Gestion documental enfocada a procesos: una mirada desde la administracion publica distrital.
| Autor | Sierra Escobar, Luis Fernando |
| Cargo | Ensayo |
Document management focused on processes: from the point of view of the city council
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Introduccion
Las organizaciones actuales, ya sean publicas, privadas o mixtas, no pueden estar al margen de lo que el nuevo milenio, y en especial su segunda decada, han traido consigo. Nos referimos a la adaptacion de normas de caracter internacional, como ISO 9000, 9001 y 27000, entre otras, a las necesidades, perspectivas y requisitos que se ha planteado la administracion publica colombiana y especialmente el Distrito Capital.
En consecuencia, la gestion de documentos y la administracion de archivos, como ciencias auxiliares de la archivistica que todos conociamos y aceptabamos, tampoco pueden quedar aisladas de los avances y grandes progresos del ambito informatico y de la administracion, que oportunamente han venido a nutrir de conceptos, metodos y experiencias diversas normas, como la ISO15489 y proximamente la 30300.
Sobre este particular, es posible citar las normas publicadas por la familia ISO, entre ellas. ISO 15489-1:2001 Information and documentation--Records management --Part 1: General; ISO/TR 15489-2:2001 Information and documentation--Records management--Part 1: Guidelines; ISO 23081-1:2006 Information and documentation--Records management processes--Metadata for records --Part 1: Principles; ISO 22310:2006 Information and documentation--Guideliness por standards drafters for stating records management requirements in standards; ISO/TR 26122:2008 Work process analysis for records; ISO 23081-2:2009 Information and documentation--Managing metadata for records--Part 2: Conceptual and implementation issues; ISO/TR 13028:2010 Information and documentation--Implementation guidelines for digitization of records; ISO 16175-1:2010 Information and documentation--Principles and functional requirements for records in electronic office environments--Part 1: Overview and statement of principles; ISO/FDIS 161752:2011 Information and documentation--Principles and functional requirements for records in electronic office environments--Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems y ISO 16175-3:2010 Information and documentation--Principles and functional requirements for records in electronic office environments--Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems.
Igualmente, en proceso de elaboracion y aprobacion se encuentran. ISO/DIS 30300 Information and documentation--Management system for records--Fundamentals and vocabulary; ISO/DIS 30301 Information and documentation--Management system for records --Requirements; ISO/DIS 13008 Information and documentation--Digital records conversion and migration process; ISO/DTR 23081-3 Information and documentation--Managing metadata for records--Part 3: Self-assessment method y ISO/CD TR 17068 Information and documentation--Records Management--The Trusted Third Party Repository for Electronic Records.
Por esta razon, el Distrito Capital ha planteado en su hoja de ruta durante los ultimos anos, habilitar unos espacios de dialogo y concertacion para incorporar dentro de la doctrina archivistica local la relacion emergente entre la gestion documental y la gestion de la calidad. Y ello rescatando los principios fundamentales de la norma NTCGP1000: enfoque en el cliente, liderazgo, participacion activa de los servidores publicos y/o particulares que ejercen funciones publicas, enfoque basado en procesos, enfoque del sistema para la gestion, mejora continua, enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones, relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios, coordinacion, cooperacion y articulacion, y transparencia.
En este contexto, la presente investigacion adquirio un matiz muy particular pues busco llegar a un punto de encuentro entre un enfoque tradicional y el que propone la norma colombiana--NTCGP1000--, con su enfoque basado en procesos, a partir de los preceptos del Decreto 514 de 2006: "Por el cual se establece que toda entidad publica a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestion Documental y Archivos (SIGA), como parte del Sistema de Informacion Administrativa del Sector Publico"; y la Ley 594 de 2000: "Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones".
En este contexto, el SIGA en la Administracion Distrital se fundamenta en el ciclo del mejoramiento continuo denominado Planear (P), Hacer (H), Verificar (V) y Actuar (A), por sus siglas PHVA, como se observa en la figura 1 como se observa a continuacion:
Moro Cabero, Manuela; Hernandez Olivera, Luis."Comentarios sobre las fuentes reglamentadas utilizadas por la norma ISO 15489:2001 de gestion de archivos administrativos".--En: Revista d'arxius.--Valencia : Associacio d'Arxivers Valencians.--[N. 1] (2002), p. 67-96.
Figura 1. Relacion con la calidad. ISO 9000 ETAPAS PARA ELABORAR UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD --Determinar las necesidades y expectativas de los clientes y otras partes interesadas --Establecer politicas y objetivos de la calidad --Determinar procesos y responsabilidades en el logro de los objetivos --Determinar los recursos necesarios --Establecer metodos para medir la eficacia y eficiencia de cada proceso --Aplicar medidas para medir eficacia y eficiencia --Determinar medios para prevenir no conformidades (fallos, despilfarras, gastos por errores y perdidas) y eliminar sus causas --Establecer y aplicar un proceso de mejora continua ISO 15489 ETAPAS DE CONCEPCION Y PUESTA EN MARCHA DE UN SISTEMA DE ARCHIVOS ETAPA A: Desarrollar una encuesta preliminar ETAPA B: Analizar las actividades ETAPA C: Identificar los requisitos archivisticos ETAPA D: Evaluar los sistemas existentes ETAPA E: Identificar estrategias para conseguir los requisitos ETAPA F: Disenar el sistema ETAPA G: Poner en marcha el sistema ETAPA H: Controlar el sistema CICLO PDCA DE LA MEJORA CONTINUA [ILUSTRACION OMITIR] La mejora continua no aparece explicitamente en la ISO 15489. Incluiria: --Afan de superarse --Capacidad de adaptarse a potenciales nuevas tendencias Es importante mencionar que la imagen anterior corresponde a la ponencia "La normalizacion en la gestion de documentos iniciativas de ISO. La nueva familia ISO 30300", del profesor Joaquim Llanso Sanjuan (2011), con ocasion del III Foro Iberoamericano de Evaluacion de Documentos --FIED--, que tuvo lugar en la ciudad de Lima (Peru).
Finalmente, las fuentes y recursos de informacion que se utilizaron en la construccion del producto final del convenio-documento "Gestion documental enfocada a procesos: orientaciones metodologicas", corresponde a la investigacion documental efectuada por el personal profesoral y administrativo contratado por la Universidad de La Salle, y su contrastacion y analisis con las mesas de trabajo organizadas por la Direccion Archivo de Bogota con funcionarios y contratistas archivistas adscritos a esta direccion.
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Marco de referencia
Hechas las consideraciones anteriores, y con el animo de establecer un punto de referencia para la investigacion, se consultaron diversas fuentes bibliograficas y documentales dentro de las cuales se citan las producidas por la Direccion Archivo de Bogota y el Archivo General de la Nacion, respectivamente. En este orden de ideas, se pueden citar los textos "Gestion documental: bases para la elaboracion de un programa" (1996); "Reglamento General de Archivos. 2ed" (1997); "Guia para la implementacion de un programa de gestion documental" (2006), y "La gestion documental enfocada a procesos. Guia de procedimientos" (2007), obras que contribuyeron a definir los primeros indicios de politica distrital y nacional en materia de gestion de documentos y administracion de archivos. De igual manera, deben citarse las normas tecnicas colombianas--NTC--, en particular "NTCGP 1000:2009--Norma tecnica de calidad en la gestion publica--" y "NTC-ISO 15489:2010 --Informacion y documentacion. Gestion de documentos. Parte 1 Generalidades--". Ademas, diversos escritos de profesores y expertos que han visto florecer en este nuevo siglo una archivistica revitalizada y con innumerables posibilidades de interpretacion y aplicacion acordes con la realidad administrativa y de gestion propia de las organizaciones, entre ellos Aida Luz Mendoza (2009), Manuela Moro Cabrero (2010) y Carlos Alberto Zapata (2011).
2.1 Gestion documental
Es necesario contextualizar el objeto central de la investigacion, la gestion de documentos. Con esta expresion nos referimos al "conjunto de actividades administrativas y tecnicas tendientes a la planificacion, manejo y organizacion de la documentacion producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacion y conservacion" (RGA, 1997, p. 39).
Es importante mencionar que en la administracion publica colombiana, la gestion de documentos en si misma no es mas que una definicion y, su implementacion se encuentra mediada y regulada por el Programa de Gestion Documental, que es "el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos (de la gestion documental) al interior de cada entidad, tales como produccion, recepcion, distribucion, tramite, organizacion, consulta, conservacion y disposicion final de los documentos" (Triana, 2006, p. 22).
Este Programa de Gestion Documental (PGD) esta integrado por ocho procesos interrelacionados que inician su aplicacion en las unidades de correspondencia --El Acuerdo 060 AGN de 2000 establece en su Articulo 3--Unidades de Correspondencia--que las entidades deberan establecer, de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada los servicios de recepcion, radicacion y distribucion de sus comunicaciones, de tal manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestion documental y los programas de conservacion, integrandose...
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