Información base para efectuar seguimiento a los procesos de toma de posesión general y toma de posesión para administrar
| Autor | Jorge Enrique Chavarro Cadena - Jorge Enrique Beltrán Triana |
| Páginas | 400-405 |
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1. RENDICIÓN DE INFORMES
Las organizaciones objeto de toma de posesión general y toma de posesión para administrar continuarán presentando a la Superintendencia de la Economía Solidaria los informes en la forma y fechas que establecen los Capítulos X y XIII de la Circular Básica Contable y Financiera número 004 de 2008 expedida por esta Superintendencia hasta tanto se determine, si es del caso, la liquidación de la entidad y/o el levantamiento de la medida. La periodicidad del reporte de la información será trimestral independientemente del nivel de supervisión en el que se encuentre la entidad.
No obstante lo anterior, el agente especial deberá remitir a esta Superintendencia los informes que a continuación se señalan:
1.1. Informe de diagnóstico integral
Los agentes especiales rendirán este informe dentro de los sesenta (60) días calendarios siguientes a la fecha de posesión ante la Superintendencia de la Economía Solidaria.
El informe de diagnóstico integral debe presentar la situación de la entidad al momento de la toma de posesión y/o toma de posesión para administrar o al momento de posesionarse un nuevo agente especial dentro del término anteriormente señalado.
Los aspectos sobre los cuales debe referirse este informe y la documentación que se debe anexar al mismo, son las siguientes:
1.1.1. Situación Administrativa
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Organigrama de la entidad, señalando las principales funciones de cada una de las áreas;
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Personal al servicio de la entidad, Formato 1;
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Contratos del área administrativa, Formato 2;
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Pólizas de seguros, formato 3;
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Bienes inmuebles, formato 4;
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Bienes muebles y enseres, formato 5;
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Ficha técnica, formato 14.
1.1.2. Situación legal
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Procesos Jurídicos, formato 7;
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Situación tributaria: indicar la situación real en materia de impuestos de renta, industria y comercio, retención en la fuente, IVA, de vehículos, predial, entre otros, en lo relacionado a fechas de presentación, si se encuentran al día, si hay requerimientos de la DIAN, sanciones, demandas, etc. formato 8.
1.1.3. Situación financiera
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Remitir el balance general y el estado de resultados con sus respectivas notas a la fecha de intervención;
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Informe de caja y bancos, formato 9;
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Portafolio de inversiones, formato 10.
1.1.4. Situación del sistema de gestión
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Políticas y procedimientos: indicar los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos existentes para el manejo de las operaciones;
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Procesos y sistemas operativos: indicar los aplicativos y procedimientos para el procesamiento de la información, señalando los procesos manuales y los sistematizados, en relación con las áreas de tesorería, cartera, inversiones, activos Ajos, exigibilidades, contabilidad, nómina, archivo, entre otros;
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Informar sobre los controles implementados después de la intervención, para los siguientes aspectos:
-- Custodia y salvaguarda de los activos de la entidad, como los de terceros a su cargo.
Medidas adoptadas para la custodia, conservación y transporte de valores (efectivo, chequeras, sellos, garantías, inversiones, etc.).
-- Archivo, conservación, custodia, reproducción y destrucción de correspondencia, libros y demás papeles de la entidad.
-- Otros aspectos relevantes del proceso de toma de posesión.
1.2. Plan de Reactivación y/o Recuperación
De conformidad con lo previsto en el numeral 1 del artículo 12 del Decreto número 756 de 2000, el agente especial deberá presentar un plan de reactivación y/o recuperación para aprobación de esta Superintendencia. El plan debe incluir el restablecimiento de la solvencia patrimonial de la entidad intervenida, las fuentes de liquidez, el cronograma de reapertura y las medidas necesarias para efectuar la racionalización operativa y administrativa de la entidad tomando como base las causales que motivaron la intervención.
El plan también debe incluir alternativas y/o estrategias a ejecutar para colocar a la entidad en condiciones de desarrollar adecuadamente su objeto social, en el cual se señalen los plazos para el pago de los créditos y para subsanar las causales que motivaron su intervención. Lo anterior, sin perjuicio de que pueda haber acuerdos entre los acreedores y la entidad objeto de toma de posesión, o utilizar los institutos de salvamento de la confianza pública consagrados en el *Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
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