Régimen de oficinas
| Autor | Jorge Enrique Chavarro Cadena - Jorge Enrique Beltrán Triana |
| Páginas | 165-173 |
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1. APERTURA, TRASLADO, CONVERSIÓN Y CIERRE DE OFICINAS
Toda vez que el literal a) del numeral 2 del artículo 3 del Decreto número 186 de 2004, en concordancia con el artículo 8 del mismo precepto legal, facultan al Superintendente de la Economía Solidaria para "Autorizar de manera general o individual, la apertura y cierre de sucursales y agencias en el territorio nacional", esta Superintendencia imparte las siguientes instrucciones para las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito:
1.1. Políticas y criterios para la apertura, traslado, cierre y conversión de oficinas
La apertura, traslado, cierre y conversión de oficinas de las entidades, que ejercen actividad financiera, sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de la Economía Solidaria deberá necesariamente obedecer al conocimiento integral que los gerentes y administradores (consejo de administración) tengan acerca de los mercados potenciales, de la situación de competencia en las zonas correspondientes, de la capacidad operativa de la respectiva institución y de la incidencia que tales decisiones tienen sobre su estructura económica y
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financiera, conocimiento este que deberá fundamentarse en estudios socioeconómicos y técnicos de factibilidad, donde se determine el punto de equilibrio y la recuperación de las pérdidas iniciales generadas por el proyecto.
Las determinaciones se adoptarán bajo la responsabilidad de los administradores de las entidades (Representante Legal y Consejo de Administración) en desarrollo de las políticas que sobre la materia establezca cada una de ellas y deberán consultar el interés de la comunidad.
1.2. Régimen de autorización general
Las entidades vigiladas, con excepción de aquellas sometidas al régimen de autorización individual previsto en el numeral 1.3 del presente Capítulo, pueden abrir, trasladar o cerrar sus oficinas, sucursales o agencias, sin la autorización previa de la Superintendencia de la Economía Solidaria, cuando cumplan los siguientes requisitos:
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Estudio de mercado y de factibilidad;
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Contar con las seguridades necesarias para la oportuna y correcta prestación del servicio al público;
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Copia del Acta del Consejo de Administración donde conste la aprobación de la apertura, cierre o traslado de la oficina correspondiente.
Los requisitos anteriores deberán documentarse y permanecer, como prueba de su cumplimiento, en las instalaciones de la cooperativa, en un archivo especial que debe denominarse Régimen de Oficinas, a disposición de esta Superintendencia para su revisión posterior, y en caso de incumplimiento los administradores quedarán sujetos a las sanciones previstas a imponer de conformidad con lo previsto en el numeral 6 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998 y numeral 8, artículo 9 del Decreto número 186 de 2004.
Lo anterior, sin perjuicio que la Superintendencia pueda ordenar el cierre de la citada oficina por haber omitido el cumplimiento de alguno de los requisitos precitados.
Si transcurridos tres (3) años de apertura de una oficina genera pérdidas que comprometen la estabilidad financiera de la cooperativa, se deberá presentar un plan de recuperación para lograr el objetivo, en un plazo no mayor a un (1) año, transcurrido este tiempo de continuar igual se debe proceder al cierre de la sucursal u oficina.
Todas las aperturas, traslados o cierres de oficinas, sucursales o agencias deben ser informadas a esta Superintendencia, a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al hecho, previo haberse realizado el registro mercantil.
1.3. Régimen de autorización individual
Tratándose de entidades sometidas a vigilancia especial o que se encuentren adelantando programas de recuperación, saneamiento o adecuación de capital, o cuando a juicio de esta Superintendencia se presentan deficiencias en su estructura administrativa, financiera o de gobernabilidad y se hayan requerido ajustes sobre el particular, deberán obtener de manera individual y previa autorización de la Superintendencia de Economía Solidaria para la apertura, traslado o cierre de sus oficinas.
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Condiciones de la solicitud: En los eventos en que se haga necesaria la autorización individual antedicha, la entidad interesada deberá presentar solicitud escrita que contenga por lo menos, la siguiente información:
-- Exposición de las razones de mercado, financieras y operacionales que justifican la apertura o traslado que se propone, identificando el acta mediante la cual el Consejo de Administración adoptó la decisión correspondiente.
-- Ubicación precisa del nuevo establecimiento de comercio o de la zona respectiva, su naturaleza (sucursal o agencia), así como la descripción y delimitación geográfica de su área de influencia.
-- Participación de instituciones afines (del sector financiero y del sector cooperativo) en el área de influencia proyectada;
-- Indicación de los siguientes aspectos:
- Inversión estimada para su instalación.
- Horario básico de funcionamiento.
- Horarios adicionales o extendidos.
- Medidas de seguridad que se adoptarán para la prestación del servicio, incluyendo la movilización del efectivo y su respectivo costo.
- Servicios que se pretenden prestar al público.
- Los demás datos de mercado, financieros y económicos propios del estudio de factibilidad, tales como los costos, gastos, gastos diferidos, cargos y asignación básica en cada uno de ellos; los ingresos y costos de los productos que se esperan recibir con base en el nicho de mercado en el que se pretende incursionar, para alcanzar el punto de equilibrio, para el efecto se debe tener en cuenta las instrucciones contenidas en el anexo No. 3 sobre la estructuración estudio solicitud apertura de oficina.
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Información a la Superintendencia de la Economía Solidaria con posterioridad a la apertura o el traslado de oficinas:
-- Una vez obtenida la autorización pertinente, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, deberá informarse a la Superintendencia de Economía Solidaria sobre la puesta en marcha de la decisión, previo el registro en la Cámara de Comercio.
-- En caso de no llevarse a cabo la apertura o traslado de la oficina, dentro del término indicado, se deberá informar de tal hecho a esta Superintendencia, solicitando la prórroga del término inicialmente concedido en caso en que persista el interés de la entidad en la solicitud inicialmente autorizada.
1.4. Naturaleza de las oficinas
De conformidad con lo establecido en los artículos 263 y 264 del *Código de Comercio, las oficinas de las organizaciones que ejercen actividad financiera, sólo pueden tener la calidad de sucursales o agencias, en los términos de las disposiciones mencionadas.
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En consecuencia, cuando se pretenda abrir oficinas que tengan por objeto la prestación de servicios restringidos, la naturaleza de la correspondiente oficina deberá ajustarse a alguna de las categorías citadas, sin perjuicio de que puedan tales oficinas ofrecer sus servicios de manera transitoria y temporal mediante el traslado de recursos humanos o técnicos para la prestación de sus servicios por fuera del local de las mismas, a través de puntos de atención, extensiones de caja y corresponsalías no bancarias, caso en el cual deberá informarse previamente a la Superintendencia de la Economía Solidaria, indicando el tipo de servicio que se ofrecerá, la oficina responsable de las operaciones que se realicen, y el período en el cual se operará en esta modalidad.
Cuando se adopte la decisión de instalar nuevos cajeros automáticos deberá informarse a la Superintendencia de la Economía Solidaria con no menos de quince (15) días hábiles de antelación a la fecha en la que se proyecte iniciar el servicio respectivo, debiéndose expresar el lugar de ubicación del cajero que se pretende instalar.
1.5. Conversión de oficinas
Toda modificación que se efectúe a la naturaleza jurídica de una oficina en funcionamiento deberá ser previamente informada a la Superintendencia de la Economía Solidaria, indicándose la nueva dependencia contable o administrativa de la oficina objeto de conversión.
1.6. Cierre de oficinas
El cierre de oficinas podrá adoptarse dentro del sistema de autorización general. En consecuencia, los mismos podrán hacerse conforme a la decisión adoptada por el Consejo de Administración con base en un estudio que refleje la conveniencia del cierre, la evaluación financiera y el impacto...
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