad a sancionar, quien tendrá un término de diez (10) días para responder. (modificado por el artículo 44 Ley 223 de 1995).
CARACTERISTICAS DE CONTROL, AUTORIZACIÓN NUMERACIÓN, UTILIZACIÓN, NO AUTORIZACIÓN, MAQUINAS REGISTRADORAS, Y FACTURAS POR COMPUTADOR.
1. Características del sistema técnico de control
a. Para establecer los ingresos, costos y gastos de los contribuyentes se tendrá en cuenta el monto de las operaciones realizadas, con base en la facturación cuya numeración haya sido autorizada por la DIAN, así como los comprobantes que resuman las operaciones...
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