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Procesos administrativos

Autor:Iván E. Anzola Castillo
Páginas:57-134
 
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Vamos a entender por “proceso” un conjunto de etapas o pasos que es necesa-
rio cumplir con cierto orden para llegar a un n o completar una actividad.
La administración es un proceso porque consta de una serie de etapas
interrelacionadas y todas necesarias.
Cada una de estas etapas se origina en preguntas que se formulan quienes van a
montar una empresa de cualquier naturaleza:
¿Qué se
va a hacer?
¿Se esta
haciendo?
¿Cómo se
va a hacer?
¿Cómo se
hizo?
Las respuestas a estas cuatro preguntas básicas constituyen las etapas fundamen-
tales del proceso administrativo:
CAPÍTULO 5
PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
ADMINISTRACIÓN. INNOVACIÓN Y CONECTIVIDAD
58
¿Qué se va a
hacer?
Planeación
¿Se está
haciendo?
Dirección
¿Cómo se va
a hacer?
Organización
¿Cómo se
hizo?
Control
El proceso administrativo y la planeación
Conceptos fundamentales del planeamiento
A n de entender la naturaleza del planeamiento, los signicados de los términos
planeamiento, plan y toma de decisiones deben ser esclarecidos. También es nece-
sario conocer el propósito del planeamiento y la razón por la cual es importante
para el proceso general. Veamos primero el signicado de los términos mencio-
nados.
a. Planeamiento: actividad ejecutada en y por todos los niveles de la gerencia.
Las diferencias en la complejidad del proceso de planear y los planes
resultantes son, en gran medida, determinadas por el nivel organizativo de
la persona que inicia tal proceso. A un responsable del planeamiento se le
encomienda desarrollar y analizar alternativas disponibles de la compañía,
por ejemplo, en la selección de la localización para una nueva planta (o
un colegio). Hay muchos factores que él debe considerar, entre los cuales
están la disponibilidad del terreno, costo del mismo, la disponibilidad del
transporte y la facilidad del acceso a las materias primas y a los mercados
de sus productos elaborados. Se requiere no solamente determinar esos
factores, sino también evaluarlos respecto de su importancia relativa, lo
que a su vez implica que deberá poner en juego sus criterios de evaluación.
La preocupación más sobresaliente del planeamiento es el futuro y, como
proceso, sondear el porvenir intentando, literalmente, predecir los efectos
de los sucesos venideros, capacitando así a la empresa para enfrentar el
futuro con cierto grado de éxito. Menos aparente es la preocupación del
planeamiento por el pasado. Para producir un buen plan es necesario
repasar el pasado y evaluar información relevante al presente y al futuro.
También debe considerarse el análisis de las fuerzas del presente, tanto las
internas como las externas a la organización, que requieren planeamiento.
De acuerdo con lo expuesto, la función del planeamiento puede denirse
como el análisis de información relevante, del presente y del pasado, y una
ponderación de probables desarrollos futuros, de tal manera que pueda
determinarse un curso de acción (plan) que posibilite a la organización
lograr sus objetivos establecidos.
CAPÍTULO 5: PROCESOS ADMINISTRATIVOS 59
b. El plan: la proyección impresa de la acción. Resulta en la determinación de
un curso de acción o un plan. Las clases de planes comúnmente utilizados
en las operaciones empresariales, así como sus características y efecto de
las mismas sobre el probable éxito de los planes serán discutidos un poco
más adelante.
c. La toma de decisiones: proceso que impregna todo el planeamiento.
Tomar una decisión es hacer una selección entre dos o más alternativas.
La alternativa seleccionada es la decisión. El planeamiento requiere la
continua recopilación, evaluación y selección de datos. Algunos de estos
son rechazados como no pertinentes al problema en referencia, otros son
retenidos y utilizados para formular un curso de acción recomendado.
Seleccionar cierta información y rechazar otra constituye una selección o
decisión. En última instancia, un curso de acción propuesto es recomendado
como superior a otro u otros alternos para obtener objetivos deseados. Otra
vez se ha tomado una decisión. Estas son las decisiones de un planicador
al desarrollo un plan.
La toma de decisiones es también utilizada para describir una actividad que
es característica de las posiciones ejecutivas. El ejecutivo responsable acepta
o rechaza el plan. Si lo acepta, el próximo paso es su implementación. Esta,
a su vez, requiere comprometer los recursos de la compañía, una acción
que inicia y provoca una cadena de eventos algunas veces irreversible. La
diferencia entre la decisión de un ejecutivo y la de un planicador es más
bien de grado –no de clase–, pues ambos están haciendo una selección
u opción. Las decisiones del ejecutivo son abiertas por naturaleza y
se reconocen porque son respaldadas por los recursos de la empresa,
mientras que las decisiones del planicador son encubiertas y pueden ser
retractadas y revaluadas a voluntad.
Propósito del planeamiento
La operación de un negocio no ocurre bajo condiciones de completa certeza
ni tampoco bajo condiciones de absoluta incertidumbre. Las operaciones
empresariales ocurren bajo condiciones que descansan entre los extremos de
certeza e incertidumbre. Esta área es conocida como riesgo. El riesgo es denido
como el conocimiento de la probabilidad de que un evento dado pueda o no
ocurrir. El propósito del planeamiento es proveer información concerniente a las
condiciones que rodean un curso de acción propuesto, de suerte que el elemento
riesgo sea conocido y jado como una probabilidad.
El planeamiento no elimina el elemento riesgo, pero provee las bases para
determinar el grado de riesgo en términos más precisos. En la medida en que el
conocimiento de los hechos que inuyen el éxito o el fracaso de un plan propuestos
se acerca al nivel de certeza, el grado de riesgo disminuye.

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