La planeación de proyectos
| Autor | Francisco J. Toro López |
| Páginas | 135-201 |
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Capítulo 2
La planeación de proyectos
En este capítulo se va a continuar con el estudio de una serie de ejemplos en los
cuales la pareja de herramientas Excel y Project son muy útiles y complementa-
rias entre sí. Los ejemplos se exponen en un orden que el autor recomienda por
conveniencia, pues hay que reconocer que estos ejercicios generalmente se hacen
en las empresas en una forma que no deja de ser sino netamente exclusiva y que
muchas veces, una empresa lleva practicando con éxito durante un cierto tiempo.
De todas formas hay que reconocer el hecho de que continuamente es mayor el
número de empresas en las cuales este proceso multidisciplinario se realiza si-
guiendo un procedimiento formal bien establecido.
2.1. Los recursos exclusivos y compartidos
Como ya se mencionó antes, los costos y el volumen de trabajo a cargo de los re-
cursos asignados a las diferentes tareas de los proyectos, son quizás los aspectos
que requieren más cuidado puesto que ejerce una gran efecto en todos los pro-
cesos tendientes a entregar a tiempo, con el menor costo posible y sin afectar la
calidad del entregable requerido, por supuesto.
La distinción entre los recursos exclusivos y los compartidos entre varios proyec-
tos, es posible que no aparezca en muchos casos de manera clara, pero el énfasis
en este reconocimiento se debe más que todo a la necesidad de planear y con-
trolar un adecuado empleo de ellos, que en el caso de ser exclusivos están más
predispuestos a un control de mayor rigurosidad por parte del respectivo gerente,
mientras que los corporativos no lo son tanto debido a que aspectos como la prio-
rización de los proyectos actúa con determinado poder e inuencia.
NOTA : Es posible con Project agrupar los recursos y luego emplear elementos
como los ltros para hacer que un reporte o una vista reeje solo los valores de un
INDICADORES Y TABLEROS DE CONTROL DE PROYECTOS - FRANCISCO J. TORO LÓPEZ
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grupo de recursos que cumple los requisitos impuestos por el ltro usado. Asimis-
mo, es posible en Excel clasicar los datos por categorías o grupos.
Ejemplo 8
En este ejemplo, se asume que existe un estimativo inicial de los egresos que re-
quiere cada proyecto, los cuales se han manejado hasta ahora con Excel. Los va-
lores resultantes surgen como consecuencia de cálculos preliminares que poste-
riormente, y dependiendo de los resultados intermedios, se amplían para cubrir
las posibilidades de emplear recursos propios o la de plantear una factible nan-
ciación externa y/o acudir a contratos externos. Se recomienda que estos estudios
se hagan en un espectro de tiempo de unos cinco (5) años y se separe en celdas
aparte, lo planeado de lo ejecutado.
Una parte importante en este análisis lo constituye el estudio de los costos pro-
venientes de recursos propios o externos de diversa índole, es decir, nancieros,
de trabajo, materiales y contratos requeridos por cada proyecto. La siguiente hoja
hace parte de estos estudios:
Figura 2.1. Recursos laborables y contratos de un proyecto y sus tasas diarias.
En este caso, se va a pagar comisión del 7% si el salario real mensual (calculado con
base en el nominal reportado en la columna C y luego multiplicado por un factor
prestacional) es menor de $700.000 y si no, se pregunta si es menor de $1.000.000.,
en cuyo caso se paga una comisión del 4%. La tasa diaria se ha calculado con base
en la suma de estos dos posibles ingresos laborables, y nalmente, se divide todo
por 22 ya que se asume que se trabajan en promedio 22 días de cada mes.
CAP. 2. LA PLANEACIÓN DE PROYECTOS
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En esta tabla se ha supuesto que algunos recursos laborables pueden tener una
comisión por ventas o por otro concepto y que ésta se le reconoce a una persona
previo cumplimiento de algunos requisitos. La fórmula empleada en el reconoci-
miento de una comisión dice:
=SI(D3<700000,D3*$F$1,SI(D3<1000000,D3*$G$1,0))
Aquí cabe una explicación adicional sobre la función SI() de Excel que tiene 3 ope-
randos separados por el carácter [,]: el primero, es la condición que se pregunta; el
segundo, es la orden a cumplir si la respuesta es armativa; y el tercero, es la orden
que se cumple si la respuesta es negativa. Como está aquí escrita, hay un doble SI,
es decir, que se repite la pregunta en caso de que no se haya cumplido la primera
condición. El siguiente gráco explica en buena forma esta singularidad de la fun-
ción SI que se puede inclusive anidar en varios niveles23:
Comisión del 7%
Comisión del 4%
Comisión = $ 0
Verdadero
Verdadero
Falso
Falso
Salario <
$700.000
Salario < =
$1.000.000
Figura 2.2. Función SI con doble anidamiento.
Naturalmente, estas condiciones son variables y distintas en cada empresa y su
mención aquí es tan solo con nes didácticos. Hay que tener presente que usual-
mente la tasa diaria no se aplica al pago de los contratistas, puesto que dichos
pagos son hechos de acuerdo con los términos contractuales del respectivo con-
trato. Esta hoja hace parte del material magnético de esta obra referido con el
nombre del libro Caso1 y distinguida con el nombre Recursos de trabajo.
23 El máximo nivel de anidamientos de la función SI es 15 en la versión 2010.
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