Implantación de un Sistema de Control Interno y un Sistema de Gestión de Calidad en una empresa pública o privada
| Autor | Alejandro Tadeo Isaza Serrano |
| Páginas | 91-353 |
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Capítulo 4
Implantación de un Sistema de Control
Interno y un Sistema de Gestión de Calidad
en una empresa pública o privada
4.1. Pasos para su implementación
Para implantar un Sistema de Control Interno y/o un Sistema de Gestión de
calidad, hay que tener claros tres pasos, que son:
1. Organizar la empresa
2. Estandarizar procesos
3. Estandarizar el manejo del área de recursos humanos.
4.1.1. Para organizar la empresa
Se deben desarrollar tres pasos:
1. Componente legal60-61
2. Direccionamiento estratégico62
3. Portafolio de bienes.
Componente legal
Requisitos comerciales y tributarios.
De acuerdo con el tipo de empresa pública o privada, los trámites pueden
variar en un mayor o menor número de requisitos, aquí incluimos la totalidad
de los trámites para conformar una compañía:
60 Como lo exige el inciso 1. del Artículo 9º del Decreto 1011 de 2006. También lo exige el literal c) del Artículo
1 de la Resolución 1043 del 3 de abril de 2006.
61 Como lo establece el Artículo 2 de la Ley 872 de 2003, y la NTCGP 1000 de 2009.
62 Como lo establece la NTCGP 1000 de 2009.
CONTROL INTERNO Y DE GESTIÓN DE CALIDAD - ALEJANDRO TADEO ISAZA SERRANO
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Las empresas públicas como en el caso de las entidades del sector central o
descentralizadas, se constituyen algunas por actos administrativos del Alcalde,
Gobernador o Presidente, dependiendo del ente territorial a que corresponda;
las de economía mixta, la industrial y comercial del Estado deben cumplir con
todos los requisitos que señalamos a continuación.
Las empresas privadas también deben cumplir con la totalidad de los requisi-
tos, excepto algunas que explicamos a continuación, no tienen que registrar la
escritura pública en Cámara de Comercio.
Trámites Comerciales y Tributarios
1a. Fase
Obtener el certi cado
de homonimia y marcas
2a. Fase
Elaborar minuta de consti-
tución de la empresa
3a. Fase
Convertir la minuta de
constitución en escritura
pública
4a. Fase
Registrar la escritura en la
Cámara de Comercio
5a. Fase
Registro de Matrícula
Mercantil
6a. Fase
Registrar en la DIAN
Sacar el NIT
7a. Fase
Sacar el Registro Único
Tributario
8a. Fase
Consiste en obtener el RIT
o industria y comercio
9a. Fase
Solicitar el certi cado de
Existencia y Representa-
ción Legal
10a. Fase
Se debe abrir una cuenta
bancaria
11a. Fase
Reportar el impuesto de
Industria y Comercio
12a. Fase
Registrar en Cámara de
Comercio los libros de con-
tabilidad de la compañía
Los anteriores trámites deben realizarse antes del 31 de
marzo de cada año para renovar la matrícula mercantil de
la compañía.
Fuente: Elaboración propia, a partir de datos de la Cámara de Comercio.
Figura 4.1. Trámites legales y tributarios.
Como constituir una compañia
Se constituyen por escritura pública las Sociedades Anónimas, las Sociedades
Limitadas, las Sociedades Colectivas, las Sociedades en Comandita Simple y las
sociedades en Comandita por Acciones. También se deben constituir por es-
critura pública las sociedades en las cuales se aporta un bien inmueble como
parte del capital social.
Se pueden constituir mediante documento privado las sociedades de cual-
quier tipo o especie, que se constituyan de acuerdo con lo establecido por el
artículo 22 de la Ley 1014 de 2006 y las Sociedades por Acciones Simpli cadas.
Para que sea posible la constitución de las sociedades de la Ley 1014 de 2006,
se requiere que al momento de su constitución cuenten con menos de diez
CAP. 4 - IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
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(10) trabajadores o con activos totales, excluida la vivienda, por valor inferior
a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales vigentes. En el acto de
constitución, la(s) persona(s) que constituyen este tipo de sociedad deben in-
cluir una declaración en el sentido de que cumplen las previsiones del artículo
22 de la Ley 1014 de 2006, o señalar cuál o cuáles de los requisitos antes men-
cionados se dan para permitir la creación mediante documento privado.
Para la inscripción del documento privado, éste deberá estar suscrito por todos los
socios o sus apoderados. Este documento, deberá estar reconocido ante notario,
o con presentación personal ante juez o ante el secretario de la cámara de comer-
cio al momento de radicar el documento por todos los socios o sus apoderados.
Se recomienda que el nombre de los constituyentes coincida en todas las par-
tes del documento donde se mencionen (Ej: comparecientes, rmas y nom-
bramientos).
Requisitos para diligenciar documento para constitución de una empresa
Los requisitos que debe incluir en el documento de constitución, sea escritura
pública o documento privado, son los siguientes:
• Nombres, apellidos, identicación y domicilio de las personas que intervie-
nen como socios o accionistas (dirección de los constituyentes, para socie-
dades constituidas al amparo de la ley 1014). Las personas naturales deben
indicar su nacionalidad, las personas jurídicas deben indicar la Ley, el Decre-
to, la escritura pública o documento privado, por medio de la cual fueron
creadas, el número del NIT, domicilio y nombre del Representante Legal. Las
personas jurídicas extranjeras deben acreditar su existencia con documento
idóneo de su país de origen.
• Indicar el tipo de sociedad que se constituye: Sociedad Anónima, Sociedad
Limitada, Sociedad Colectiva, Sociedad en Comandita Simple, Sociedad en
Comandita por Acciones, Empresa Unipersonal, Sociedad por Acciones Sim-
plicada.
• El nombre, denominación o razón social de la persona jurídica que se cons-
tituye. El nombre deberá formarse de acuerdo con las reglas previstas en
Ley para cada tipo de sociedad. Antes de asignar el nombre a la sociedad, se
debe vericar que no haya sido registrado anteriormente por otro empresa-
rio. (Ver Homonimia en el RUES).
• Domicilio principal de la sociedad: ciudad o municipio que se escogió para
desarrollar la actividad de la sociedad. Si en el acto de constitución se es-
tablecen sucursales, se debe indicar el municipio donde estarán ubicadas
(Ejemplo: Bogotá, sucursal Armenia)
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