Propuesta metodológica para la integración de un sistema de gestión documental basado en la Ley General de Archivos y en las normas técnicas colombianas 9001 versión 2015, 30300 versión 2013 y 30301 versión 2013 - Núm. 4-2, Julio 2017 - Colombia Forense - Libros y Revistas - VLEX 738644833

Propuesta metodológica para la integración de un sistema de gestión documental basado en la Ley General de Archivos y en las normas técnicas colombianas 9001 versión 2015, 30300 versión 2013 y 30301 versión 2013

AutorJosé Octavio Moreno-Orjuela - Martha Lucia Ayala-Mora
CargoUniversidad Santo Tomás, Convenio usta-Icontec, Colombia
Páginas61-72
Artículo de reflexión
ISSN: 2145-0684 (impreso)| ISSN: 2145-9649 (en línea)
doi: https://doi.org/10.16925/cf.v4i2.2245
Propuesta metodológica para la integración de
un sistema de gestión documental basado en la
Ley General de Archivos y en las normas técnicas
colombianas 9001 versión 2015, 30300 versión
2013 y 30301 versión 2013
José Octavio Moreno-Orjuela*, Mg.1, Martha Lucía Ayala-Mora, Mg.1,
Guillermo Peña-Guarín, Mg.1
1Universidad Santo Tomás, Convenio -Icontec, Colombia
Recibido: 23 de julio del 2017 Aprobado: 11 de septiembre del 2017
*Autor de correspondencia: José Octavio Moreno-Orjuela. Universidad Santo Tomás, Convenio USTA-Icontec, Colombia.
Correo electrónico: jmorenoorjuela@gmail.com
Cómo citar este artículo: Moreno-Orjuela JO, Ayala-Mora ML, Peña-Guarín G. Propuesta metodológica para la integración de un
sistema de gestión documental basado en la Ley General de Archivos y en las normas técnicas colombianas 9001 versión 2015,
30300 versión 2013 y 30301 versión 2013. Colomb Forense. 2016;4(2):61-73. doi: https://doi.org/10.16925/cf.v4i2.2245
Resumen. Propósito: la gestión documental representa para las organizaciones la oportunidad
de hacer más ecientes sus procesos y procedimientos, porque ayuda a eliminar la información
redundante, a cumplir con la legislación, a asegurar la memoria corporativa, a incrementar el
rendimiento de las tecnologías de la información y a optimizar los tiempos de respuesta. Esta
investigación surge ante la necesidad que tienen las organizaciones de aplicar la gestión docu-
mental en forma integrada entre los requisitos exigidos en la Ley 594 de 2000 - Ley General de
Archivos y la norma técnica colombiana 9001 versión 2015 [- 9001:2015] sobre gestión
de la calidad, con el apoyo de otros referentes especícos que facilitan la gestión documental,
como las normas técnicas colombianas 30300 y 30301 versión 2013 [- 30300:2013 y
- 30301:2013], manteniendo las directrices respecto a la política de gestión documen-
tal establecidas en la norma técnica internacional 15489 versión 2016 [ 15489:2016]. Des-
cripción: se realiza un estudio con enfoque mixto con preponderancia cualitativa para estable-
cer el nivel de madurez de la documentación en la organización en los procesos misionales y
de apoyo del Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses de Colombia, utilizando una he-
rramienta de diagnóstico que permite determinar el estado de implementación de la norma
técnica colombiana 9001 versión 2015 [- 9001:2015]. Así mismo, se aplica otra herra-
mienta de diagnóstico que arroja de manera integral el estado del archivo según lo establece
la Ley General de Archivos. Enfoque: llama la atención que el 40% de la organización tiene
identicada la documentación y el 60% no cuenta con formatos estandarizados. Conclusio-
nes: implementar el sistema de gestión documental articulado con la gestión de la calidad y
la Ley General de Archivos garantiza la mejora en la productividad de los procesos, acceso
rápido a la información, y cumplimiento de las normas y la ley, entre otros benecios.
Palabras clave: gestión documental, integración de sistemas de gestión, Ley General de
Archivos,  9001:2015,  30301.

Para continuar leyendo

Solicita tu prueba

VLEX utiliza cookies de inicio de sesión para aportarte una mejor experiencia de navegación. Si haces click en 'Aceptar' o continúas navegando por esta web consideramos que aceptas nuestra política de cookies. ACEPTAR