Trámites notariales
| Autor | Jorge Enrique Chavarro Cadena - Luis Gilberto Ortegón Ortegón |
| Páginas | 472-484 |
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ARTÍCULO 617. TRÁMITES NOTARIALES. Sin perjuicio de las competencias establecidas en este Código y en otras leyes, los notarios podrán conocer y tramitar, a prevención, de los siguientes asuntos:
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De la autorización para enajenar bienes de los incapaces, sean estos mayores o menores de edad, de conformidad con el artículo 581 de este código.
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De la declaración de ausencia de que trata el artículo 583 de este código.
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Del inventario solemne de bienes propios de menores bajo patria potestad o mayores discapacitados, en caso de matrimonio, de declaración de unión marital de hecho o declaración de sociedad patrimonial de hecho de uno de los padres, así como de la
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declaración de inexistencia de bienes propios del menor o del mayor discapacitado cuando fuere el caso, de conformidad con lo establecido en los artículos 169 y 170 del *Código Civil.
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De la custodia del hijo menor o del mayor discapacitado y la regulación de visitas, de común acuerdo.
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De las declaraciones de constitución, disolución y liquidación de la sociedad patrimonial de hecho, y de la existencia y cesación de efectos civiles de la unión marital de hecho, entre compañeros permanentes, de común acuerdo.
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De la declaración de bienes de la sociedad patrimonial no declarada, ni liquidada que ingresan a la sociedad conyugal.
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De la cancelación de hipotecas en mayor extensión, en los casos de subrogación.
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De la solicitud de copias sustitutivas de las primeras copias que prestan mérito ejecutivo.
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De las correcciones de errores en los registros civiles.
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De la cancelación y sustitución voluntaria del patrimonio de familia inembargable.
PARÁGRAFO. Cuando en estos asuntos surjan controversias o existan oposiciones, el trámite se remitirá al juez competente.
*Nota de Interpretación: Para mayor información y mejor comprensión de la remisión hecha al Código Civil, le sugerimos remitirse a la publicación de nuestro Grupo Editorial Nueva Legislación del mismo nombre.
• Decreto Único Reglamentario 1069 de 26 de mayo de 2015:
CAPÍTULO 15
DE LOS TRÁMITES NOTARIALES DE QUE TRATAN LOS ARTÍCULOS 487 PARÁG RAFO Y 617 DE LA LEY 1564 DE 2012
(Capítulo 15 adicionado por el artículo 1 del Decreto 1664 de 20 de agosto de 2015).
(...)
SECCIÓN 2 TRÁMITES NOTARIALES
SUBSECCIÓN 1
DE LA AUTORIZACIÓN NOTARIAL PARA ENAJENAR BIENES DE LOS INCAPACES, SEAN ESTOS MAYORES O MENORES DE EDAD
ARTÍCULO 2.2.6.15.2.1.1. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA ENAJENAR BIENES DE INCAPACES. Sin perjuicio de la competencia judicial, la solicitud y trámite correspondiente de autorización para enajenar bienes o cuotas partes de estos, cuya propiedad sea de menores de edad o de incapaces mayores de edad podrá hacerse
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por escritura pública, ante notario. La solicitud la suscribirán los padres del menor o los guardadores según el caso.
PARÁGRAFO. La solicitud en ningún caso podrá formularse para enajenar una universalidad de bienes del incapaz.
ARTÍCULO 2.2.6.15.2.1.2. REQUISITOS DE LA SOLICITUD. La solicitud deberá cumplir con los siguientes requisitos:
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La designación del notario a quien se dirija. Será competente para tramitar la solicitud el notario del domicilio del incapaz.
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Nombres, apellidos, identificación, edad, nacionalidad, domicilio y residencia de los solicitantes a que se reiere el artículo anterior, quienes airmarán y acreditarán la calidad en que hacen la solicitud.
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Nombres, apellidos, edad, domicilio, residencia del menor o del mayor incapaz, cédula de ciudadanía de este último, fecha y lugar de nacimiento, número del registro civil de nacimiento y número de la tarjeta de identidad, si fuere mayor de 7 y menor de 18 años.
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Lo que se pretende, identificando el bien o los bienes objeto de la enajenación, con precisión y claridad, y si se trata de bien o bienes inmuebles identificándolos por su ubicación, dirección, número de matrícula inmobiliaria y cédula catastral; en este caso no se exigirá transcripción de linderos cuando estos se encuentren contenidos en alguno de los documentos anexos a la solicitud. Los demás bienes se determinarán por su cantidad, calidad, peso o medida, o serán identificados según fuere el caso.
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Declaración expresa del valor catastral del bien o de los bienes que se pretenden enajenar. Si versa sobre bienes muebles, el valor estimado de los bienes para cuya enajenación se da inicio al trámite.
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Las razones por las cuales se justifica la necesidad de enajenar el bien o los bienes o una cuota parte de los mismos. Los interesados manifestarán en forma expresa cuál ha de ser la destinación del producto de la enajenación, a la que se comprometen.
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El contenido de la solicitud se formulará bajo la gravedad del juramento, el que se entenderá prestado con la presentación de la misma.
ARTÍCULO 2.2.6.15.2.1.3. ANEXOS A LA SOLICITUD. A la solicitud se anexarán:
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Copia del Registro Civil de Nacimiento del menor o del incapaz mayor de edad, válido para acreditar parentesco. Si alguno de los padres fuere fallecido, se presentará la copia del registro civil de defunción respectivo.
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Copia de la providencia mediante la cual el juez competente designó al guardador-curador, con constancia de su ejecutoria, de la debida posesión de aquel y de su vigencia.
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Si el bien es inmueble, Certificado de Tradición y Libertad vigente que refleje su situación jurídica actual. Cuando se trate de otra clase de bienes se probará por los medios que establezca la ley, teniendo en cuenta su naturaleza.
ARTÍCULO 2.2.6.15.2.1.4. TRÁMITE. Recibida la solicitud, el notario verificará, en primer término, su competencia y, luego, si los requisitos y anexos establecidos en este decreto están completos y ajustados a la ley.
Recibida la solicitud de autorización de enajenación, el notario comunicará a la Defensoría de Familia del domicilio del menor o a la Personería Distrital o Municipal del domicilio del mayor incapaz, para que en el término de quince (15) días hábiles contados a partir del tercer día hábil siguiente al envío por correo certificado de la comunicación, el defensor o el personero se pronuncie aprobando, negando o condicionando la enajenación del bien o de los bienes objeto de la solicitud. Si transcurrido dicho término, no se pronuncian, el notario continuará con el trámite, dejando constancia de lo ocurrido en la escritura pública correspondiente.
Cuando el concepto del Defensor de Familia o del Personero Distrital o Municipal sea desfavorable, el notario remitirá la documentación al juez competente de lo cual informará a los solicitantes y a dichas autoridades, según corresponda.
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ARTÍCULO 2.2.6.15.2.1.5. ESCRITURA PÚBLICA. La Escritura Pública de autorización contendrá, en lo pertinente, los mismos elementos de la solicitud y con ella se protocolizarán sus anexos y todo lo actuado. Será otorgada por los solicitantes quienes podrán hacerlo a través de apoderado. En todo caso, declararán que el producto de la enajenación autorizada será destinado de conformidad con las razones que justificaron la necesidad de la enajenación.
El Notario dejará constancia expresa que por haberse cumplido con los requisitos legales, procede a la autorización para la enajenación directa, la cual tendrá una vigencia de seis [6) meses a partir de su otorgamiento. Vencido este término se extinguirá la autorización.
ARTÍCULO 2.2.6.15.2.1.6. DERECHOS NOTARIALES. La autorización de la escritura pública que contenga la autorización para enajenar bienes de los incapaces, sean menores o mayores de edad, causará por concepto de derechos notariales la tarifa fijada para los actos sin cuantía.
SUBSECCIÓN 2
DE LA DECLARACIÓN DE MERA AUSENCIA DEL DESAPARECIDO Y DEL NOMBRAMIENTO DE SU ADMINISTRADOR MIENTRAS DURE LA AUSENCIA
ARTÍCULO 2.2.6.15.2.2.1. DECLARACIÓN DE MERA AUSENCIA DEL DESAPARECIDO.
Sin perjuicio de la competencia judicial, la declaración de mera ausencia de una persona que haya des-aparecido de su domicilio, ignorándose su paradero, podrá hacerse por escritura pública. El trámite se adelantará en la notaría del círculo que corresponda al último domicilio del desaparecido en el territorio nacional, y si este tenía varios, al del asiento principal de sus negocios.
ARTÍCULO 2.2.6.15.2.2.2. REQUISITOS DE LA SOLICITUD. El cónyuge, compañero(a) permanente, aquellos que tengan vocación hereditaria o interés legítimo con respecto al desaparecido, deberán acudir ante el notario, personalmente o a través de apoderado.
En la solicitud de declaración de ausencia se expresará, bajo la gravedad del juramento, el que se entiende prestado por su sola presentación, lo siguiente:
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La designación del notario a quien se dirige.
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Nombre, apellidos, identificación, dirección física y electrónica, si la tuviere, estado civil, edad, nacionalidad y teléfonos de todos los interesados que han hecho la solicitud.
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Que desconocen la existencia de otras personas con igual o mejor derecho al que tienen los interesados.
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Nombre, apellidos, identificación, sexo, dirección del último domicilio conocido, dirección electrónica si la tuviere, estado civil y nacionalidad de la persona desaparecida.
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Relación de los bienes y deudas del ausente.
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Relación de los hechos del desaparecimiento, incluyendo la fecha, lugar y circunstancias en las que fue visto el ausente, por última vez.
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Información de los medios utilizados para la búsqueda del desaparecido y mención de las autoridades a las que se han acudido para encontrarlo.
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Declaración del interés legítimo que les asiste a los solicitantes, debidamente probado.
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Edad, nacionalidad, números telefónicos, sus obligaciones, remuneración y demás formalidades requeridas para el ejercicio, de la persona que designarán los interesados, de común acuerdo, como administrador de los bienes del ausente.
PARÁGRAFO. Si el ausente hubiere constituido poder a un tercero o tuviere representantes legales, estos ejercerán su representación y el cuidado de sus intereses durante el periodo de la mera ausencia.
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