Papeles de Trabajo
| Autor | Hernán Cardozo Cuenca |
| Páginas | 411-430 |
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Los papeles de trabajo son documentos preparados por el auditor, revisor fiscal, supervisor y analista que le permiten tener informaciones y pruebas del trabajo efectuado, así como las decisiones tomadas para formar la opinión. Su misión es ayudar en la planificación y realización de la auditoría y en la supervisión, análisis y revisión de la misma y suministrar evidencias del trabajo llevado a cabo para argumentar su opinión.
Estos, deben ser completos y detallado para que un auditor normal experto, sin haber visto dicha auditoría, sea capaz de averiguar a través de ellos las conclusiones obtenidas. Deben estar redactados de forma que la información que contenga sea clara y comprensible para facilitar de un vistazo una rápida evaluación del trabajo realizado.
En los papeles de trabajo queda el registro material que conserva el auditor del trabajo realizado, incluyendo los procedimientos empleados, pruebas realizadas e información obtenida. Deben realizarse en el momento de hacer el respectivo trabajo. Son de propiedad única del auditor que los tiene que conservar durante cinco años como mínimo.
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Estos documentos llamados papeles de trabajo constituyen un compendio de todas las pruebas y evidencias obtenida por el auditor y cumplen los siguientes objetivos:
• Coordinar y organizar todas las fases del trabajo realizado.
• Servir de guía en exámenes subsecuentes.
• Facilita la preparación del informe del auditor, revisor y supervisor.
• Comprobar y explicar en detalle las opiniones del auditor
• Comprobar y explicar las conclusiones resumidas en el informe.
• Proporcionar información para la preparación de documentos para la Supersolidaria.
• Proporcionar información para las declaraciones tributarias.
• Proveer un registro histórico de la información analizadas
La preparación de los papeles de trabajo requiere una exhaustiva planeación antes de empezar a ejecutar el trabajo. Normalmente es importante estudiar la forma de cédula u hoja de análisis utilizada y por eso tenemos que tener como mínimo un orden de contenido:
• Evidencia los estados contables y demás información, sobre los que va a opinar el auditor. Presenta la conformidad de acuerdo con los requisitos de la entidad.
• Relación de los pasivos y activos, mostrando cómo tiene el auditor evidencia de su existencia física y valoración.
• Análisis de las cifras de ingresos y gastos que componen la cuenta de resultados.
• Prueba de que el trabajo fue bien ejecutado, supervisado y revisado.
• Forma del sistema de control interno que ha llevado el auditor y el grado de confianza de ese sistema y cual es el alcance realizado para revisar las pruebas sustantivas.
• Detalle de las definiciones o desviaciones en el sistema de control interno y conclusiones a las que llega.
• Detalle de las contrariedades en el trabajo y soluciones a las mismas.
El profesional que efectúa el trabajo puede ser juzgado por sus papeles de trabajo y cuando estos son debidamente elaborados preparados de acuerdo con los objetivos según planeación del trabajo, produce una gran confianza en el profesional quien los elaboró.
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A continuación relacionamos algunos procedimientos para su respectiva preparación:
• Identificar bien el cliente y el ejercicio a revisar
• Anotar la fecha
• El nombre y apellidos del auditor
• Objeto de los mismos
• Cuando se utilice marcas o símbolos se tiene que explicar su significado
El profesional encargado de efectuar la labor tiene la obligación de conservar la información de cada auditoría en dos grupos o archivos complementarios.
• Archivo permanente. Se guardará la información que resulta útil para conocer la empresa en sus aspectos generales y sirve de orientación para cualquier contacto con ella.
• Archivo en curso. Para cada auditoría se abre un archivo, cuando acaba la auditoría se verán los aspectos que tienen de carácter permanente y se pasará a la otra carpeta de archivo.
Para que los papeles de trabajo sean manejables, deben estar adecuadamente referenciados. Esta referenciación sirve para relacionar las distintas partidas del balance y la cuenta de resultados con el trabajo realizado en el análisis de las mismas.
En cada partida se hará constar la hoja de trabajo en la que se ha realizado el análisis que ha dado origen a los comentarios y a las conclusiones. Cada auditor tiene sus marcas o signos propios. Para realizar las marcas, suele emplearse tinta de diferentes colores y no borrable. Cualquier signo o marca es perfectamente aplicable siempre y cuando se explique con claridad su significado.
Referencias o índices usadas:
| Disponible | A | Depósitos | AA |
| Inversiones | B | Pactos de recompra | BB |
| Inventarios | C | Créditos de bancos y otras entidades | CC |
| Cartera de Crédito | D | Cuentas por pagar | DD |
| Cuentas por Cobrar | E | Impuestos gravámenes y tasas | EE |
| Propiedades | F | Fondos sociales y mutuales | FF |
| Activos Diferidos | G | Otros pasivos y Provisiones | GG |
| Otros Activos | H | Patrimonio | HH |
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| Balance General | B/G |
| Estados de resultados | P/G |
| Estado de cambios en la situación financiera | CSF |
| Estado de flujo de efectivo | EFE |
| Estado de cambio en el patrimonio | ECP |
| Notas a los estados financieros | NEF |
| Informe de Auditoría | IFA |
| Archivo permanente | AP |
| Archivo en curso | AC |
A continuación presentamos algunos modelos de papeles de trabajo junto con los procedimientos básicos de auditoría que deben ser realizados como pruebas sustantivas o pruebas de cumplimiento, independientemente de la realización de los cuestionarios de control interno, para cada una de las áreas analizadas.
Primero que todo el auditor debe establecer los objetivos de las pruebas de cumplimiento elaborando sus papales de trabajo.
Luego establecer los objetivos de las pruebas sustantivas y elaborar sus papeles de trabajo.
Junto con las pruebas de cumplimiento y las sustantivas, el auditor deberá preparar un documento en donde se especifique el programa o los...
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