Using Information Management Tools in University Libraries, Effect on Scientific Activity: Case Study/Uso de herramientas de gestion de informacion en bibliotecas universitarias, efecto en la actividad cientifica: estudio de caso.
| Autor | Granado, Katia Caraballoso |
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Introduccion
La actual sociedad de la informacion se caracteriza por un uso intensivo de la informacion en todas sus esferas; asi como por la necesidad de identificar y utilizar el conocimiento y la informacion existente en las organizaciones en funcion de su mision, objetivos y desarrollo en general (Fernandez-Valdes & Ponjuan-Dante, 2008).
En tanto, la gestion de informacion es el recurso mas importante para lograr los estandares de competencia que exige la sociedad contemporanea, donde las universidades enfrentan el reto constante de asimilacion de los nuevos escenarios que esto impone, pues, a sus tradicionales actividades relacionadas con la docencia, la investigacion, la extension, le son significativas las acciones relacionadas con la gestion, la informacion, la produccion, la divulgacion cientificas, el logro de la formacion permanente de su capital humano y el reconocimiento social de su pertinencia.
Entre las caracteristicas que se destacan en la ciencia, la tecnologia y la innovacion en la era del conocimiento, se encuentra
el proceso social productivo basado, fundamentalmente, en el valor economico de este conocimiento y la informacion como materia prima basica de la actividad productiva; es decir, como fuerza productiva directa, la formacion educacional centrada en el proceso de informacion, en una educacion mas creativa, personalizada y continua. (Ramos, 2002, p. 12)
En relacion con los procesos de gestion de informacion, las universidades tienen la necesidad inminente de mantener, generar o transformar nuevos espacios, ya sean fisicos o virtuales, que permitan la continua generacion de conocimientos. Entre estos espacios se contemplan: laboratorios de investigacion, centros de investigaciones aplicadas, de comunicacion, bibliotecas universitarias u otros capaces de cubrir con su infraestructura fisica, tecnologica, material e informativa, las necesidades demandadas por su comunidad y por la sociedad.
Las bibliotecas universitarias deben implicarse, cada vez con mayor intensidad, en todos los procesos de la universidad como institucion social que responde a la expansion constante en el uso de la informacion, la creciente y continua generacion de conocimientos y la introduccion de las tecnologias de la informacion (TIC) como herramientas basicas de trabajo, a tono con las caracteristicas esenciales de la sociedad de la informacion y el conocimiento.
La Universidad de Sancti Spiritus "Jose Marti Perez" (UNISS) se enfrasca en un arduo trabajo de reordenamiento y definicion de su actividad cientifico-tecnica para enfrentar los retos que impone el desarrollo economico y social del territorio, bajo los conceptos de la nueva universidad que reconoce su responsabilidad social basada en el hecho de contar con un Centro Universitario en cada Municipio (CUM).
La biblioteca de la Universidad de Sancti Spiritus "Jose Marti Perez" (BUNISS) trabaja por utilizar la gestion de informacion para alcanzar indicadores de satisfaccion adecuados. En este sentido, se asume el criterio de Ponjuan-Dante (2000), quien plantea que es un
proceso mediante el cual se obtienen, despliegan o utilizan recursos basicos (economicos, fisicos, humanos, materiales) para manejar informacion dentro y para la sociedad a la que sirve. Tiene como elemento basico la gestion del ciclo de vida de este recurso y se desarrolla en cualquier organizacion. (p. 57) En tal sentido, la BUNISS traza su estrategia de informacion basada en las demandas de su contexto social y los procesos sustantivos de la universidad, en los que se implementan las auditorias de informacion (AI) y los programas de alfabetizacion informacional (ALFIN) como herramientas de la gestion de informacion.
Se define como objetivo del presente articulo mostrar los resultados de la puesta en practica de herramientas para potenciar la gestion de informacion en la BUNISS y el efecto que esto provoco en la produccion cientifica, medido a traves de sus indicadores fundamentales.
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Materiales y metodos
La contribucion sigue una metodologia de investigacion no experimental, descriptiva con un enfoque integrado multimodal (enfoque mixto), mediante el empleo de tecnicas cuantitativas y cualitativas, es de tipo descriptivo, se seleccionan metodos y tecnicas propios de estas tecnicas. Con dicha metodologia se persiguio describir la situacion de la BUNISS utilizando herramientas de auditoria informacionales, para identificar asi las principales debilidades que la caracterizaban y, sobre esa base, proponer un plan de mejoras que permitiera elevar la efectividad de la misma en funcion del proceso sustantivo de investigacion cientifica.
Como parte de la metodologia, se trabajo en disenar e implementar las herramientas de gestion de informacion, para cada una de las acciones de mejora incluidas en el plan y analizar como la implementacion de esas mejoras contribuyo o no a modificar los indicadores del comportamiento de la produccion cientifica en la UNISS, relativos a la visibilidad del proceso sustantivo que se analiza.
Entre las herramientas de gestion de informacion utilizadas para este estudio se empleo la AI con revisiones limitadas (Rojas-Benitez, 2006); se utilizo el modelo integral para auditar organizaciones de informacion en Cuba (Villardefrancos, 2005), el cual contiene diferentes variables; se selecciono, por su aplicacion practica, la contribucion de dichas variables, la actualizacion con respecto a las demas analizadas, asi como su contextualizacion geografica.
Dicho modelo enfoca la entidad como sistema unico, compuesto por distintos procesos sujetos a medicion, en los que el valor, dentro de la organizacion, puede ser modificado. Esto permite desarrollar el proceso de AI desde dos dimensiones: la evaluacion de los procesos de tratamiento de informacion que permiten su salida del sistema y de procesos asociados al flujo y el uso de informacion dentro de la propia organizacion.
Este consta de seis etapas: 1) conocer la organizacion; 2) planificar el proceso de auditoria; 3) recopilar y analizar la informacion; 4) preparar, discutir y entregar; 5) implementar; 6) hacer seguimiento.
Se aplico un total de dos encuestas cada vez que se realizaron las AI durante los periodos 2009-2010, 2012-2013 y primer trimestre del 2014, dirigidas a publicos diferentes y con el mismo porcentaje cada ano. Se enfocaron en auditar, fundamentalmente, dentro de las seis variables basicas, la de productos y servicios de informacion, definida en el modelo seleccionado y la profesionalidad de los servicios de la BUNISS:
* La primera AI se aplico al 19 % de los usuarios "profesores e investigadores"; es una adaptacion realizada por los autores a la guia de evaluacion externa de los servicios bibliotecarios de la Universitat a Catalunya, en el II Plan de la Calidad de las Universidades (Rojas-Benitez, 2006). Estuvo enfocada en detectar limitaciones que afectan el grado de satisfaccion de los usuarios encuestados en cuanto a aspectos del estado general de la BUNISS. La persona elegida pudo escoger la alternativa, segun los servicios seleccionados para el estudio, que mas se aproximo a su opinion con un rango ofrecido de cinco (muy satisfecho) a uno (muy insatisfecho).
* La segunda se aplico a los 12 trabajadores de la BUNISS con el fin de identificar las limitaciones de infraestructura fisica, material, tecnologica e informativa, asi como de la actividad de los servicios bibliotecarios, de documentacion e investigacion, capacitacion y alfabetizacion de los recursos humanos y el control de las actividades.
Se utilizo la observacion para evaluar actitudes y desarrollo de habilidades del personal bibliotecario con relacion a la gestion y los servicios de informacion; los autores utilizaron la postura del participante como observador, al encontrarse entre ellos la directora de la BUNISS y el vicerrector de Investigacion y Posgrado en la propia area, quienes le informaron al resto del personal la intencion de colectar informacion y su objetivo. Se realizo una estrategia de observacion descriptiva, revelando todo lo relacionado con el objetivo a investigar.
Esta tecnica contrasto y genero memorias descriptivas que permitieron concluir el estado del proceso de informacion desde la concepcion de sus protagonistas; asi como ser participes directos en el proceso de informacion, en el que, al ser el centro de observacion los trabajadores de la BUNISS en el momento de realizar sus servicios de informacion, genero conocimiento empirico para interpretar mejor los resultados.
Otra tecnica que permitio recolectar informacion de los trabajadores de la BUNISS fue la tormenta de ideas, pues lograron exponer con mayor libertad sus apreciaciones acerca de las limitaciones afrontadas, asi como ideas originales o soluciones nuevas. El grupo conocia, con una semana de anticipacion, el problema sobre el cual se trabajaria, con el objetivo de profundizar en su conocimiento y pensar sobre el.
Una vez identificada la debilidad, se propusieron sus soluciones y se obtuvo asi una amplia lista que, seguidamente, fue clasificada, agrupada y ordenada por prioridad del grupo. Se paso a reflexionar en sentido critico la viabilidad de las propuestas prioritarias ofrecidas, dirigidas entre otras a las condiciones tecnico-materiales, infraestructura tecnologica, acciones participativas y de ensenanza-aprendizaje de la BUNISS, tanto hacia afuera como hacia dentro de su espacio fisico. Se analizaron en un contexto de posibilidades practicas y de accion concreta.
La directora de la BUNISS hizo un resumen de lo mas importante acaecido en el encuentro y, de conjunto con todos los miembros del grupo, se tomaron decisiones que dieron lugar al plan de acciones propuestas. Se realizo una triangulacion de los resultados de la encuesta, la observacion participante y la tormenta de ideas, para mejorar asi dicha propuesta.
Otra de las herramientas de gestion de informacion utilizadas para este estudio fue un programa de ALFIN, derivada como...
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