Posesión de administradores, revisores fiscales y oficiales de cumplimiento
| Autor | Jorge Enrique Chavarro Cadena - Jorge Enrique Beltrán Triana |
| Páginas | 116-129 |
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1. PERSONAS QUE DEBEN POSESIONARSE ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA
1.1. Deben tomar posesión del cargo, ante el Superintendente de la Economía Solidaria o el Superintendente Delegado para la Supervisión de la Actividad Financiera del Cooperativismo, o ante quienes estos deleguen, los miembros de los consejos de administración y revisores fiscales, titulares y suplentes, así como los directores, presidentes, vicepresidentes, gerentes, subgerentes, oficiales de cumplimiento, y en general quienes tengan la representación legal de las organizaciones cooperativas que en la práctica ejercen actividad financiera, bien porque hayan sido autorizadas por esta entidad o porque se encuentren en trámite su autorización, con excepción de los gerentes de sucursales.
1.2. En todo caso la denominación de los cargos debe sujetarse estrictamente a las normas legales y a los estatutos sociales.
1.3. Efectuada la posesión de los administradores y revisores fiscales de las entidades supervisadas, se procederá a efectuar la inscripción respectiva ante la correspondiente Cámara de Comercio, en un plazo no superior a ocho (8) días hábiles, una vez recibida la comunicación.
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1.4. Para el ejercicio válido de los anteriores cargos se requiere la designación junto con la autorización de posesión emitida por esta Entidad. En tal virtud, el ejercicio de cualquier cargo sin haber tomado posesión del mismo cuando las normas aplicables así lo exijan, dará lugar a las sanciones correspondientes, sin perjuicio de que por este solo hecho la Superintendencia de la Economía Solidaria niegue la autorización de posesión.
Es deber de cada entidad vigilada, a través del representante legal y/o presidente del consejo de administración, solicitar ante la Superintendencia, la posesión dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de designación del respectivo aspirante. Vencido tal plazo sin que se haya presentado la solicitud de posesión por parte del representante legal y/o presidente del consejo de administración, las personas designadas podrán remitir la información correspondiente dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes, sin perjuicio de las medidas administrativas que pueda adoptar la Superintendencia por la no presentación oportuna de los documentos.
En caso de negarse la posesión deberá emitirse un acto administrativo que será notificado conforme a lo previsto en el *Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, contra esta decisión proceden los recursos de ley.
En cualquier estado del trámite la Superintendencia podrá solicitar los documentos y aclaraciones adicionales del caso, los cuales deberán remitirse dentro del término máximo de un mes. Transcurrido dicho plazo sin que el responsable haya suministrado la información solicitada, se entenderá que se ha desistido de la solicitud y se tendrá por Analizado el trámite, en los términos del artículo 17 del *Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
En caso de renuncia al cargo de representante legal y si en los estatutos sociales no prevé expresamente un término dentro del cual deba proveerse el reemplazo del saliente, los órganos sociales encargados de llevar a cabo el nombramiento deberán iniciar el trámite de posesión dentro de un plazo de cuarenta y cinco (45) días calendario, contados a partir de la fecha de presentación de la renuncia, so pena de las sanciones a que haya lugar.
Vencido el término anterior sin que se haya designado y posesionado el reemplazo del saliente, corresponderá a las personas posesionadas ante la Superintendencia para el ejercicio de los cargos y que hayan presentado renuncia, informar tal situación mediante comunicación dirigida a la Superintendencia adjuntando el soporte respectivo en el cual se acredite la fecha en que la misma fue presentada con el fin de que se actualice el registro conforme a lo resuelto por la Corte Constitucional en Sentencia C-621 de 2003.
De acuerdo con lo señalado en el numeral 4 del artículo 73 del EOSF la ausencia injustificada de un miembro de junta directiva, consejo directivo o de administración en las entidades destinatarias de tal disposición por un período mayor de tres (3) meses producirá la vacancia del cargo. En este evento, el responsable del trámite deberá comunicar dicha situación a la Superintendencia dentro de los cuarenta y cinco (45) días calendario siguientes a su ocurrencia y en este caso el suplente ejercerá las funciones del principal hasta tanto se elija la vacante, salvo disposición estatutaria especial.
Para los efectos del artículo 67 del *Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las personas que se hayan posesionado y cuyos registros se llevan en la Superintendencia, una vez cesen en el ejercicio del cargo desempeñado deben informar a la Superintendencia de la Economía Solidaria, cualquier cambio de domicilio y dirección para notificaciones que suceda dentro de los tres (3) años siguientes a la desvinculación indicando:
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-- Nombre y documento de identidad. -- Fecha de retiro.
-- Cargo que ejercía a la fecha de retiro.
-- Nuevo domicilio y dirección para notificaciones.
-- Dirección de correo electrónico
2. NO REQUIEREN POSESIONARSE ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA
2.1. Los miembros de las juntas de vigilancia de las cooperativas que ejercen actividad financiera, excepto cuando se crea una cooperativa en virtud del Decreto número 867 de 2003 (creación por escisión).
2.2. Los miembros de los consejos de administración, de las juntas de vigilancia y los revisores fiscales, titulares y suplentes, así como los directores, presidentes, vicepresidentes, gerentes, subgerentes y en general quienes tengan la representación legal de las entidades cooperativas que hayan solicitado y soliciten en el futuro, ante esta Superintendencia, autorización para el desmonte de la actividad financiera, que en sus estados financieros reporten en ceros los saldos en depósitos. Estas personas pueden ejercer sus cargos legalmente a partir del nombramiento efectuado por el órgano competente de la cooperativa, sin perjuicio de su inscripción ante las Cámaras de Comercio para efectos de su oponibilidad frente a terceros.
En consecuencia, los miembros de los órganos de administración de aquellas entidades que hayan solicitado el desmonte y tengan saldos positivos en depósitos, deberán solicitar autorización para su posesión ante la Superintendencia.
Para efectos de la inscripción de sus actos y documentos ante la correspondiente Cámara de Comercio, estas cooperativas deberán adjuntar copia debidamente radicada ante la Superintendencia de la Economía Solidaria, donde conste la solicitud de la autorización del desmonte de la actividad financiera.
3. REQUISITOS PARA POSESIONARSE
Para tomar posesión del cargo para el cual ha sido designado, el interesado o la instancia nominadora, deben formular la solicitud de autorización de posesión, ante la Delegatura para la Supervisión de la Actividad Financiera del Cooperativismo de la Superintendencia de la Economía Solidaria, adjuntando los documentos que para el efecto se señalan a continuación:
3.1. Formato solicitud trámites suscrito por el representante legal o por la persona elegida. Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co.
3.2. Acta de la reunión de Asamblea o de consejo de administración en la que se realizó el nombramiento, cuando así se requiera, la cual debe contener, por lo menos:
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Número del acta;
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Lugar y fecha de la reunión;
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Orden del Día;
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Verificación del quórum deliberatorio y decisorio.
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3.3. Cuando se trate de asamblea general se deberá acreditar copia del acta del consejo de administración en la cual se convocó a dicha asamblea en donde deberá constar la fecha y el medio de información de la convocatoria, si dentro del cuerpo del acta de asamblea no hay constancia de este antecedente.
Al momento de elegir a los administradores y miembros de la revisoría fiscal, se debe tener en cuenta aspectos tales como: educación, capacitación en asuntos cooperativos, análisis financiero, deberes y responsabilidades de los administradores, régimen de inhabilidades e incompatibilidades y demás temas afines la responsabilidad, la idoneidad, la disponibilidad de tiempo, el conocimiento de la normatividad cooperativa y financiera, la experiencia, la disposición para adquirir nuevos conocimientos, así como el liderazgo para asumir los nuevos retos del sector, requisitos estos que deberán acreditarse antes de la posesión.
De acuerdo con los parámetros del artículo 74 del *Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, y del artículo 23 de la Ley 222 de 1995, a los administradores les asiste entre otros, el deber de abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona, en asuntos de interés propio de terceros o en actividades que impliquen conflictos de interés.
Para que la Superintendencia de la Economía Solidaria pueda dar respuesta oportuna a los trámites de solicitud de posesión y sin perjuicio de las calidades subjetivas que valore la Superintendencia, deben allegarse los siguientes documentos:
1. Formato solicitud de trámites.
2. Acta del Consejo de Administración donde se tomó la decisión de convocar a asamblea.
3. Resolución y/o acuerdo de la convocatoria a elección de delegados y asamblea (fecha de expedición, publicación).
4. Fecha y medios a través de los cuales se comunica la convocatoria.
5. Certificación expedida por la junta de vigilancia, sobre la verificación de asociados hábiles e inhábiles (la cual deberá contener: fecha de verificación, número de asociados hábiles e inhábiles, fecha que se tuvo en cuenta para determinar la habilidad, fecha de expedición y publicación); en el estatuto se deberá consagrar si los delegados deben ser hábiles o no para participar en las asambleas a las que sean convocados.
6. Si hay elección de delegados: copia del...
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