Sistemas integrados de gestion de las normas ISO 9001 e ISO 30301 en el contexto notarial colombiano/Integrated management systems on ISO 9001 and ISO 30301 standards in the Colombian notarial context/Sistemas de gestao integrada para as normas ISO 9001 e ISO 30301 no contexto notarial colombiano. - Vol. 35 Núm. 151, Abril 2019 - Estudios Gerenciales - Libros y Revistas - VLEX 818859445

Sistemas integrados de gestion de las normas ISO 9001 e ISO 30301 en el contexto notarial colombiano/Integrated management systems on ISO 9001 and ISO 30301 standards in the Colombian notarial context/Sistemas de gestao integrada para as normas ISO 9001 e ISO 30301 no contexto notarial colombiano.

AutorMora-Contreras, Rafael
CargoArticulo de investigacion
  1. Introduccion

    Las organizaciones han orientado sus decisiones estrategicas a la implementacion de sistemas de gestion de la calidad (SGC) frente a los inminentes cambios del entorno, con el fin de mejorar el desempeno global y satisfacer los requisitos del cliente, los legales y reglamentarios. Los SGC con base en la norma ISO 9001 se reconocen internacionalmente en mas de 170, paises con al menos 1.100.000 organizaciones certificadas hasta el ano 2016 y con un crecimiento del 7% con respecto al ano anterior (International Organization for Standardization - ISO, 2016c). Ademas, la actual edicion ISO 9001 de 2015 destaca cambios importantes como la combinacion del pensamiento basado en riesgosy una nueva organizacion con 10 capitulos identicos para las versiones recientes de sistemas de gestion. La nueva organizacion de la norma se conoce como estructura de alto nivel (HLS, por su sigla en ingles de High Level Structure), donde uno de sus propositos principales es lograr una mayor alineacion entre los diferentes estandares normativos (ISO, 2016a).

    Desde hace anos, los SGC se han unificado junto con otros estandares como ISO 14001 de sistemas de gestion ambiental (SGA) y OHSAS (sigla en ingles de Occupational Health and Safety Assessment Series) 18001 de sistemas en seguridad y salud ocupacional (SGSySO) (Pheng y Kwang, 2005; Wilkinsony Dale, 1999, 2002; Zeng, ShiyLou, 2007; Zeng, Tian y Shi, 2005). En 2011 tras la publicacion de la norma ISO 30301 de sistemas de gestion para los documentos (SGD), es posible realizar nuevas sinergias en las organizaciones para adoptar desde un enfoque estrategico la creacion y control de documentos.

    El interes de unificar los SGD con los SGC es relevante, dada la dificultad que supone fusionar pertinentemente la documentacion de las companias y la que se genera a partir de losSGC. Portal motivo, la informacion documentada de losSGC en ocasiones se encuentra aislada y desconectada del archivo general de las organizaciones. De acuerdo con Bustelo (2013) este hecho afecta principalmente a los paises latinoamericanos, dada la tendencia en considerar la documentacion como una parte visible de la implementacion de los SGC y por ser uno de los primeros requerimientos que examinan los auditores. En consecuencia, se genera inconformismo por parte del recurso humano debido a la burocratizacion de la documentacion que debe crearse, custodiarse y guardarse (Bustelo, 2013; Grudzien, 2014). Lo anterior, se percibe como un aspecto intrusivo que ocasiona la demanda de excesivos recursos para gestionar la documentacion, lo cual es un efecto colateral de la implementacion de los SGC que no estan interrelacionados pertinentemente con las organizaciones (Bustelo, 2013).

    Por consiguiente, la sinergia de los SGD y los SGC ofrece la oportunidad de mejorar el desempeno de los procesos documentales, asegurar el cumplimiento legal, demostrar transparencia en las actividades, incorporar la satisfaccion de las necesidades del cliente y otras partes interesadas, y ayudar al cumplimiento de los objetivos de otros sistemas de gestion interrelacionados (Bustelo, 2012; Garcia Alsina, 2012; Hernad y Gaya, 2013).

    De lo anterior, se discute una de las problematicas mas comunes de las empresas que implementan dos o mas sistemas de gestion y es si deben administrarlos de forma individual, o si pueden obtener algun beneficio de la integracion. Los sistemas integrados de gestion (SIG) se definen a partir de la literatura como "conjunto de procesos interconectados que comparten un conglomerado de personas, informacion, materiales, infraestructura y recursos financieros para lograr una serie de objetivos relacionados con la satisfaccion de las partes interesadas" (Bernardo, Casadesus, Karapetrovic y Heras, 2009, p. 743).

    Aunque los SIG se han estudiado en detalle, no existe una norma internacional que abarque metodologias para realizar la integracion de manera uniforme (Bernardo et al., 2009; Casadesus, Karapetrovic y Heras, 2011; Karapetrovic, 2002, 2003; Karapetrovic y Willborn, 1998; Simon, Yaya, Karapetrovicy Casadesus, 2014; Zeng, Xie, Tam y Shen, 2011). Por otra parte, pocos estudios abordan explicitamente el establecimiento de metodologias para la integracion de SGC y SGD, aspecto que se plantea en la presente investigacion.

    Con relacion a los paises latinoamericanos, y mas especificamente en Colombia, no existen estandares normativos para la integracion de sistemas de gestion. Sin embargo, en lo que se refiere a normas tecnicas sobre los SGC, se estan realizando adelantos en el campo. La Union Colegiada del Notariado Colombiano (UCNC) ha solicitado al Instituto Colombiano de Normas Tecnicas y Certificacion (ICONTEC), el establecimiento de una norma unica de calidad aplicable al sector notarial para facilitar el proceso de implementacion y mejorar el desempeno del sector (UCNC, 2017).

    Al respecto, el notariado es un sector relevante de estudio no solo por su historia que lo vincula en las primeras manifestaciones de la conquista espanola; desde hace decadas la actividad notarial esta ligada a un sistema normativo especial, siendo asi, sometida a reglas altamente exigentes en materia legal para garantizar la seriedad, eficacia e imparcialidad de dicha actividad. En Colombia, el Decreto 960 de 1970 promulga el Estatuto Notarial con ciertas modificaciones contenidas en el Decreto 2163 de 1970 y la Ley 29 de 1973, describiendo asi la situacion del notariado (Superintendencia de Notariado y Registro - SNR, 2017).

    Dadas las condiciones previas, el objetivo de este articulo es proponer una metodologia de implementacion de SIG de las normas ISO 9001 e ISO 30301 en el contexto notarial colombiano. Conestefin, seestablece la basedela metodologia de implementacion de SIG a partir de la revision de literatura y se realiza la aplicacion en una notaria del departamento de Cundinamarca. La revision de investigaciones afines al campo de estudio situo la recoleccion de informacion con base en datos cualitativos y cuantitativos de manera que se pudiera establecer la validez metodologica (Arumugam, Ooi y Fong, 2008; Santos, Costa y Leal, 2014; Terziovski, Power y Sohal, 2003). Por lo anterior, se utilizo un cuestionario de percepcion para determinar si existen incidencias favorables durante el proceso de implementacion y, por otro lado, se caracterizo el servicio de escrituras publicas con el fin de identificar cambios en el desempeno.

    El articulo se encuentra organizado de la siguiente forma: la seccion 2 presenta la revision de la literatura. En la seccion 3, se detalla la metodologia de investigacion. En la seccion 4, se presenta la metodologia de implementacion de SIG de las normas ISO 9001 e ISO 30301 en el contexto notarial colombiano. Las secciones 5 y 6 presentan los resultados y las conclusiones de la investigacion, respectivamente.

  2. Revision de la literatura

    La integracion de sistemas de gestion se ha estudiado en detalle a partir de investigaciones con perspectivas teoricas y empiricas (Bernardo et al., 2009; Casadesus, Karapetrovic y Heras, 2011; Karapetrovic, 2002, 2003; Karapetrovic y Willborn, 1998; Simon, Yaya, Karapetrovic y Casadesus, 2014; Zeng, Xie, Tam y Shen, 2011). Sin embargo, no existe una norma internacional que abarque metodologias para realizar la integracion de manera uniforme (Bernardo et al., 2009). Por tal motivo, las organizaciones aun presentan dificultades en el proceso de integracion de dos o mas sistemas de gestion, dada la alta complejidad y notable demanda de recursos humanos y financieros durante la implementacion (Nunhes, Motta Barbosa y de Oliveira, 2017).

    A continuacion, se discuten los 6 principales puntos identificados a partir de la revision de la literatura: normas y libros relacionados con los SIG; modelos y metodologias de integracion; estrategias de integracion; beneficios y dificultades de la integracion; adopcion de la norma ISO 9001 y el contexto de la norma ISO 30301.

    2.1 Normas y libros relacionados con los sistemas integrados de gestion

    Los valiosos esfuerzos de diversos paises se han orientado al desarrollo de normas, directrices y libros para la integracion de los diferentes sistemas de gestion. Por ejemplo, en Australia y Nueva Zelanda, la AS/NZS (sigla en ingles de Australian/New Zealand Standard) 4581 de 1999 (SAI Global, 1999); en Dinamarca, la DS (sigla en danes de Dansk Standard) 8001 de 2005; en Espana, la UNE (sigla de Una Norma Espanola) 66177 de 2005 por parte de la Asociacion Espanola de Normalizacion y Certificacion (AENOR, 2005); en Reino Unido, la PAS (sigla en ingles de Publicly Available Specification) 99 de 2012 por parte de la British Standards Institution (BSI, 2012); en Suiza un libro publicado por la organizacion internacional de normalizacion para el uso integrado de las normas de sistemas de gestion (ISO, 2008).

    2.2 Modelos y metodologias de integracion

    Desde la literatura, multiples autores han propuesto diferentes modelos y metodologias de SIG. Por ejemplo, en Portugal se propuso un modelo de madurez (Domingues, Sampaio y Arezes, 2016); en Espana se han propuesto metodologias para la integracion de diferentes sistemas de gestion (Hernad y Gaya, 2013; Tari y Molina-Azorin, 2010); en Paises Bajos, Canada y Estados Unidos se han generado disenos para la implementacion de SIG (Asif, de Bruijn, Fisscher, Searcy y Steenhuis, 2009; Karapetrovic y Willborn, 1998).

    Otros autores han propuesto modelos sinergicos para la implementacion de SIG. Por ejemplo, Zeng et al. (2007) con base en un estudio empirico en China, propone un modelo compuesto por3 niveles: (1) sinergia estrategica para integrar objetivos, planesy acciones; (2) sinergia estructural, recursos y cultura, que se refiere a un alto compromiso y participacion por parte de la alta direccion y utilizacion conjunta del recurso humano y financiero teniendo en cuenta similitudes y compatibilidades entre los sistemas de gestion; (3) sinergia en la documentacion, que considera la...

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