Administración del tiempo, manejo efectivo de reuniones, juntas y presentaciones efectivas - Habilidades gerenciales. Desarrollo de destrezas, competencias y actitud - 1ra edición - Libros y Revistas - VLEX 460934386

Administración del tiempo, manejo efectivo de reuniones, juntas y presentaciones efectivas

AutorRuth Arroyo Tovar
Cargo del AutorAdministradora de Empresas Turísticas y Hoteleras de la Universidad Externado de Colombia
Páginas243-280
Capítulo XII
Administración del tiempo,
manejo efectivo de reuniones,
juntas y presentaciones efectivas
Administración del tiempo
Contexto
La administración del tiempo se ha convertido en un factor vital para la
consecución de nuestros objetivos. Gestionar nuestro tiempo de forma
eficaz equivale a gestionar nuestra vida de forma eficaz, puesto que lo
que hacemos con nuestro tiempo se convierte en lo que hacemos con
nuestra vida.
Quien elige vivir una vida plena debe comprender la importancia del
tiempo. Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite disfrutar
del trabajo, descanso y del ocio. Para cualquier persona que desee
administrar su tiempo de forma eficaz y como paso previo a iniciar
un programa de gestión del tiempo, le sería muy útil reflexionar sobre
el concepto de mejora personal, la misma que se consigue cambiando
nuestras prioridades a la hora de invertir nuestro tiempo. (Planes, 2004).
El día tiene pocas horas y todos quisiéramos tener la clave para
multiplicarlas y poder desempeñar todas las tareas. Una investigación
reciente sugiere que se puede tener más control sobre el tiempo, y los
resultados que éste tiene sobre el negocio. Los expertos del área de
“diseño del tiempo” argumentan que los dueños de empresas deberían
incluir este factor en sus estrategias empresariales, tal y como hacen con
otros recursos, como los financieros o humanos.
Algunas comparaciones entre países han demostrado que existen
diferentes concepciones sobre el tiempo. Así, llegar tarde para los
estudiantes de una universidad de California, es estar retrasado veinte
minutos, mientras que llegar tarde para los brasileños es estar retrasado
treinta y cuatro minutos. En el campo de los negocios, según la consultora
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Martha E. Sherman, también existen ideas particulares sobre el tiempo
entre los diferentes grupos. Por ende, una vez que se comprendan las
culturas divergentes, se puede influir en la manera como el tiempo
funciona dentro de la organización.
En todas las empresas existen diferentes ritmos de tiempos, marcados
por proveedores, clientes y competidores, entre otros. Mientras más se
dependa de uno de estos actores, mayor será la adaptación a tal estilo
particular. Esto puede a la larga crear ineficiencias. Un caso especial es el
trimestre fiscal como lapso de negocios. Esta forma de organización hace
que en algunas empresas las ventas al principio del trimestre sean flojas y
se agilicen a medida que se va terminando el período. Los investigadores
tienden a clasificar el tiempo en: monocrónico y policrónico.
El primero está caracterizado por desarrollar una tarea en un período
dado, mientras en el segundo caso se trata de desempeñar varias tareas
frecuentemente con múltiples interrupciones. Ambos tipos tienen
ventajas y desventajas. En el segundo, hay mayor grado de interacción
entre los empleados. En el primero, existe un mayor enfoque en la
eficiencia pero menos flexibilidad e innovación.
La gestión eficaz del tiempo, incluso más que la adquisición de cualquier
otra habilidad de alto rendimiento, exige entrenamiento y disciplina,
puesto que probablemente, implementar los cambios deseados nos va
a suponer tener que librarnos de un sinfín de hábitos no deseados. La
autodisciplina es un hábito de las personas proactivas y se convierte en un
factor crítico cuando lo aplicamos a la administración de nuestro tiempo.
Gastar el tiempo vs. Invertir el tiempo
Reconozca lo realmente importante y lo que no lo es, hay que dedicarse a
hacer cosas realmente importantes, en lugar de perder el tiempo en las que
no lo son. La tarea consiste en reconocer los obstáculos o impedimentos
que no le permiten tener un control de la situación, determinar qué
aspectos le interesan y son realmente favorables para la persona.
“Ayer e s un ch eque ca ncela do, mañ ana es u n
pagaré, hoy es efectivo disponible. Gástalo
con sabiduría”.
Anónimo.
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Capitulo XII : Administración del tiempo, manejo efectivo
de reuniones, juntas y presentaciones efectivas
Ruth Arroyo Tovar
La pregunta aplicable sería: “¿Qué es lo más importante para hacer hoy,
esta semana, este mes?”
¿Qué es el tiempo?
Algunas definiciones:
“Duración de los fenómenos”
“Duración de las cosas sujetas a mudanza”
“Aspecto mensurable de la duración”
En Grecia era el Dios Cronos. Y lo definían como la relación entre dos o
más fenómenos, sucesos, cuerpos u objetos.
El tiempo es la dimensión del cambio, si nada cambiara no habría tiempo.
Para el ser humano es vida, por eso sabemos el refrán “el tiempo es oro”,
pero debería decirse “el tiempo es vida”
Pregunta: ¿Cuál será la clave para organizar el tiempo?
Respuesta: La clave está en organizarse uno mismo.
Cada semana tiene 168 horas, hay que preguntarse entonces: ¿En qué
emplea su tiempo?
La respuesta gira en torno a cinco cosas que se pueden hacer:
1. Desarrollar conciencia de la importancia del tiempo y cómo
emplearlo
2. Saber qué es lo que realmente le interesa: tanto en su vida privada
como en el trabajo
3. Dar prioridad a los asuntos importantes, que le interesan y
hacerlos bien hechos
4. Asegurarse qué va a dedicar el tiempo necesario a sus prioridades
y de igual forma colaborará con el tiempo de los demás
5. Reconocer qué y quién roba el tiempo, para enfrentarse a ellos
correcta y efectivamente.
Hay que intentar pensar en un día que tiene 24 horas, como si tuviera 4
tipos de tiempo: trabajo, familia, ocio y salud.
Trabajo: Tiempo que se vende o regala a otras personas
Familia: Tiempo que dedica a sus seres queridos y a su hogar

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