Realities and Challenges About Risk Management in University Libraries: A Study at the Universidad Nacional de La Plata/Realidades y desafios sobre gestion del riesgo en bibliotecas universitarias: un estudio en la Universidad Nacional de La Plata.
| Autor | Corda, Maria Cecilia |
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Introduccion
En la actualidad, el concepto de gestion del riesgo (GRi) ha evolucionado desde enfoques orientados al control del riesgo hasta llegar a una vision sistemica, en la cual han incidido los estudios y analisis permanentes sobre la incertidumbre y el cambio climatico; la redefinicion del concepto de riesgo (que incluye prevencion e inclusion social), y el desarrollo de la capacidad de resiliencia a nivel social, institucional y de infraestructura (Lara San Martin, 2016).
En un trabajo anterior (Corda, Coria, Cuervo & Vinas, 2016), se observaba una proliferacion de bibliografia referida principalmente al topico de desastres y catastrofes, asiduamente llamados naturales, aunque se sabe del componente social y cultural que muchas veces los acompana. Diversos textos se referian a la esfera de bibliotecas, museos y archivos en este sentido, aunque la GRi no se agota alli y puede hablarse de ella tambien en relacion con aspectos administrativos, tecnologicos, reputacionales, laborales, entre otros (Becchio, 2011; Bolano-Rodriguez, Robaina, Perez-Barnes & Arias-Perez, 2014; Sison, 2000).
En el afan de tener un acercamiento a una definicion completa sobre lo que implica la GRi, autores como Lopez-Bravo y Montoya-Rivera (2013) sostienen que:
es un proceso social complejo, que necesita del planeamiento y aplicacion de politicas, estrategias, instrumentos y medidas orientadas a impedir, reducir, prever y controlar los efectos adversos de fenomenos peligrosos sobre la poblacion, los bienes y servicios, y el ambiente. Acciones integradas de reduccion de riesgos a traves de actividades de prevencion, mitigacion, preparacion para, y atencion de emergencias y recuperacion post impacto. (p. 856) La GRi (ICCROM, 2017) es todo lo que se realiza para comprender y gestionar posibles impactos negativos en los objetivos trazados para la organizacion. Esto incluye la identificacion, el analisis y la priorizacion (evaluacion) de los riesgos. Es necesario adoptar acciones para tratar los riesgos, es decir, para evitar, eliminar o reducir aquellos que se consideran como inaceptables. Cabe aclarar que se pueden transferir esos riesgos a terceros, por ejemplo, cuando se asegura un acervo de documentos valiosos y se transfiere el riesgo de robo o dano a la compania de seguros, de acuerdo con un contrato que se firma y el pago de una poliza.
Por su parte, Rozen (2011) define a la GRi como:
un sistema compuesto por procesos que permiten en conjunto identificar y administrar en forma adecuada los hechos contingentes (riesgos) a los cuales esta expuesto un ente o emprendimiento, a fin de obtener un beneficio y anadir valor como producto de transitar un camino escogido. El objetivo principal de la gestion de riesgos es brindar a las partes interesadas una seguridad razonable (nunca podria ser absoluta) que los riesgos significativos seran identificados, analizados, valorados y seran un input para la toma de decisiones por parte del Management. (p. 11) En este sentido, queda claro que la eliminacion total del riesgo es una utopia, no obstante, la meta es acercarse lo maximo posible a su neutralizacion o eliminacion en las organizaciones. Al respecto, Varela-Orol (2009) agrega la siguiente interpretacion, poniendo el enfasis en politicas y procedimientos que se disenen e implementen en el contexto organizacional, considerando tambien la variable de costos-beneficios en el calculo racional que se establezca, para fijar hasta que punto es aceptable correr riesgos:
denominamos gestion del riesgo a la aplicacion sistematica de politicas, procedimientos y practicas de gestion a la tarea de identificar, analizar, evaluar, tratar y controlar los riesgos. Naturalmente, lo primero que es preciso senalar es que un medio libre de riesgos no existe, y que todos los procesos de cambio, al realizar cosas nuevas, implican mas riesgos que los procesos habituales, aunque no es menos cierto que cada vez mas el mayor riesgo es no hacer cambios. Ademas, a la hora de administrar el riesgo hay que encontrar el equilibrio entre los costes y los beneficios. Por tanto, es preciso definir que nivel de riesgo es aceptable para una organizacion. (p. 32) En el Manual de Referencia Gestion del Riesgo de Desastres para el Patrimonio Mundial (UNESCO, ICCROM, ICOMOS, UICN, 2014), se realza tambien la importancia de contar con un plan de GRi de desastres que incluya las distintas actividades, el marco cronologico de la ejecucion, los recursos humanos y economicos necesarios y la identificacion de los responsables de su ejecucion. Asimismo, se senala que se debe prever un examen periodico de la eficacia del plan.
En una publicacion mas reciente, la Guia de gestion de riesgos para el patrimonio museologico (ICCROM, 2017), se plasma un enfoque mas ligado a los recursos disponibles en museos; no obstante, es posible hallar puntos de contacto con las realidades atravesadas en bibliotecas. En este marco, la GRi es entendida como todo lo que se hace para comprender y gestionar posibles impactos negativos en los objetivos de la organizacion. En este sentido, un plan incluye acciones tendientes a la identificacion, el analisis y la evaluacion de los riesgos, seguido por la implementacion de lineas de accion paliativas.
Otras recomendaciones basicas para bibliotecas son las aportadas recientemente por Angulo, Castilblanco y Vargas (2017), quienes explican las medidas que se deben desarrollar para identificar un riesgo, reducirlo, manejarlo y saber como actuar en caso de emergencia.
De forma especifica, en otro trabajo de Corda, Vinas y Coria (2017), se abordo la cuestion de la GRi tecnologico. Se agrupaban, por una parte, aquellos riesgos que se encuentran fuera de la organizacion y tienen que ver con las amenazas del entorno, las logicas de funcionamiento del mercado tecnologico y financiero, y, por otra parte, los que se encuentran en la propia unidad o en la organizacion de la que esta depende. La GRi tecnologico resulta vital, dado que las organizaciones al usar tecnologia en su actividad diaria, y como parte de sus procesos, se encuentran expuestas, y ello puede afectar su desempeno y ser fuente de perdidas y danos considerables. Se destacaba la necesidad de crear conciencia en seguridad para prevenir riesgos y buscar estrategias para obtener el apoyo de todo el personal, con el fin de cumplir con los objetivos planeados y asegurar la informacion y los sistemas que la contienen.
Al repasar esta bibliografia, resulta evidente, a nivel de las organizaciones, la importancia tanto de disenar las politicas y los procedimientos como de prever las inversiones necesarias, a fin de alcanzar una apropiada GRi. A sabiendas de que nunca se podra erradicar el riesgo del medio, ya que es inherente al proceso de cambio, las organizaciones deben procurar considerarlo en sus gestiones, para alcanzar una seguridad aceptable, aunque dificilmente sea de forma absoluta. Asi, en ese interjuego entre cambio, desarrollo y riesgo es el devenir de cualquier sistema, incluidas obviamente las bibliotecas.
Cabe senalar ademas que hay disposiciones internacionales, adoptadas a nivel nacional, que contemplan el tema. En forma puntual existe la norma 31000 adoptada por el Instituto Argentino de Normalizacion y Certificacion (IRAM ISO, 2015), (1) que resulta de la adopcion de la norma ISO de 2009. De esta directriz se infiere que la introduccion de la GRi y el aseguramiento de su sostenibilidad requieren un compromiso fuerte de la direccion de la organizacion, asi como el establecimiento de una planificacion estrategica y rigurosa para conseguir el compromiso a todos los niveles.
Ademas, la norma ISO 9001:2015 adopta un enfoque basado en procesos que incorpora el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (conocido tambien por su abreviatura PHVA) y el pensamiento basado en riesgos. Alli se destaca la necesidad de contar con suficiente apoyo por parte de la alta direccion al sistema de gestion de calidad y al compromiso de las personas, lo cual permite la provision de los recursos humanos y otros recursos adecuados; el seguimiento de los procesos y resultados; la determinacion y evaluacion de los riesgos y las oportunidades, y la implementacion de acciones apropiadas (ISO, 2015).
En sintesis, el riesgo se puede definir como la posibilidad de que suceda algo que tendra un impacto negativo en los objetivos trazados en la planificacion de las unidades de informacion. Siempre que se piensa en el riesgo, hay que tener en cuenta tanto su posibilidad de ocurrencia como el impacto que pueda generar.
Si se toma en cuenta solo uno de estos dos factores...
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