El seguimiento y el control de proyectos
| Autor | Francisco J. Toro López |
| Páginas | 203-278 |
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Capítulo 3
El seguimiento y el control de proyectos
3.1. Fundamentos del Seguimiento y Control
El objetivo fundamental del seguimiento al desarrollo de un proyecto es revisar
que todo el trabajo esté y haya sido realizado de acuerdo al plan, proceder a ana-
lizar los problemas y plantear ajustes en los diferentes aspectos programados y
presupuestados, todo en un esfuerzo tendiente a anticiparse a problemas serios
que puedan afectar la realización de las tareas que aún no se han terminado y
entregado o estén prontas a comenzar; así mismo, hay que revisar las respuestas
a los riesgos que se hayan podido presentar y preparar aquellas que se prevean
en un futuro y en forma coordinada, controlar la calidad del entregable nal del
proyecto.
A partir de esta fase de seguimiento se hace mucho más importante y convenien-
te el grado de colaboración entre las dos herramientas, Excel y Project; además,
el lector podrá percibir que es mayor y más valiosa, la contribución de esta última.
Antes de entrar a estudiar las formas y maneras aportadas por esta pareja de he-
rramientas, se van a analizar los elementos sobre los cuales se funda la realización
de esta importante fase.
Cuando se actualiza el cronograma real de ejecución regularmente y se compa-
ra con el plan original, se puede decir cuándo una tarea está demorada o si está
empezando o terminando antes de tiempo. Es altamente recomendable que de
antemano se establezcan los intervalos de tiempo con los cuales se va a reportar
los controles del proyecto. De igual manera, dando seguimiento a las horas traba-
jadas por los recursos (y los costos que esto implica) puede saberse con anticipa-
ción cuándo pueden excederse los costos para así prever una solución a tiempo.
Cuando se da seguimiento al desarrollo de un proyecto deben considerarse los
siguientes conceptos relativos al tipo de información:
INDICADORES Y TABLEROS DE CONTROL DE PROYECTOS - FRANCISCO J. TORO LÓPEZ
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El plan (base, programado o previsto): es la información correspondiente al
plan que se tiene aprobado antes de comenzar a ejecutar el proyecto. Se registra
en los campos de tipo previsto o presupuestado y contiene toda la información
de las tareas y de sus fechas. Se utiliza esta información como una directriz para el
seguimiento de los cambios que se puedan presentar durante el desarrollo de un
proyecto.
•Real: esta información muestra lo que está siendo ejecutado en un proyecto.
Consiste en las fechas reales de inicio y terminación de las tareas, los porcenta-
jes de trabajo completado, costos reales y faltantes por ejecutar, y trabajo real
y restante.
•Project maneja tanto el panorama planeado como todo lo relativo a la ejecu-
ción real, basándose en esta información. Claramente, al diferenciar la informa-
ción planeada de la real, Project permite comparar escenarios que pueden ser
distintos, por ejemplo, la fecha de comienzo planeada y la real de una tarea,
conceptos que visualmente explica esta gura.
Actual Línea base Ejecución
Fase de planeación Fase de ejecución
Figura 3.1. La planeación vs. la ejecución de un proyecto.
La información de seguimiento, la puede brindar formalmente Project, y para ello
se requiere de solo dos condiciones:
•Haber guardado previamente un plan base37.
•Tener reportada una fecha de estado del proyecto.
La fecha de estado se puede reportar mediante la opción del menú principal Pro-
yecto y luego usar la opción Fecha de estado. Una vez se reporta esta fecha, el
37 Por defecto, es el plan línea base denitivo, pero puede ser también usado un plan provisional de los
varios que acepta Project y que pueden usarse para estudiar otros posibles planes.
CAP. 3. EL SEGUIMIENTO Y EL CONTROL DE PROYECTOS
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procedimiento para mostrar los indicadores de seguimiento de un proyecto puede
ser efectuado de formas distintas; el que se muestra a continuación es un ejemplo:
Haga clic en la opción del menú Vista y luego escoja dentro de la lista de opciones
disponible la opción Más tablas… usando esta ventana:
Figura 3.2. Cargue de la tabla de indicadores del costo.
Se recomienda seleccionar los campos de Indicadores de costo del valor acu-
mulado de esta lista de tablas y luego hacer un ajuste con un doble clic de los
encabezados de las columnas que sean necesarias, para ampliar su contenido. La
información que aparecerá será semejante a la siguiente:
Figura 3.3. Tabla de valores acumulados.
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