Relación de procedimientos en propiedad horizontal
Autor | Martha Elena Ramírez C. |
Páginas | 37-51 |
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LISTADO DE PROCEDIMIENTOS EN PH.
A. PROPUESTA Y POSESION DEL CARGO:
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PRESENTACIÓN DE LA OFERTA
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FIRMA Y CONDICIONES LEGALES DEL CONTRATO
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PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO
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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
B. EMPALME
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RECIBO DE ADMINISTRACIÓN
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ENTREGA DE ADMINISTRACIÓN
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REVISIÓN DEL ALCANCE DE LOS CONTRATOS SUSCRITOS CON LA COPROPIEDAD CON LOS QUE DEBE SEGUIR TRABAJANDO.
C. DESARROLLO DEL EJERCICIO ADMINISTRATIVO
C1. ACTIVIDADES GENERALES.
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INVENTARIOS Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
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DEFINICIÓN DE PROCEDIMIENTOS (CUÁLES Y CUÁNTOS?)
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TABLAS DE CONTROL
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BITÁCORA ADMINISTRATIVA
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C2. ACTIVIDADES LEGALES ESPECÍFICAS
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CITACIÓN A ASAMBLEAS CON LOS RESPECTIVOS REGISTROS.
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ORGANIZACIÓN, REGISTRO Y CONTROL DE LOS LIBROS DE ACTAS TANTO DE ASAMBLEA COMO DEL CONSEJO.
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ORGANIZACIÓN, REGISTRO Y CONTROL DEL LIBRO DE PROPIETARIOS Y RESIDENTES DE LA COPROPIEDAD.
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ORGANIZACIÓN, REGISTRO Y CONTROL DE LA CONTABILIDAD Y LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA COPROPIEDAD.
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PREPARACIÓN, EJECUCIÓN Y CONTROL DE DECISIONES. (INDICADORES DE GESTIÓN)
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SUBSANACIÓN DE NULIDADES (ANTES-DURANTE Y DESPUES DE LOS ACTOS)
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PLAN DE MANTENIMIENTOS - REGISTRO EN BITACORAS
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PRESUPUESTO Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL CON MEDICIÓN POR AVANCES
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CÓMO SE GESTIONAN LAS CONTROVERSIAS ANTE LAS AUTORIDADES DE POLICIA.
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SECRETARÍA DE SALUD, MASCOTAS-HUMO DE CIGARRILLO Y DE MARIHUANA, OLORES OFENSIVOS, BASURAS.
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PLAN DE EMERGENCIAS Y ATENCION DE DESASTRES.
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PLAN DE SEGURIDAD EN EL TRABAJO.
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CÓMO DECLARAR EL ESTADO DE EMERGENCIA POR URGENCIA MANIFIESTA.
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ELEMENTOS E INFORMACIÓN MÍNIMA A TENER EN CUENTA EN UNA CONTRATACIÓN.
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PRESENTACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES PARA LA DE OFERTA EN COPROPIEDADES.
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MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS Y FACHADAS.
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CÓMO PRESENTAR UNA QUEJA ANTE LA JUNTA CENTRAL DE CONTADORES.
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INFORMACIÓN ÚTIL SOBRE PARQUEADEROS Y AISLAMIENTOS SEGÚN EL ESTRATO DE LA COPROPIEDAD.
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Proceso desde la presentación de la oferta, la posesión del cargo de administrador y su gestión durante el desempeño de su cargo
PROPUESTA DE SERVICIOS PROFESIONALES
En la propuesta (oferta) de servicios profesionales debe exponerse de forma clara y sin lugar a equívocos, los conocimientos y experiencia de quien la presenta mostrando a través de su contenido que puede ayudar a resolver una problemática específica del cliente.
Normalmente, se elabora después de haber realizado la primera entrevista de preventa en la que ya se han detectado y agotado los temas que requieren atención en las reuniones de acercamiento.
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Los puntos importantes, y por lo tanto, más relevantes a la hora de la oferta son:
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Que el folio esté membreteado.
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Que ésta sea personalizada: Debe ser hecha por un experto (XXXX) para un cliente en particular.
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Debe tenerse identificado el problema.
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La solución planteada debe: a) erradicar definitivamente el problema en cuyo caso se elimina el problema; b) controlar la situación problemática en cuyo caso se mitiga ese riesgo o c) se trabaja con el consenso de la comunidad afectada minimizando el impacto de tales riesgos.
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Ser gráfica: cuando se requiere atención múltiple de actividades como en el caso de la administración de PH, se recomienda el uso de diagramas o cualquier elemento visual que ayude a captar la atención del cliente.
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Ser clara y concisa: Debe ser un documento fácil de leer y de entender por el cliente lo mismo que debe darse claridad sobre el alcance de la propuesta, los recursos requeridos y el tiempo de validez de la oferta.
Ejemplo de Propuesta de Oferta de Servicios Profesionales:
XXXX, Colombia, XXXX de XXXX de 201....
Señores
XXXX
Atn. XXXX
E. S. D.
REFERENCIA: XXXX
Estimado XXXX,
Agradezco la confianza depositada por ustedes al solicitar mis servicios como administrador (a) basado (a) en la en-
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trevista que hemos tenido para entender la problemática actual de su copropiedad, por lo cual me permito presentarle mi Propuesta de Servicios Profesionales para atender a las necesidades de toda la comunidad copropietaria y residente.
Mi experiencia como administrador (a) en este tipo de bienes, me permiten ayudarle no solo en el manejo acertado del día a día de la copropiedad sino que, atenderé con planificación técnica, financiera y legal, todos los requerimientos constructivos para mitigar los riesgos que pueden presentarse garantizando que no habrá detrimento patrimonial, ni individual, ni colectivo.
Para poderle dar seguridad sobre mi conocimiento y experticia, le adjunto: soportes de mis títulos, referencias profesionales y comerciales y documento con detalle del plan de trabajo sugerido con las actividades esperando que, esta propuesta, cumpla con las expectativas que ustedes se han fijado quedando a sus órdenes para disipar cualquier duda...
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