Libros oficiales
Autor | Hernán Cardozo Cuenca |
Cargo del Autor | Contador público de la Universidad La Gran Colombia con especialización en Revisoría Fiscal y Control de Gestión de la Universidad Cooperativa de Colombia |
Páginas | 283-288 |
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Capítulo IX
LIBROS OFICIALES
CONSIDERACIONES GENERALES
Los libros oiciales son aquellos que permiten conocer, ordenar, controlar y veriicar los hechos inancieros, económicos y sociales que lleva a cabo la organización solidaria en desarrollo de su objeto social.
La Superintendencia considera que para el registro de cada una de las actividades, económicas y sociales, las organizaciones solidarias deberán llevar debidamente diligenciados los libros oiciales. Estos libros deben conformarse y diligenciarse en tal forma que garanticen la autenticidad e integridad de cada uno y, de acuerdo con el uso a que se destinen, deben llevar una numeración sucesiva y continua (artículo 125 del Decreto 2649 de 1993).
Entiéndase como libros de actas, los documentos en los cuales se consignan los temas tratados y los acuerdos tomados por las juntas generales ordinarias y extraordinarias y por los demás órganos competentes de una organización solidaria, como por ejemplo el consejo de administración o junta directiva.
Entiéndase como libros de contabilidad, los documentos donde se registran las transacciones y situaciones con valor monetario sucedidas en los entes económicos. Serán el fundamento de los estados inancieros, como quiera que sus saldos y las operaciones registradas sean la fuente para su elaboración.
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LIBROS OBLIGATORIOS
En consideración de la Superintendencia, los libros oiciales obligatorios que deben estar debidamente custodiados y diligenciados por cada organización solidaria según la normatividad vigente son los siguientes:
Libros de registro obligatorio:
• Libro Diario
• Libros Mayor y Balances
• Libro de Actas de Asambleas
• Libros de Actas de Consejo de Administración o Junta Directiva
• Libro de Actas de Junta de Vigilancia o Comité de Control social
• Libro de Registro Social
Libro de registro no obligatorio:
• Libro de Inventarios y Balances
• Libros Auxiliares.
a. Libro Diario: es un libro en el cual se registran día a día todas las operaciones resultantes de los hechos económicos ocurridos en un periodo no superior a un mes. Los registros o asientos que se hacen en este libro son un traslado de la información contenida en los comprobantes de contabilidad, los que a su vez deben estar soportados con los documentos que los justiiquen.
b. Libro Mayor o Libro Mayor y Balances: en este libro se registran de forma resumida los valores por cuenta o rubros de las transacciones del periodo respectivo. Partiendo de los saldos del periodo anterior, se muestran los valores del movimiento débito y crédito del periodo respectivo (diario, semanal, quincenal o mensual) para luego registrar los nuevos saldos, los cuales serán la base como saldos anteriores para el período siguiente. Estas partidas corresponden a los saldos totales registrados en el libro de diario y el saldo inal del mismo mes.
c. Libro de Registro de Asociados: este libro puede llevarse por medio mecanizado o electrónico en cumplimiento de los parámetros establecidos en los artículos 195 y 361 del Código de Comercio al igual que el artículo 130 del Decreto 2649 de 1993. En este libro se anotará el nombre del asociado, fecha de ingreso y fecha de retiro, domicilio, documento de identiicación, valor de los aportes al corte de cada cierre de ejercicio social. Solo se considerará asociados quienes han sido aceptados por el órgano competente, hayan cancelado el aporte correspondiente de conformidad con la previsión estatutaria y que, además, estén inscritos en el libro de registro de asociados.
d. Libro de Actas: este libro de actas...
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