Trazabilidad de los presupuestos
| Autor | Carlos Augusto Rincón Soto - Julián Andrés Narváez Grisales |
| Páginas | 53-93 |
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Trazabilidad de los presupuestos
El sistema de información presupuestal
Los presupuestos pertenecen al sistema de información de la empresa, pues
es una estructura que permite elaborar información necesaria para la toma de
decisiones y para el control de la organización, en cumplimiento de los objeti-
vos y la meta empresarial.
El sistema presupuestal es una serie de elementos que interrelacionados per-
miten el procesamiento de datos originados de la planeación de operaciones
de una empresa, con el n de llevar un control de las actividades comerciales,
económicas y nancieras convirtiéndose en información útil para la toma de
decisiones. Es un conjunto de datos resultantes de la planeación transaccional
que se organizan, concatenan y evalúan de manera sistemática para obtener
unos indicadores proyectivos que permitan analizar los resultados de la orga-
nización en un escenario respectivo. Se debe tener en cuenta que los datos
estimados deben ser lo más cercano a los posibles resultados reales, pues de
esto depende que los resultados de los indicadores sean lógicos. Por ejemplo:
subir el precio de un producto, disminuir la inversión en marca y publicidad,
disminuir la inversión en comisiones a los vendedores y esperar que suban las
ventas es un resultado ilógico, absurdo, poco real. Claro, que existen milagros,
pero esos no se presupuestan.
Los sistemas de información son entradas de datos que se guardan para ser
procesados en la elaboración de indicadores. Igual que todo sistema de in-
formación, está determinado por entradas-procesos y salidas. Las salidas
son el producto del sistema, en este caso son los indicadores. Todo sistema
debe tener muy claras sus salidas (producto), porque todo el sistema estará
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PRESUPUESTOS - JULIÁN ANDRÉS NARVÁEZ - CARLOS AUGUSTO RINCÓN
determinado en insumos y procesamientos para obtener la calidad del pro-
ducto requerido. El diseño de un sistema se inicia por reconocer y dejar claro
la calidad de las salidas. Un diseño de una fábrica se inicia por saber cuál es el
producto, pues la maquinaria, personal, trazabilidad, insumos y demás se dise-
ñan basados en lo que se espera vender. En el caso del sistema de información
presupuestal, es una fábrica de producción de indicadores proyectados. La fá-
brica concatena procesos que requieren insumos de información para calcular
dichos indicadores.
El ujo del sistema presupuestal es una entrada de datos, que se procesan para
calcular indicadores proyectivos.
Flujograma del sistema presupuestal
Tomado de: autores
Los indicadores son los resultados del sistema presupuestal; toda la trazabili-
dad de entrada, proceso y salida es para realizar los indicadores. Entonces se
debe tener cuidado de obtener los indicadores adecuados para el servicio que
se requieren, pues de nada sirve realizar un producto que nadie utiliza.
Indicadores presupuestales
La información presupuestal es una modelación de una dimensión de la rea-
lidad que representa un fenómeno que requiere ser analizado por el usuario.
Esta información llega al usuario por un mensaje codi cado, en un informe
llamado estados nancieros proyectados. Cada indicador es un mensaje sig-
nado que habla de una situación puntual de un fenómeno, en este caso, de
cómo se encuentran los recursos de la empresa. Para ser más puntual, la señal
va a utilizar modelaciones que permite escalonar, por medio de estimaciones,
CAP. 2 - PRESUPUESTO DE VENTAS
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el cálculo de una magnitud, conocidas generalmente como indicadores. En la
enciclopedia Salvat se dene indicador como un “elemento signicativo, elabo-
rado a partir de criterios, datos y rasgos de carácter general y fácilmente observa-
bles, cuantitativos o cualitativos, que sirve para tipicar una realidad o fenómeno”
(Salvat S. A., 1994, pág. 107). El indicador va a contener la carga simbólica del
fenómeno que representa y su resultado puntual se reconoce como índice. “La
importancia que en economía tiene el índice estadístico es fundamental, puesto
que prácticamente todos los datos económicos se presentan en forma de números
índices” (Salvat S. A., 1994, pág. 109).
El mensaje que se construye en el informe de los estados nancieros presu-
puestados va a contener entonces una cantidad de indicadores que permiten
divisar el fenómeno que se pretende signicar. “Según hagan referencia a una
o varias magnitudes económicas a un mismo tiempo, se distinguen entre índices
simples y compuestos; simples: son los que expresan las variaciones de una sola
magnitud económica; compuestos: expresan las variaciones de un conjunto de
magnitudes económicas relacionadas entre sí” (Salvat S. A., 1994, pág. 109). Las
matemáticas van hablar de magnitudes fundamentales y derivadas6. La conta-
bilidad, en su descripción, trabaja con ambas, pero el marco referencial de la
elaboración se realiza con indicadores simples básicamente. Las nanzas, en
cambio, van a hacer uso de los indicadores simples para elaborar sus ratios o
indicadores compuestos7. “Se deduce, pues, la existencia de dos tipos de magni-
tudes: simples y compuestas; que generan, principalmente, otros tantos tipos de
medición: directa o indirecta, respectivamente. Algunos autores (Rey Pastor: op.
cit., pág. 514) las denominan fundamentales y derivadas; otros, primarias y secun-
darias (J. Palacios: Dimensional. Espasa Calpe, S. A., 1956, pág. 36). Adoptamos,
sin embargo, su distinción en simples y compuestas (J. Castañeda: op. cit., pág. 61)
6 Las magnitudes fundamentales son aquellas unidades que corresponden estrictamente para
una clase especíca de magnitud fundamental; por ejemplo, hablando del sistema internacional
para la masa y la longitud, que son magnitudes fundamentales, les corresponden el kilogramo
y el metro respectivamente, que estas son unidades fundamentales. Las magnitudes derivadas
resultan al combinar las magnitudes fundamentales consigo mismas, es decir, multiplicarlas,
dividirlas, etc. o combinar magnitudes fundamentales con magnitudes derivadas para obtener
otra clase de magnitudes derivadas; por ejemplo, la densidad absoluta, la unidad que la rige
es una magnitud derivada, ya que se forma al combinar una magnitud fundamental con una
derivada, claricando, esta se forma con una derivada, el m3, y otra fundamental, el kilogramo
(kg), entre estas dos se dividen y la magnitud derivada de la densidad absoluta se expresa como
kg/m3 (Ensenada Soto, 2001).
7 La contabilidad, básicamente, utiliza una modelación descriptiva, o sea, fenomenológica, por
ello trabaja básicamente con indicadores simples. En cambio, las nanzas son una modelación
hermenéutica-fenomenológica, va a realizar interpretación y comprensión de los fenómenos,
para un n como tal, por eso utiliza los indicadores simples de la contabilidad para formar
indicadores compuestos, que les permite realizar otros análisis.
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